Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia
Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Starostwa Powiatowego w Myśliborzu oraz filii Wydziału Komunikacji w Barlinku w 2023 roku

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Nazwa zamawiającego: Powiat Myśliborski

1.3.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 210967320

1.4.) Adres zamawiającego:

1.4.1.) Ulica: Północna 15

1.4.2.) Miejscowość: Myślibórz

1.4.3.) Kod pocztowy: 74-300

1.4.4.) Województwo: zachodniopomorskie

1.4.5.) Kraj: Polska

1.4.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL427 - Szczecinecko-pyrzycki

1.4.9.) Adres poczty elektronicznej: starostwo@powiatmysliborski.pl

1.4.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://bip.powiatmysliborski.pl/

1.5.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.6.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Numer ogłoszenia: 2022/BZP 00512893

2.2.) Data ogłoszenia: 2022-12-22

SEKCJA III ZMIANA OGŁOSZENIA

3.2.) Numer zmienianego ogłoszenia w BZP: 2022/BZP 00492511

3.3.) Identyfikator ostatniej wersji zmienianego ogłoszenia: 01

3.4.) Identyfikator sekcji zmienianego ogłoszenia:

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

3.4.1.) Opis zmiany, w tym tekst, który należy dodać lub zmienić:

4.2.2. Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przed zmianą:
1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Starostwa Powiatowego w Myśliborzu oraz filii Wydziału Komunikacji w Barlinku w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek listowych oraz ich ewentualnych zwrotów do Zamawiającego po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania adresatowi.
Szacowane ilości przesyłek:
1) Przesyłki listowe polecone ekonomiczne z Elektronicznym Potwierdzeniem Odbioru - 21.000 szt.
2) Przesyłki listowe polecone priorytetowe z Elektronicznym Potwierdzeniem Odbioru - 400 szt.
3) Przesyłki listowe polecone Ekonomiczne - 2.500 szt.
4) Przesyłki listowe polecone Priorytetowe - 100 szt.
5) Przesyłki listowe nierejestrowane ekonomiczne - 400 szt.
6) Przesyłki listowe nierejestrowane priorytetowe - 50 szt.
7) Przesyłki listowe nierejestrowane zagraniczne priorytetowe - 20 szt.
8) Przesyłki listowe polecone zagraniczne priorytetowe do 50 g Strefa A (Europa) - 160 szt.
9) Paczka Pocztowa Ekonomiczna do 1 kg Gabaryt A - 20 szt.
10) Usługa Kurier (doręczenie do 48 h) do 5 kg - 5 szt.

2. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca posiadał internetową aplikację, która pozwoli usprawnić proces nadawania przesyłek krajowych i zagranicznych. Aplikacja powinna umożliwić:
1) elektroniczny proces przygotowania przesyłek,
2) generowanie dokumentów nadawczych
3) szybkie przygotowanie większej ilości przesyłek,
4) tworzenie książki adresowej – łatwe zarządzanie własną bazą odbiorców (adresatów),
5) dostęp do pełnej dokumentacji związanej z obsługą przesyłek,
6) przygotowanie raportów xls i PDF,
7) elektroniczną komunikację: klient – opiekun handlowy,
8) elektroniczne potwierdzenie książki nadawczej,
9) oszczędność kosztów związanych z obsługą przesyłek.
Dzięki ww. aplikacji odbiór przesyłki przez Adresata potwierdzany jest elektronicznie.
3. Zamawiający wymaga, aby usługa doręczania przesyłek świadczona była do każdego wskazanego przez Zamawiającego miejsca w Polsce i za granicami kraju.
4. Zamawiający dopuszcza możliwość nadania przesyłek nieujętych w kalkulacji cenowej, która stanowi załącznik nr 1A do SWZ. W przypadku nadania przez Zamawiającego przesyłek nieujętych w ww. załączniku, podstawą rozliczeń będą ceny z cennika usług pocztowych Wykonawcy obowiązujące na dzień, w którym upływa wyznaczony przez Zamawiającego termin składania ofert z zastrzeżeniem, że w sytuacji, gdy cena wynikająca z powszechnie obowiązującego cennika w chwili nadania przesyłki będzie niższa podstawą rozliczenia będzie niższa opłata. Cennik będzie stanowił załącznik do umowy. Wartość poniesionych opłat za przesyłki, o których mowa w niniejszym ustępie nie może przekroczyć 10% wartości umowy brutto.
5. Wykaz przesyłek stanowi załącznik nr 1A do SWZ – Kalkulacja cenowa. Ilość przesyłek w ramach świadczonych usług jest szacunkowa i może ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewykorzystania ilości wskazanych przesyłek. Określone rodzaje i ilości poszczególnych przesyłek w ramach świadczonych usług mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego. Zmniejszenie lub zwiększenie ilości przesyłek nie stanowi zmiany umowy.
6. Świadczenie usług będących przedmiotem niniejszego postępowania odbywać się będzie na podstawie zawartej umowy, której wzór stanowi załącznik nr 3 do SWZ.
7. Wykonawca zobowiązany będzie świadczyć usługi codziennego odbioru przesyłek do wysyłki od Zamawiającego, w dni robocze: od poniedziałku do czwartku w godzinach 14:00-14:30 oraz piątek w godzinach 12:30-13:00 przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy z siedziby Zamawiającego tj.:
1) Starostwa Powiatowego w Myśliborzu, ul. Północna 15, 74-300 Myślibórz,
8. Nadanie przesyłek następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego.
9. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczanie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. Zamawiający umieszcza w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki oraz pełną nazwę i adres zwrotny nadawcy.
10. Zamawiający będzie korzystał wyłącznie ze swojego opakowania przesyłek. Waga przesyłki określona będzie w stanie zamkniętym przesyłki.
11. Zamawiający zobowiązuje się do:
1) Prawidłowego adresowania nadawanych przesyłek zgodnie z powszechnie obowiązującymi normami w tym zakresie.
2) Sporządzania dla nadawanych przesyłek zestawień ilościowo - wartościowych w dwóch egzemplarzach, uwzględniając podział na przesyłki rejestrowane i nierejestrowane, kategorie i podziały wagowe.
12. Dla przesyłek w obrocie krajowym wymagane jest elektroniczne potwierdzenie odbioru, natomiast dla przesyłek w obrocie zagranicznym zamawiający dopuszcza tradycyjne potwierdzenie odbioru, którego wzór określono w załączniku nr 6 do SWZ. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane potwierdzenie odbioru niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, w terminach określonych przez Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego dla przesyłek listowych niebędących przesyłkami najszybszej kategorii.
13. W przypadku niezrealizowania usługi potwierdzenia odbioru Wykonawca nie będzie naliczał opłaty za usługę potwierdzenia odbioru, a opłatę naliczoną zwróci Zamawiającemu w kolejnym okresie rozliczeniowym.
14. Wykonawca zobowiązany jest doręczać przesyłki zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. 2021 r. poz. 1540 z późn. zm.) oraz ustawą z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2000 ze zm.).
15. Sprawy dot. reklamacji z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usług pocztowych rozpatrywane będą zgodnie Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2021 r. poz. 735 z późn. zm.).
16. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca w trakcie realizacji umowy posiadał co najmniej jedną placówkę pocztową na terenie gminy Myślibórz.
17. Wskazana w pkt 16 placówka/punkt pocztowy czynna/y będzie we wszystkie dni robocze (dopuszcza się jedynie z wyjątkiem sobót), co najmniej 5 dni w tygodniu, a jeżeli w tygodniu przypada dzień ustawowo wolny od pracy, liczba ta może być odpowiednio niższa. Lokal, w którym prowadzona jest placówka musi posiadać wyodrębnione stanowisko do obsługi klientów w zakresie usług pocztowych, oznakowane w sposób widoczny nazwą bądź logo operatora pocztowego.
18. Zamawiający będzie umieszczał oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty za usługę w postaci napisu, odcisku pieczęci lub nadruku za pomocą terminala pocztowego o treści ustalonej z Wykonawcą.
19. Oznaczenie przedmiotu zamówienia według CPV (Wspólny Słownik Zamówień):
64110000-02 Usługi pocztowe.
20. Podane ilości są szacunkowe i mogą ulec zmianie w zależności od rzeczywistych potrzeb Zamawiającego, jednak nie mogą przekroczyć maksymalnej wartości umowy. Z tego tytułu Wykonawcy nie będą przysługiwały żadne roszczenia. Zamawiający gwarantuje wykorzystanie umowy w 70%.
21. Zamawiający wskazuje na następujące powody braku podzielenia zamówienia na części (art. 91 ust. 2 ustawy PZP):
Zamówienie nie zostało podzielone na części z uwagi na specyfikę zamówienia, która uzasadnia udzielenie zamówienia jednemu Wykonawcy.

Po zmianie:
1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Starostwa Powiatowego w Myśliborzu oraz filii Wydziału Komunikacji w Barlinku w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek listowych oraz ich ewentualnych zwrotów do Zamawiającego po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania adresatowi.
Szacowane ilości przesyłek:
1) Przesyłki listowe polecone ekonomiczne z Elektronicznym Potwierdzeniem Odbioru - 21.000 szt.
2) Przesyłki listowe polecone priorytetowe z Elektronicznym Potwierdzeniem Odbioru - 400 szt.
3) Przesyłki listowe polecone Ekonomiczne - 2.500 szt.
4) Przesyłki listowe polecone Priorytetowe - 100 szt.
5) Przesyłki listowe nierejestrowane ekonomiczne - 400 szt.
6) Przesyłki listowe nierejestrowane priorytetowe - 50 szt.
7) Przesyłki listowe nierejestrowane zagraniczne priorytetowe - 20 szt.
8) Przesyłki listowe polecone zagraniczne priorytetowe do 50 g Strefa A (Europa) - 160 szt.
9) Paczka Pocztowa Ekonomiczna do 1 kg Gabaryt A - 20 szt.
10) Usługa Kurier (doręczenie do 48 h) do 5 kg - 5 szt.

2. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca posiadał internetową aplikację, która pozwoli usprawnić proces nadawania przesyłek krajowych i zagranicznych. Aplikacja powinna umożliwić:
1) elektroniczny proces przygotowania przesyłek,
2) generowanie dokumentów nadawczych
3) szybkie przygotowanie większej ilości przesyłek,
4) tworzenie książki adresowej – łatwe zarządzanie własną bazą odbiorców (adresatów),
5) dostęp do pełnej dokumentacji związanej z obsługą przesyłek,
6) przygotowanie raportów xls i PDF,
7) elektroniczną komunikację: klient – opiekun handlowy,
8) elektroniczne potwierdzenie książki nadawczej,
9) oszczędność kosztów związanych z obsługą przesyłek.
Dzięki ww. aplikacji odbiór przesyłki przez Adresata potwierdzany jest elektronicznie.
3. Zamawiający wymaga, aby usługa doręczania przesyłek świadczona była do każdego wskazanego przez Zamawiającego miejsca w Polsce i za granicami kraju.
4. Zamawiający dopuszcza możliwość nadania przesyłek nieujętych w kalkulacji cenowej, która stanowi załącznik nr 1 do niniejszej umowy. W przypadku nadania przez Zamawiającego przesyłek nieujętych w ww. załączniku, podstawą rozliczeń będą ceny z cennika usług pocztowych Wykonawcy obowiązujące na dzień nadania przesyłek. Wartość poniesionych opłat za przesyłki, o których mowa w zd. 1 nie może przekroczyć 10% przewidywanego wynagrodzenia brutto.
5. Wykaz przesyłek stanowi załącznik nr 1A do SWZ – Kalkulacja cenowa. Ilość przesyłek w ramach świadczonych usług jest szacunkowa i może ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewykorzystania ilości wskazanych przesyłek. Określone rodzaje i ilości poszczególnych przesyłek w ramach świadczonych usług mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego. Zmniejszenie lub zwiększenie ilości przesyłek nie stanowi zmiany umowy.
6. Świadczenie usług będących przedmiotem niniejszego postępowania odbywać się będzie na podstawie zawartej umowy, której wzór stanowi załącznik nr 3 do SWZ.
7. Wykonawca zobowiązany będzie świadczyć usługi codziennego odbioru przesyłek do wysyłki od Zamawiającego, w dni robocze: poniedziałek w godzinach 14:00-14:30, wtorek, środa, czwartek w godzinach 14:00-14:30 lub 13:00-13:30 oraz piątek w godzinach 12:30-13:00 przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy z siedziby Zamawiającego tj. Starostwa Powiatowego w Myśliborzu, ul. Północna 15, 74-300 Myślibórz.
8. Nadanie przesyłek następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego. W przypadku zastrzeżeń dotyczących odebranych przesyłek od Zamawiającego, Wykonawca bez zbędnej zwłoki wyjaśni je z Zamawiającym w dniu ich odbioru. Przy braku możliwości ich usunięcia w dniu odbioru przesyłek, nadanie odebranych przesyłek nastąpi przez Wykonawcę w dniu następnym lub po ich całkowitym usunięciu przez Zamawiającego.
9. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczanie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. Zamawiający umieszcza w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki oraz pełną nazwę i adres zwrotny nadawcy.
10. Zamawiający będzie korzystał wyłącznie ze swojego opakowania przesyłek. Waga przesyłki określona będzie w stanie zamkniętym przesyłki.
11. Zamawiający zobowiązuje się do:
1) Prawidłowego adresowania nadawanych przesyłek zgodnie z powszechnie obowiązującymi normami w tym zakresie.
2) Sporządzania dla nadawanych przesyłek zestawień ilościowo - wartościowych w dwóch egzemplarzach, uwzględniając podział na przesyłki rejestrowane i nierejestrowane, kategorie i podziały wagowe.
12. Dla przesyłek w obrocie krajowym wymagane jest elektroniczne potwierdzenie odbioru, natomiast dla przesyłek w obrocie zagranicznym zamawiający dopuszcza tradycyjne potwierdzenie odbioru, którego wzór określono w załączniku nr 6 do SWZ. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane potwierdzenie odbioru niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, w terminach określonych przez Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego dla przesyłek listowych niebędących przesyłkami najszybszej kategorii.
13. W przypadku niezrealizowania usługi potwierdzenia odbioru Wykonawca nie będzie naliczał opłaty za usługę potwierdzenia odbioru, a opłatę naliczoną zwróci Zamawiającemu w kolejnym okresie rozliczeniowym.
14. Wykonawca zobowiązany jest doręczać przesyłki zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. 2021 r. poz. 1540 z późn. zm.) oraz ustawą z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2000 ze zm.).
15. Sprawy dot. reklamacji z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usług pocztowych rozpatrywane będą zgodnie Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2021 r. poz. 735 z późn. zm.).
16. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca w trakcie realizacji umowy posiadał co najmniej jedną placówkę pocztową na terenie gminy Myślibórz.
17. Wskazana w pkt 16 placówka/punkt pocztowy czynna/y będzie we wszystkie dni robocze (dopuszcza się jedynie z wyjątkiem sobót), co najmniej 5 dni w tygodniu, a jeżeli w tygodniu przypada dzień ustawowo wolny od pracy, liczba ta może być odpowiednio niższa. Lokal, w którym prowadzona jest placówka musi posiadać wyodrębnione stanowisko do obsługi klientów w zakresie usług pocztowych, oznakowane w sposób widoczny nazwą bądź logo operatora pocztowego.
18. Zamawiający będzie umieszczał oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty za usługę w postaci napisu, odcisku pieczęci lub nadruku za pomocą terminala pocztowego o treści ustalonej z Wykonawcą.
19. Oznaczenie przedmiotu zamówienia według CPV (Wspólny Słownik Zamówień):
64110000-02 Usługi pocztowe.
20. Podane ilości są szacunkowe i mogą ulec zmianie w zależności od rzeczywistych potrzeb Zamawiającego, jednak nie mogą przekroczyć maksymalnej wartości umowy. Z tego tytułu Wykonawcy nie będą przysługiwały żadne roszczenia. Zamawiający gwarantuje wykorzystanie umowy w 70%.
21. Zamawiający wskazuje na następujące powody braku podzielenia zamówienia na części (art. 91 ust. 2 ustawy PZP):
Zamówienie nie zostało podzielone na części z uwagi na specyfikę zamówienia, która uzasadnia udzielenie zamówienia jednemu Wykonawcy.