Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Drugi etap wdrażania zarządzania procesami, w tym m.in. identyfikacja i opis procesów, optymalizacja wybranych procesów, budowa systemu pomiarowego procesów, szkolenia z zakresu zarządzania procesami

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Miasto Stołeczne Warszawa

1.3.) Oddział zamawiającego: Urząd m.st. Warszawy

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 015259640

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Pl. Bankowy 3/5

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 00-950

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowieniabzp@um.warszawa.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.um.warszawa.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Drugi etap wdrażania zarządzania procesami, w tym m.in. identyfikacja i opis procesów, optymalizacja wybranych procesów, budowa systemu pomiarowego procesów, szkolenia z zakresu zarządzania procesami

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-bfba44aa-53da-436b-aeeb-730df624f81e

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00549037

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-10-16

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2023/BZP 00559788/10/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.36 Drugi etap wdrażania zarządzania procesami, w tym m.in. identyfikacja i opis procesów, optymalizacja wybranych procesów, budowa systemu pomiarowego procesów, szkolenia z zakresu zarządzania procesami

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://zamowienia.um.warszawa.pl/pn/umw/demand/178871/notice/public/details

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: Komunikacja Zamawiającego z Wykonawcami odbywa się za pomocą środków
komunikacji elektronicznej. SWZ, zmiany i wyjaśnienia treści SWZ oraz inne dokumenty zamówienia związane bezpośrednio z postępowaniem dostępne są pod adresem https://zamowienia.um.warszawa.pl.

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Określone zostały w pkt 5.5. SWZ.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ZP/JŻE/271/II-178/24

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest usługa przeprowadzenia drugiego etapu wdrażania zarządzania procesami w Urzędzie m.st. Warszawy, w tym m.in. identyfikacja i opis procesów, optymalizacja wybranych procesów, budowa systemu pomiarowego procesów, szkolenia z zakresu zarządzania procesami. Kompleksowa usługa doradcza ma na celu:
- Zidentyfikowanie i opisanie procesów oraz ich powiązań (opisanie architektury procesów as-is) w urzędzie:
• biurach urzędu z uwzględnieniem przebiegu procesów w urzędach dzielnic, jeśli występuje;
• urzędach dzielnic;
w obszarach nie objętych pierwszym etapem wdrażania zarządzania procesami w urzędzie.
- Przeprowadzenie optymalizacji megaprocesu „Planowanie i realizacja zakupów”.
- Budowę systemu pomiaru procesów we wszystkich obszarach (z uwzględnieniem obszarów z pierwszego etapu wdrażania zarzadzania procesami w urzędzie).
- Przygotowanie i przeprowadzenie szkoleń dla:
• analityków procesów
• właścicieli procesów (kadry kierowniczej wyższego szczebla w urzędzie)
• pracowników Centrum Kompetencji Procesowych.
- Wsparcie eksperckie w utrzymaniu i rozwijaniu systemu zarządzania procesami w urzędzie.
Przedmiot zamówienia w zakresie szczegółowym określony został we wzorze umowy, stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ i w opisie przedmiotu zamówienia, stanowiącym Załącznik nr 1 do wzoru umowy.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79411000-8 - Ogólne usługi doradcze w zakresie zarządzania

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

79632000-3 - Szkolenie pracowników

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 36 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 50

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Liczba godzin warsztatów

4.3.6.) Waga: 26

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

4.3.5.) Nazwa kryterium: Kompetencje i doświadczenie zespołu skierowanego do realizacji zamówienia

4.3.6.) Waga: 24

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

Za spełniających warunki udziału w postępowaniu Zamawiający uzna Wykonawców, którzy:
1. w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, to w tym okresie, należycie zrealizowali co najmniej trzy usługi, z których każda polegała na projektowaniu, wdrażaniu i optymalizacji systemów zarządzania opartych na koncepcji zarządzania procesami, zawierających mapowanie procesów as-is, modelowanie to-be, budowę architektury korporacyjnej. Przy czym co najmniej jedno zamówienie (warunki mogą być spełnione rozłącznie) zrealizowane było dla podmiotu:
1) zatrudniającego co najmniej 1000 osób;
2) rozproszonej strukturze (posiadającego np. oddziały rozproszone geograficznie);
3) publicznego.
2. dysponują lub będą dysponować zespołem osób, składającym się z minimum trzech konsultantów, który na stałe będzie skierowany do realizacji Umowy. Konsultanci muszą posiadać co najmniej następujące doświadczenie:
1) konsultant wiodący kierował co najmniej dwoma projektami polegającymi na projektowaniu, wdrażaniu i optymalizacji systemów zarządzania opartych na koncepcji zarządzania procesami, zawierających mapowanie procesów as-is, modelowanie to-be, budowę architektury korporacyjnej, dla podmiotu zatrudniającego co najmniej 1000 osób, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert;
2) dwóch konsultantów, z których każdy uczestniczył w co najmniej jednej należycie wykonanej usłudze w zakresie projektowania, wdrażaniu i optymalizacji systemów zarządzania opartych na koncepcji zarządzania procesami, zawierających mapowanie procesów as-is, modelowanie to-be, budowę architektury korporacyjnej, dla podmiotu zatrudniającego nie mniej niż 200 osób;
3) co najmniej jeden z trzech konsultantów realizował usługę dla podmiotu publicznego polegającą na projektowaniu, wdrażaniu i optymalizacji systemów zarządzania opartych na koncepcji zarządzania procesami.
Uwaga: Zamawiający nie dopuszcza możliwości łączenia stanowisk określonych w pkt 1) i 2) powyżej, tzn. że konsultantem wiodącym i konsultantem nie może być ta sama osoba.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: W niniejszym postępowaniu Zamawiający nie określa podmiotowych środków dowodowych potwierdzających brak podstaw do wykluczenia.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Podmiotowe środki dowodowe potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu:
a) wykaz usług – przygotowany wg wzoru określonego w Załączniku 5 do SWZ na potwierdzenie spełnienia warunku udziału w postępowaniu, o którym mowa w pkt 12.2.1. SWZ;
b) dowody, że wykazane w wykazie usługi zostały wykonane należycie. Dowodami, o których mowa powyżej są:
• referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane;
• oświadczenie Wykonawcy, jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać dokumentów. W takim przypadku należy uzasadnić brak możliwości uzyskania dokumentów;
c) wykaz osób – przygotowany wg wzoru określonego w Załączniku nr 6 do SWZ na potwierdzenie spełnienia warunku udziału w postępowaniu, o którym mowa w pkt 12.2.2. SWZ.

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

W niniejszym postępowaniu Zamawiający wymaga złożenia z ofertą n/w przedmiotowych środków dowodowych:
- wykaz kompetencji i doświadczenia zespołu skierowanego do realizacji zamówienia, przygotowany wg wzoru określonego w Załączniku nr 7 do SWZ,
- certyfikat w zakresie zarządzania projektami PRINCE2 na poziomie Practitioner lub równoważny,
- certyfikat poświadczający umiejętność modelowania procesów w notacji BPMN: OMG Certified Expert in BPM (nadawany przez OMG) lub Polski certyfikat BPMN (nadawany przez PAN).
Zgodnie z art. 20 ust. 3 ustawy Pzp Zamawiający dopuszcza możliwość złożenia Certyfikatów w jednym z języków powszechnie używanych w handlu międzynarodowym (bez załączonego tłumaczenia na język polski).

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

Oferta składa się z:
a) wypełnionego, zdefiniowanego przez Zamawiającego w Systemie, Formularza oferty – zakres danych wypełnianych przez Wykonawcę w Systemie został określony w pkt 22. i 24. SWZ;
b) załączonego, do oferty w Systemie, oświadczenia Wykonawcy stanowiącego potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania (sporządzonego wg wzoru określonego w Załączniku nr 2 do SWZ);
c) załączonego do oferty w Systemie oświadczenia Wykonawcy stanowiącego potwierdzenie, że Wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu (sporządzonego wg wzoru określonego w Załączniku nr 3 do SWZ);
d) w przypadku, gdy Wykonawca polega na zdolnościach lub sytuacji innych Podmiotów, załączonych do oferty w Systemie:
• oświadczeń, o których mowa w lit. b) i c) dotyczących każdego Podmiotu,
• zobowiązania każdego Podmiotu udostępniającego zasoby potwierdzającego, że stosunek łączący Wykonawcę z Podmiotem udostępniającym zasoby gwarantuje rzeczywisty dostęp do tych zasobów oraz określającego w szczególności:
– zakres dostępnych Wykonawcy zasobów Podmiotu udostępniającego zasoby;
– sposób i okres udostępnienia Wykonawcy i wykorzystania przez niego zasobów Podmiotu udostępniającego te zasoby przy wykonywaniu zamówienia;
– czy i w jakim zakresie Podmiot udostępniający zasoby, na zdolnościach którego Wykonawca polega w odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu, dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, zrealizuje roboty budowlane lub usługi, których wskazane zdolności dotyczą.
e) w przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, załączonych do oferty w Systemie:
• oświadczeń, o których mowa w lit. b) i c) dotyczących każdego z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie,
• oświadczenia, z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni Wykonawcy (sporządzonego wg wzoru określonego w Załączniku nr 4 do SWZ);
f) w przypadku, gdy oferta została podpisana przez inną osobę niż umocowana w dokumencie rejestrowym Wykonawcy - dokument (np. pełnomocnictwo) potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy;
g) w przypadku gdy oferta zawiera informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa – dokument zawierający dowody, o których mowa w pkt. 18 SWZ.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1. Zamawiający dopuszcza możliwość składania oferty przez dwóch lub więcej Wykonawców, pod warunkiem ustanowienia przez nich Pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Dokument pełnomocnictwa musi być sporządzony i załączony do oferty zgodnie z zasadami określonymi w pkt 13. SWZ.
2. Wszelka korespondencja prowadzona będzie przez Zamawiającego wyłącznie z Pełnomocnikiem, który w imieniu Wykonawców występujących wspólnie złoży w Systemie ofertę.
3. Jeżeli oferta Wykonawców występujących wspólnie zostanie wybrana, Zamawiający może zażądać, przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego, umowy regulującej współpracę tych Wykonawców.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Rodzaj i zakres zmian umowy określony został w § 12 wzoru umowy.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2024-10-24 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://zamowienia.um.warszawa.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2024-10-24 10:10

8.4.) Termin związania ofertą: do 2024-11-22