Warszawa: Kompleksowa obsługa konferencji międzynarodowej Warszawski Dialog na Rzecz Demokracji 2014, znak: BDG.741.41.2014
Numer ogłoszenia: 268614 - 2014; data zamieszczenia: 12.08.2014
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Ministerstwo Spraw Zagranicznych , Al. J. Ch. Szucha 23, 00-580 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 022 523 99 10, faks 022 523 81 19.

• Adres strony internetowej zamawiającego: www.msz.gov.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja rządowa centralna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Kompleksowa obsługa konferencji międzynarodowej Warszawski Dialog na Rzecz Demokracji 2014, znak: BDG.741.41.2014.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie kompleksowej obsługi organizacyjnej i logistycznej trzydniowej konferencji dla maksymalnie 200 osób odbywającej się w Warszawie w dniach 23-25 października 2014 roku. Miejscem konferencji będzie siedziba Centrum Europejskiego Natolin (CEN)..

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 55.30.00.00 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 55.12.00.00 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 55.10.00.00 - Usługi hotelarskie 55.11.00.00 - Hotelarskie usługi noclegowe 39.29.41.00 - Artykuły informacyjne i promocyjne 60.00.00.00 - Usługi transportowe (z wyłączeniem transportu odpadów) .

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Zakończenie: 30.10.2014.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium: Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Nie dokonano konkretyzacji warunku określonego w pkt. III.3.1)

• III.3.2) Wiedza i doświadczenie

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • W ramach potwierdzenia spełniania warunku udziału w postępowaniu określonego w pkt. III.3.2) niniejszego ogłoszenia Wykonawcy wykażą się odpowiednim doświadczeniem, tj. w przypadku Wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia, w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres działalności jest krótszy - w tym okresie, należycie wykonali co najmniej 2 (dwie) główne usługi odpowiadające swoim rodzajem usłudze stanowiącej przedmiot zamówienia o wartości nie mniejszej niż 200 000,00 zł brutto każda. Poprzez główną usługę odpowiadającą swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia, Zamawiający rozumie usługę organizacji wydarzenia o charakterze konferencyjnym - np. debaty, kongresu, konsystorza, plenum, seminarium, sympozjonu, zjazdu bądź zlotu - z udziałem co najmniej 200 osób, trwającego co najmniej 2 dni i wymagającego od Wykonawcy zapewnienia co najmniej wyżywienia, noclegów, obsługi recepcyjnej

• III.3.3) Potencjał techniczny

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Nie dokonano konkretyzacji warunku określonego w pkt. III.3.3)

• III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • W ramach potwierdzenia spełniania warunku udziału w postępowaniu określonego w pkt. III.3.4) niniejszego ogłoszenia Wykonawcy wykażą, że dysponują lub będą dysponować co najmniej 3-osobowym zespołem ekspertów, w którym każda ze wskazanych osób będzie posiadała doświadczenie w organizacji/nadzorowaniu/koordynacji co najmniej 2 (dwóch) wydarzeń w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert: - o charakterze konferencyjnym (np. debaty, kongresu, konsystorza, plenum, seminarium, sympozjonu, zjazdu bądź zlotu), - z udziałem co najmniej 200 osób, - trwających co najmniej 2 dni każdy, -wymagających od Wykonawcy zapewnienia co najmniej wyżywienia, noclegów, obsługi recepcyjnej.

• III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Nie dokonano konkretyzacji warunku określonego w pkt. III.3.5)

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

• wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie;
• wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami;

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

1.W przypadku gdy Wykonawca będzie polegać na wiedzy i doświadczeniu, innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków, Wykonawca zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonaniu zamówienia, złożone w oryginale. 2.W celu oceny, czy Wykonawca będzie dysponował zasobami innych podmiotów w stopniu niezbędnym dla należytego wykonania zamówienia oraz oceny, czy stosunek łączący Wykonawcę z tymi podmiotami gwarantuje rzeczywisty dostęp do zasobów tego/tych podmiotu/ów, Zamawiający żąda złożenia dokumentu dotyczącego: a) sposobu wykorzystania zasobów innego podmiotu, przez Wykonawcę, przy wykonywaniu zamówienia, o ile powyższe informacje nie wynikają z dokumentów dołączonych do oferty na potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu, w tym z dokumentu o którym mowa w pkt III.6) ppkt 1 ogłoszenia o zamówieniu. 3. W przypadku Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia, do oferty musi być załączony dokument ustanawiający pełnomocnika Wykonawców do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, w formie oryginału lub kopii potwierdzonej notarialnie. 4. Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zastosowanie mają przepisy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać Zamawiający od Wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. z 2013 r., poz. 231).

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: najniższa cena.

IV.3) ZMIANA UMOWY

przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

1. Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej w postaci aneksu pod rygorem nieważności z zachowaniem warunków ich dopuszczalności określonych przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych. 2. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy w przypadku: 1) gdy konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmiany stawki podatku od towarów i usług (podatek VAT), przy czym zmianie nie ulegnie maksymalna wartość brutto umowy; 2) zmian powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy, wówczas strony wprowadzą odpowiednie regulacje do umowy. 3) zmiana terminu realizacji umowy jest możliwa w sytuacji gdyby przeprowadzenie konferencji w ustalonym terminie stało się niemożliwe ze względu na zaistnienie przypadku siły wyższej lub innych istotnych okoliczności leżących po stronie Zamawiającego.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.msz.gov.pl
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Ministerstwo Spraw Zagranicznych, Adres: al. J.Ch. Szucha 23, 00-580 Warszawa, tel.: (022) 523 99 10, faks: (022) 523 81 19, Beata Kowalska-Pawlik, Kamila Komsta.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 26.08.2014 godzina 10:00, miejsce: Ministerstwo Spraw Zagranicznych, Adres: al. J.Ch. Szucha 21, 00-580 Warszawa - Dziennik Podawczy lub przesłać za pośrednictwem kuriera lub poczty..

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej: 1. Zamawiający umożliwi Wykonawcom dokonanie wizji CEN. Terminy wizji lokalnych Zamawiający wyznacza na dzień 19 sierpnia 2014 r. Wykonawcy proszeni są o stawienie się w Centrum Europejskiego Natolin, ul. Nowoursynowska 84, 02-797 Warszawa o godz. 11:00. 2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zastosowania prawa opcji, tj. możliwość odstąpienia od realizacji części przedmiotu umowy. 3. W wyniku realizacji przez Zamawiającego prawa, o którym mowa w pkt 2: - zakres obsługi cateringowej konferencji w odniesieniu do liczby uczestników konferencji korzystających z posiłków, może być pomniejszony do 20 %, co oznacza zobowiązanie Zamawiającego do jego realizacji w zakresie pozostałych 80 % oraz - w odniesieniu do liczby miejsc oraz dób hotelowych dla uczestników grupy A i B, w ten sposób, że zobowiązuje się do wykorzystania oraz zapłaty wynagrodzenia za minimum 50 uczestników grup A i B oraz 250 dób hotelowych, co oznacza, że w pozostałym zakresie (tj. 30 uczestników grup i 150 dób hotelowych) zamówienie na usługi hotelowe może nie zostać zrealizowane 4.W celu skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji, Zamawiający przekaże Wykonawcy informację o rzeczywistej liczbie uczestników do dnia 19 października 2014 r. 5. W wyniku zastosowania prawa opcji, wynagrodzenie Wykonawcy ulegnie zmniejszeniu proporcjonalnie do niewykorzystanej części przedmiotu umowy. Z tego tytułu Wykonawcy nie będą przysługiwać żadne roszczenia. 6. Niezależnie od postanowień pkt 3, Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamiany poszczególnych pozycji menu (zestawy) do dnia 19 października 2014 r. w celu uwzględnienia szczególnych wymagań dietetycznych wybranych uczestników konferencji..

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: nie