Katowice: Dostawa i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego Wspomagającego Zarządzanie Filharmonią Śląską.
Numer ogłoszenia: 277922 - 2011; data zamieszczenia: 07.09.2011
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - dostawy

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Filharmonia Śląska w Katowicach , ul. Sokolska 2, 40-089 Katowice, woj. śląskie, tel. (032) 351-17-19, 258-62-61, faks (032) 258-98-85.

• Adres strony internetowej zamawiającego: www.filharmoniaslaska.art.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Podmiot prawa publicznego.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Dostawa i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego Wspomagającego Zarządzanie Filharmonią Śląską..

II.1.2) Rodzaj zamówienia: dostawy.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: - wykonanie analizy przedwdrożeniowej, wykonanie projektu systemu informatycznego, dostawa i wdrożenie oprogramowania Zintegrowanego Systemu Informatycznego Wspomagającego Zarządzanie Filharmonią Śląską (zwanego dalej Systemem) obejmującego co najmniej następujące moduły funkcjonalne: elektroniczny obieg dokumentów i zarządzanie projektami, finanse i księgowość, gospodarowanie środkami trwałymi, kadry i płace, kasy Instytucji, obsługa sprzedaży, obsługa magazynów i instrumentarium, zamówienia publiczne, programowanie i organizacja działalności artystycznej wraz z bibliotekami nut i publikacji. - dostawa oprogramowania bazodanowego, oraz innego, potrzebnego do wdrożenia Systemu, wraz z ich instalacją i uruchomieniem, niezbędnego do uruchomienia i administrowania Systemem; - przeszkolenie pracowników w zakresie administracji i obsługi Systemu; - dostawa wraz z instalacją i uruchomieniem na posiadanym przez Zamawiającego sprzęcie komputerowym (w tym zaplecze serwerowe, system archiwum), wraz z przeniesieniem na nowe serwery Zamawiającego po zakończeniu wdrożenia; - udzielenie bezterminowej licencji na korzystanie z Systemu, oprogramowania bazodanowego oraz wszelkiego innego niezbędnego do uruchomienia Systemu dla użytkowników (nie dotyczy systemów operacyjnych stacji roboczych), - udzielenie gwarancji na System. Celem projektu jest zintegrowanie i usprawnienie systemu ewidencjonowania i rozliczania wszystkich zdarzeń w dziedzinach objętych modułami Systemu we wszystkich obszarach działalności Zamawiającego oraz wspomożenie procesu efektywnego zarządzania, a w szczególności: zapewnienie realizacji celów statutowych Zamawiającego, między innymi w zakresie organizacji wydarzeń artystycznych, usprawnienie procesów podejmowania decyzji w oparciu o wdrożenie procesów analizy i raportowania oraz zapewnienie dostępu do właściwych informacji w odpowiednim czasie, zapewnienie obsługi informatycznej wybranych obszarów działania Zamawiającego w oparciu o zintegrowany system zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, zapewnienie niezawodnych narzędzi do wdrożenia i administrowania systemem, zastąpienie rozproszonych, w większości przestarzałych systemów i programów, spójnym nowoczesnym systemem bazującym na wspólnej dla systemu bazie danych, wraz z migracją danych z dotychczas posiadanych systemów, zapewnienie sprawnej komunikacji i przepływu informacji pomiędzy komórkami organizacyjnymi Zamawiającego dzięki jednorodnej strukturze danych, ­ umożliwienie rozwoju systemu wraz ze zmianami organizacyjnymi, prawnymi i rozwojem Instytucji. Wymagania dotyczące Sytemu są następujące: - system powinien zapewniać zgodność z aktualnie obowiązującymi przepisami prawnymi, które mają również zastosowanie w funkcjonowaniu instytucji kultury: ustawa o rachunkowości, ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, ustawa o podatku od towarów i usług, ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawa o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej z dnia 25 października 1991r. z późn. zm., ustawa Kodeks Pracy, Zakładowy Układ Zbiorowy Pracy (do wglądu w siedzibie Zamawiającego) z możliwością dostosowania go do zachodzących zmian w przepisach prawa. Obowiązek monitorowania zmian w przepisach prawa oraz nadsyłania stosownych poprawek do systemu spoczywa (w okresie gwarancji) na Wykonawcy, - system powinien posiadać narzędzia umożliwiające jego administrowanie, - system powinien posiadać narzędzia umożliwiające dokonywanie zmian w zakresie jego parametryzacji przez odpowiednio przeszkolonych administratorów systemu (szkolenia tego typu musi być przewidziane w ramach projektu), - system powinien być zintegrowany, co oznacza, że opracowane, dostarczone i wdrożone moduły muszą stanowić logiczną całość, skonstruowaną tak, aby informacje wprowadzone w jakimkolwiek jego module były dostępne dla posiadających odpowiednie uprawnienia w innych modułach z zapewnieniem pełnej spójności danych we wszystkich modułach, - system powinien zapewniać dostęp do aktualnych informacji w zdefiniowanych i dowolnych układach danych (w ramach wymaganej funkcjonalności) oraz zapewniać sprawny obieg informacji na różnych szczeblach struktury organizacyjnej Zamawiającego, - system powinien mieć możliwość rozszerzenia go o dodatkowe moduły i funkcjonalności wraz ze zwiększającymi się potrzebami Zamawiającego przez jego pracowników. W ramach zamówienia oczekuje się, że wykonawca: - wykona analizę przedwdrożeniową, której przeprowadzenie będzie niezbędne w celu określenia wszelkich danych i uzyskania niezbędnej wiedzy, która jest potrzebna do pełnego wdrożenia systemu zgodnie z potrzebami wynikającymi z SIWZ oraz określenie szczegółowej koncepcji wdrożenia wraz z przedstawieniem szczegółowego harmonogramu prac związanych z realizacją umowy - na etapie analizy przedwdrożeniowej Zamawiający zastrzega sobie prawo do uzupełnień do koncepcji wdrożenia w dalszych etapach procesu wdrożeniowego, - wykona projekt systemu i jego implementację, udzieli bezterminowej licencji na korzystanie z Systemu obejmującego moduły wszystkie wymagane przez Zamawiającego, - udzieli bezterminowej licencji na korzystanie z oprogramowania bazodanowego oraz wszelkiego innego niezbędnego do uruchomienia Systemu w zakresie przewidzianym w SIWZ na serwerze bazodanowym, - zapewni dostawę, opracowanie dla potrzeb Zamawiającego oraz instalację modułów funkcjonalnych Systemu, przy czym dopuszcza się inną organizację modułów w szczególności inne ich nazewnictwo lub zawarcie funkcjonalności dwóch lub więcej modułów w jednym lub odwrotnie - funkcjonalności jednego modułu rozłożone na kilka modułów, pod warunkiem spełnienia wymagań dotyczących funkcjonalności oprogramowania, - dokona integracji Systemu ze wskazanymi systemami informatycznymi i programami komputerowymi, których funkcjonalność nie zostanie zastąpiona przez system (między innymi system ZUS, systemami bankowymi (ING Bank, PKOBP, Getin Bank), systemem sprzedaży biletów (EuroBilet) oraz zapewni poprawną współpracę oraz wymianę danych z tymi systemami użytkowanymi przez Zamawiającego, - przeprowadzi migrację wraz z konwersją danych z eksploatowanych aktualnie przez Zamawiającego systemów informatycznych i programów komputerowych do systemu (dotyczy to danych: finansowo-księgowych, kadrowo-płacowych, majątku trwałego, magazynu zapisywanych w bazie Paradox, słownika CPV z bazy MS Access oraz danych z zeszytów koncertowych, danych teleadresowych i aplikacji do organizacji obsługi technicznej koncertów z plików xls.), - przeprowadzi szkolenia użytkowników (w zakresie obsługi wybranych modułów) i informatyków (w zakresie administrowania systemem operacyjnym, systemem baz danych, systemem kopii, systemem aplikacji, samodzielnego rozwoju systemu). Szkolenia użytkowników systemu muszą zostać potwierdzone sprawdzeniem nabycia praktycznych umiejętności posługiwania się wybranymi modułami zgodnie z ich funkcjonalnością. Odbycie tych szkoleń powinno zostać potwierdzone uzyskaniem stosownych certyfikatów, - sporządzi pełną dokumentację wdrożeniową tworzoną w trakcie wdrożenia systemu oraz analizę powdrożeniową (w postaci protokołów podsumowujących zakres wykonanych prac, wskazanie osiągniętych efektów oraz opisujących nowe okoliczności projektu wdrożenia, jeżeli takie wystąpiły), - udzieli gwarancji na wdrożony system nie krótszej niż 12 miesięcy od momentu zakończenia wdrożenia danego modułu z czasem usunięcia awarii oprogramowania maksymalnie do( krytyczne do 8h lub zwykłe do 72h) - zapewni opiekę oraz asystę techniczną w okresie trwania gwarancji rozumianą jako dostarczanie aktualizacji oprogramowania, adaptowania oprogramowania do zmian w przepisach prawa, wprowadzania zmian w dokumentacji wynikających z aktualizacji oprogramowania, zapewnienia wymiany danych z innymi systemami, prowadzenia bieżącej konserwacji oprogramowania. Dostawa i wdrożenie przedmiotu zamówienia odbywać się będzie w dwóch etapach: - etap I: stworzenie koncepcji systemu i wdrożenie modułu obiegu dokumentów i zarządzanie projektami w terminie do 30.11.2011r. w kwocie nie przekraczającej 37 000,00 zł brutto; - etap II: wdrożenie pozostałych modułów systemu wg raportu koncepcji nie później niż do 30.11.2012r., uwarunkowane uzyskaniem środków finansowych przez Zamawiającego. Po uzyskaniu środków finansowych Zamawiający niezwłocznie powiadomi Wykonawcę o konieczności realizacji tego etapu. W przypadku nie uzyskania środków finansowych do 30.04.2012r. Zamawiającemu przysługiwało będzie prawo renegocjowania innego terminu realizacji zamówienia lub odstąpienia w terminie do 15.05.2012r. od umowy w tym etapie..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: tak.

• Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówień uzupełniających
• Zamówienia uzupełniające obejmą ewentualne przyszłe potrzeby Zamawiającego wynikające z rozbudowy Filharmonii oraz z rozwoju technologii informatycznych m.in. moduły: logistyka, zarządzanie nieruchomościami, planowanie, budżetowanie i kontrola zarządcza wraz z oceną ryzyk i weryfikacją działań, zarządzanie relacjami z klientami, wprowadzanie danych historycznych, wspomaganie zarządzania stroną internetową.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 48.00.00.00 - Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne .

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Zakończenie: 30.11.2012.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium: 1) Wadium: a) Wykonawca przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, jest zobowiązany do wniesienia wadium. b) Zamawiający ustala wadium w wysokości 3.500,- zł (słownie: trzy tysiące pięćset złotych 00/100). c) Wadium może być wniesione w jednej lub w kilku następujących formach: i) pieniądzu; ii) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym; iii) gwarancjach bankowych; iv) gwarancjach ubezpieczeniowych; v) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 3 pkt 5 pkt.2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębior?czości (Dz. U. Nr 109, poz. 1158, z późn.zm.) d) Wadium wnoszone w pieniądzu wykonawca wpłaca przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego w PKO BP S.A. o/Katowice nr 93 1020 2313 0000 3502 0154 5219, na którym będzie ono przechowywane. e) Wadium w pieniądzu musi być wniesione przed terminem otwarcia ofert, a za termin wniesienia przyjmuje się datę uznania na rachunku bankowym Zamawiającego. f) W przypadku wnoszenia wadium w formie innej niż pieniądze, dokument - gwarancja, poręczenie - musi być złożony w formie oryginału, a jego kopia zawierająca potwierdzenie złożenia oryginału musi być załączona do oferty. Potwierdzenia dokonuje główna księgowa Zamawiającego. g) Zasady zwrotu wadium wykonawcy oraz utraty wadium przez wykonawcę na rzecz Zamawiającego reguluje art. 46 ustawy Prawo zamówień publicznych.

III.2) ZALICZKI

• Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia: nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie stawia w tym zakresie żadnych szczegółowych wymagań.

• III.3.2) Wiedza i doświadczenie

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie stawia w tym zakresie żadnych szczegółowych wymagań.

• III.3.3) Potencjał techniczny

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie stawia w tym zakresie żadnych szczegółowych wymagań.

• III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie stawia w tym zakresie żadnych szczegółowych wymagań.

• III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie stawia w tym zakresie żadnych szczegółowych wymagań.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:

• III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

1. wypełnione załączniki do niniejszej specyfikacji oznaczone jako Załącznik nr 1, Załącznik nr 2. 2. opis proponowanego systemu i warunków jego realizacji, 3. wersja demo proponowanego systemu, 4. szczegółowe zasady udzielonej gwarancji z podaniem czasów usunięcia awarii.

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne: nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: cena oraz dodatkowe kryteria i ich znaczenie:

• 1 - Cena - 40
• 2 - Ocena proponowanego systemu i warunków jego realizacji - 30
• 3 - Ilość godzin wdrożenia w miejscu instalacji (nie mniej niż 200h), bez czasu samej instalacji - 15
• 4 - Dodatkowe koszty eksploatacji w tym upgrade i asysta powdrożeniowa - 15

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna: nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy: tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian: 1) Zamawiający przewiduje możliwość zmiany strony umowy w sytuacji wystąpienia sukcesji generalnej z mocy prawa. 2) Zamawiający przewiduje możliwość zmiany terminu wykonania przedmiotu umowy, jeżeli dochowanie terminu określonego w umowie jest niemożliwe z uwagi na: i. siłę wyższą lub inne okoliczności niezależne od Wykonawcy, lub których Wykonawca przy zachowaniu należytej staranności nie był w stanie uniknąć lub przewidzieć w tym dotyczące niesprzyjających warunków atmosferycznych, jak również inne przeszkody lub utrudnienia w wykonywaniu przedmiotu umowy spowodowane przez osoby trzecie, ii. siłę wyższą lub inne okoliczności niezależne od Zamawiającego w tym takie których Zamawiający przy zachowaniu należytej staranności nie był w stanie uniknąć lub przewidzieć, iii. konieczność uzyskanie dodatkowych opinii lub uzgodnień. 3) Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmiany wynagrodzenia brutto, w przypadku zmiany obowiązujących przepisów dotyczących podatku od towarów i usług na wniosek Wykonawcy. 4) Zamawiający przewiduje możliwość zmian w zakresie jakości lub innych parametrów technicznych charakterystycznych dla danego elementu przedmiotu umowy lub zmianę technologii uzasadnioną postępem technologicznym lub zmianą obowiązujących przepisów, jeżeli zmiany te są korzystne dla Zamawiającego. 5) Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmiany harmonogramu (określonego w paragrafie 2 umowy) realizacji przedmiotu Umowy wraz ze zmianą terminu wykonania przedmiotu Umowy w przypadku zmiany warunków finansowania lub zaistnienia innych niezależnych od niego czynników. Zmiana postanowień umowy może nastąpić gdy: a. Zamawiający przedłoży pisemne propozycje zmian spełniających przynajmniej jedną z okoliczności ww. b. Wykonawca na piśmie zaproponuje zmiany przez złożenie propozycji, które spełniają okoliczności ww.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.filharmoniaslaska.pl
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Filharmonia Śląska ul. Opolska 9 b,c 40-084 Katowice.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 20.09.2011 godzina 10:00, miejsce: Filharmonia Śląska ul. Sokolska 3 40-084 Katowice sekretariat IV piętro.

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: nie