Gdańsk: na druk oraz dystrybucję kart do głosowania
Numer ogłoszenia: 370810 - 2010; data zamieszczenia: 16.11.2010
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Samorząd Województwa Pomorskiego, ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk, woj. pomorskie, tel. 058 3261555, faks 058 3261556.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: na druk oraz dystrybucję kart do głosowania.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest wykonywanie druku oraz dystrybucji kart do głosowania w wyborach do Sejmiku Województwa Pomorskiego. I. Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi polegającej na wydrukowaniu, zapakowaniu i dostarczeniu kart do głosowania dla Okręgu Wyborczego nr 1, 2, 3, 4, 5 w wyborach do Sejmiku Województwa Pomorskiego. 1. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: Skład i druk kart do głosowania dla okręgu wyborczego nr 1, 2, 3, 4, 5 w wyborach samorządowych 2010 do Sejmiku Województwa Pomorskiego, zarządzonych na dzień 21 listopada 2010 r., pakowanie, oznaczenie paczek, dostarczenie we wskazane miejsca przy zachowaniu następujących warunków: a) nakład 1 754 343 sztuk b) format A2 c) druk w czarnym kolorze, jednostronny d) papier offsetowy koloru białego z jednostronnie naniesionym kolorem niebieskim w pantonie nr 290 U po stronie zadrukowanej o gramaturze 70-80 g/m2 e) objętość 1 strona f) pismo jednoelementowe bez szeryfów g) czcionka arial nie mniejsza niż 10 punktów h) rodzaj i wielkość czcionki są jednakowe dla wszystkich list kandydatów i kandydatów z tych list w okręgu wyborczym i) karty wykonane będą z materiałów Wykonawcy j) na karcie odcisk pieczęci okrągłej Wojewódzkiej Komisji Wyborczej w Gdańsku e) wzór karty do głosowania z odciskiem pieczęci Wojewódzkiej Komisji Wyborczej w Gdańsku do skanowania lub wykonania diapozytów dostarczy Zamawiający, f) karty do głosowania będą drukowane wg wzoru określonego w załączniku nr 1, ale będą zawierały pięć różnych treści w zależności od tego którego okręgu wyborczego będą dotyczyć. g) przygotowanie kart do głosowania do dystrybucji, w tym: - Wykonawca trwale zapakuje karty do głosowania w czysty (niezadrukowany) papier po ok. 10 kg. Paczki winny być przygotowane oddzielnie dla każdej komisji wyborczej, zgodnie z rozdzielnikiem, który Zamawiający zobowiązuje się dostarczyć Wykonawcy po dnia 12.11.2010 r.raz - każdą paczkę kart dla obwodu glosowania Wykonawca oznaczy etykietą o treści i wielkości wskazanej przez Zamawiającego, tj. wydzieli ca 2100 tzw. paczek podstawowych, zawierających po 500 szt. kart każda, oznaczonych numerem okręgu wyborczego ze wskazaniem siedziby Wojewódzkiej Komisji Wyborczej oraz ca 1300 tzw. paczek końcowych oznaczonych numerem okręgu wyborczego ze wskazaniem siedziby Wojewódzkiej Komisji Wyborczej, numerem obwodu, siedzibą obwodowej komisji wyborczej, nazwą gminy i liczby kart w paczce końcowej ze wskazaniem liczby paczek podstawowych - paczki winny być podpisane przez osoby upoważnione przez Wykonawcę dopakowania kart. -paczki zostaną zmagazynowane u Wykonawcy do czasu ich dystrybucji. - każda paczka z kartami do głosowania musi być usztywniona z dołu i góry tekturą jednowarstwową, zapakowana w podwójny papier pakowy i opasana na krzyż taśmą polipropylenową zgrzewaną. Paczki muszą być zapakowane w taki sposób i przy użyciu takich materiałów, które uniemożliwiają wysypanie się lub uszkodzenie ich zawartości w czasie transportu; - wydzielenie zbioru paczek dla poszczególnych okręgów należy dokonać przez zafoliowanie i umieszczenie na odrębnych paletach lub w inny sposób wyraźnie oddzielający zbiory paczek; g) paczki z kartami zostaną dostarczone przez Wykonawcę do miejsc zbiorczego odbioru na terenie okręgów wyborczych wskazanych przez Zamawiającego (m. Słupsk, m. Gdańsk, m. Gdynia, m. Sopot, urzędy miast i gmin powiatów: gdańskiego, kartuskiego, kościerskiego, kwidzyńskiego, malborskiego, nowodworskiego, puckiego, starogardzkiego, sztumskiego, tczewskiego i wejherowskiego). Paczki będą dostarczane w godz. 08.00 - 16.00 według ustalonego przez Zamawiającego harmonogramu począwszy od dnia 15 listopada 2010 r. i nie później niż do godz. 16.00 w dniu 19 listopada 2010 r. h) karty muszą być dostarczone bezpośrednio z magazynu drukarni do wskazanych miejsc przez Zamawiającego w tym samym dniu co załadunek; b) Koszty związane z dostarczeniem do siedziby Zamawiającego, a także odbiorem z siedziby Zamawiającego wzoru karty, informacji i innych dokumentów niezbędnych do wykonania zamówienia ponosi Wykonawca (koszty te należy wkalkulować w cenę wykonania zamówienia). 2. Jednocześnie Zamawiający wymaga, a: a)Wykonawca zobowiązany jest do zachowania najwyższej staranności przy zabezpieczeniu kart przed ich utratą bądź zniszczeniem w procesie produkcji, magazynowania i dostarczania do siedzib gmin b)Wykonawca zobowiązany jest wykonać druk wszystkich kart oraz ich pakowanie i magazynowanie w jednej drukarni c)Wykonawca umożliwi osobom upoważnionym przez Zamawiającego wstęp do drukarni i prowadzenie kontroli przebiegu prac związanych z drukiem, pakowaniem, magazynowaniem kart i dostarczaniem. d)Wykonawca zobowiązany jest do wskazania w ofercie danych osoby (imię i nazwisko oraz nr telefonu, telefonu komórkowego i faksu, e-mail), która będzie upoważniona przez Wykonawcę do: kontaktowania się z Zamawiającym podczas realizacji zamówienia, udzielania wyjaśnień na pytania Zamawiającego dotyczące realizacji zamówienia, przyjmowania informacji i dokumentów, a także będzie uprawniona do dokonywania roboczych uzgodnień związanych z realizacją zamówienia, przy zachowaniu warunków określonych w umowie. 3. Pozostałe uregulowania związane z obowiązkami i uprawnieniami Zamawiającego oraz Wykonawcy zawarte są we wzorze umowy, której wzór stanowi załącznik nr 4 do SIWZ. Załącznikiem do umowy będzie harmonogram prac określających godzinowe terminy wykonania poszczególnych zadań z uwzględnieniem czasochłonności czynności związanych z drukiem i pakowaniem kart. W dniach upływu terminów określonych w harmonogramie Wykonawca będzie informował Zamawiającego o zaawansowaniu wykonania zaplanowanych prac..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.80.00.00 - Usługi drukowania i powiązane 79.82.30.00 - Usługi drukowania i dostawy 79.92.00.00 - Pakowanie i podobne usługi .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 10.11.2010.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: .

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• PLUS PRINT Sp. z o.o. - Sp. komandytowa, ul. Zakole 7, 80-616 Gdańsk, kraj/woj. pomorskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 315573,77 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 239713,43

• Oferta z najniższą ceną: 239713,43 / Oferta z najwyższą ceną: 239713,43

• Waluta: PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 1. Podstawa prawna

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 2. Uzasadnienia wyboru trybu

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Zgodnie z art. 29 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. Zamawiający dopiero w dniu 12 października 2010 r. otrzymał pismo z Krajowego Biura Wyborczego z Delegaturą w Gdańsku, informujące o przyznaniu dla Urzędu Marszałkowskiego Województwa Pomorskiego w Gdańsku dotacji celowej na przygotowanie i przeprowadzenie wyborów do Sejmiku Województwa Pomorskiego w wyborach do rad gmin, rad powiatów i sejmików województw zarządzonych na dzień 21 listopada 2010 r., natomiast 14 października 2010 r. wpłynęła dotacja na konto Urzędu. Do dnia 22 października 2010 r. godziny 24:00 zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 17 września 2010 r. w sprawie zarządzenia wyborów do rad gmin, rad powiatów i sejmików województw, Rady m.st. Warszawy i rad dzielnic m.st. Warszawy oraz wyborów wójtów, burmistrzów i prezydentów miast Komitety Wyborcze miały czas na zgłaszanie do Wojewódzkiej Komisji Wyborczej list kandydatów na radnych sejmiku województwa. W dniu 29 października 2010 r. zostały przyznane przez Komisarza Wyborczego, wykonującego zadania o charakterze ogólnowojewódzkim, numery dla list tych komitetów wyborczych, które zarejestrowały co najmniej jedną listę kandydatów w wyborach do sejmiku województwa. Zamawiający uzyskał informacje niezbędne do przeprowadzenia postępowania, dotyczącego formy kart, ilości kart oraz ich treści dopiero 2 listopada 2010 r., mimo, że można było spodziewać się ich znacznie wcześniej. Rozpoczęcie procedury bez informacji uzyskanych w dniu 2 listopada 2010 r. było niemożliwe, gdyż nie zostałyby spełnione wymagania Ustawy Prawo zamówień publicznych w zakresie opisu przedmiotu zamówienia, a informacji tych w żaden sposób zamawiający nie mógł uzyskać w terminie pozwalającym na zastosowanie procedury otwartej. Nieznana była bowiem ilość list kandydatów, a co za tym idzie ilość kart do głosowania oraz ich format, a także ich rozmiar, a więc informacje zasadnicze w zakresie opisu przedmiotu zamówienia. Nie da się bowiem z góry przewidzieć liczby komitetów, a wymóg jest aby karta do głosowania była czytelna. Z uwagi na fakt, że wybory odbędą się w dniu 21 listopada 2010 r., karty powinny być wydrukowane i dostarczone do wskazanych przez zamawiającego punktów do dnia 19 listopada 2010 r. Zamawiający następnie musi rozdysponować karty do poszczególnych okręgów wyborczych. Z rozeznania rynku wynika, że czas niezbędny na wydrukowanie tak olbrzymiej ilości kart do głosowania wynosi od 10 do 15 dni. Zamawiający postanowił przeprowadzić postępowanie w trybie zapytania o cenę zgodnie z art. 69 ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych. W postępowaniu złożono 1 ofertę. W związku z czym na podstawie art. 93 ust. 1 pkt 2 Zamawiający unieważnił postępowanie o udzielenie zamówienia - w postępowaniu prowadzonym w trybie zapytania o cenę nie złożono co najmniej dwóch ofert niepodlegających odrzuceniu. W tej wyjątkowej sytuacji, której przyczyny nie leżą po stronie Zamawiającego i której Zamawiający nie mógł przewidzieć, a wymagane jest niezwłoczne wykonanie zamówienia z uwagi na termin wyborów i nie można zachować terminów dla innych trybów zaistniały przesłanki art. 67 ust. 1 pkt 3 ustawy Prawo zamówień publicznych do udzielenia zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki.