Kluczbork: DOSTAWA I WDROŻENIE ELEKTRONICZNEGO SYSTEMU DO ZARZĄDZANIA TECZKAMI OSÓB BEZROBOTNYCH (SKŁADNICA DOKUMENTÓW/ARCHIWUM)
Numer ogłoszenia: 388880 - 2011; data zamieszczenia: 21.11.2011
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - dostawy

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Powiatowy Urząd Pracy w Kluczborku , ul. Sienkiewicza 22, 46-200 Kluczbork, woj. opolskie, tel. 077 4471388, faks 077 4187788.

• Adres strony internetowej zamawiającego: http://pup.kluczbork.ibip.pl, http://www.pupklb.one.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: DOSTAWA I WDROŻENIE ELEKTRONICZNEGO SYSTEMU DO ZARZĄDZANIA TECZKAMI OSÓB BEZROBOTNYCH (SKŁADNICA DOKUMENTÓW/ARCHIWUM).

II.1.2) Rodzaj zamówienia: dostawy.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: System musi: 1.umożliwiać przechowywanie informacji o dokumentach wchodzących w skład teczki osoby bezrobotnej wraz z ich wersją elektroniczną w formatach graficznych oraz pdf; 2.posiadać możliwość przechowywania poprzednich wersji dokumentów; 3.umożliwiać korzystanie z technologii kodów kreskowych ułatwiających proces wypożyczeń (nadawanie kodu musi być zautomatyzowane z możliwością parametryzacji pozwalającej na zbudowanie kodu kreskowego na podstawie pól istniejących w bazie np.: PPPPPPPPPPP-T gdzie PPPPPPPPPPP to numer pesel; - separator; T-numer tomu); 4.umożliwiać wykorzystanie czytnika kodów kreskowych w celu identyfikacji akt (teczki) podczas wypożyczania, zwracania, przekazania; 5.umożliwiać wydruk kodów kreskowych na drukarce DYMO LABEL Writer ; 6.umożliwiać wprowadzanie elektronicznej wersji dokumentów przy pomocy urządzeń skanujących oraz przyporządkowanie ich do określonej przez użytkownika teczki. 7.Skanowanie odbywa się bezpośrednio z aplikacji bez konieczności uruchamiania innych programów na stanowisku. 8.Umożliwiać szybkie skanowanie. 9.Umożliwiać kategoryzowanie dokumentów (np. decyzje, zaświadczenia, świadectwa pracy itp.) 10.wskazywać czas, miejsce i pracownika przechowującego teczkę; 11.wspierać proces kompletacji skanowanych dokumentów tomu (rejestracji). 12.umożliwiać przydzielanie praw użytkownikom oraz rejestrację historii logowań. 13.pozwalać na import oraz aktualizację danych z systemu SYRIUSZ w zakresie powielanych informacji; 14.zapewniać możliwość zarządzania uprawnieniami dostępu do określonej funkcjonalności; 15.posiadać możliwość zarządzania uprawnieniami dostępu do danych rozumiane jako ograniczenie puli przeglądanych dokumentów bez ograniczania funkcjonalności; 16.posiadać funkcjonalność zastępstw pracowników, bez konieczności logowania na zastępowanego; 17.posiadać układ słowników umożliwiający dokładne odzwierciedlenie struktury urzędu z podziałem na poszczególne lokalizacje, rodzaje dokumentów oraz pracowników; 18.posiadać słownik kategorii archiwalnych akt, wraz z datami przechowywania: A, B5 B10, B50, Be itd. wg ustawy. 19.umożliwiać przypisanie miejsca pracy (użytkowania) do pracownika oraz akt. 20.pozwalać na łatwe i szybkie wprowadzanie informacji o teczkach według gotowych formularzy dostępnych w systemie. 21.pozwalać na przeszukiwanie archiwum uwzględniając wszystkie pola w nim dostępne. 22. przechowywać następujące informacje dostępne na karcie akt (teczki): - Nazwa - Opis - Wewnętrzny Numer Identyfikacyjny - Kod kreskowy - Numer ewidencyjny - PESEL - kontrola poprawności - Rodzaj akt - Data utworzenia - Twórca akt - Data ostatniej zmiany - Ostatni zmieniający - Liczba dokumentów w teczce - Lista dokumentów - Lokalizacja podstawowa - Lokalizacja bieżąca - Użytkownik bieżący - Numer tomu 23. przechowywać następujące informację o dokumencie: - Nazwa - Opis - Data dodania - Data ostatniej edycji 24.umożliwiać rejestrację zmiany miejsca użytkowania akt oraz użytkownika. 25.umożliwiać sprawdzenie jaka jest ilość stron i dokumentów. 26.umożliwiać wypożyczanie akt ze składnicy akt. 27.umożliwiać dokonywanie operacji wypożyczenia, zwrotu oraz przekazania. 28.wspierać procedury archiwalne, oraz automatycznie monitorować obowiązkowe czasy przechowywania dokumentów zgodnie z kategorią archiwalną. 29.Pozwalać na przechowywanie danych zasobów różnego typu: teczki aktowe, akta bezrobotnych, akta pracownicze, składy chronologiczne, składy nośników informatycznych, akta dokumentacji technicznej. 30.umożliwiać definiowanie sposobu numeracji każdego typu spisów zdawczo-odbiorczych. 31.Umożliwiać nanoszenie prywatnych i publicznych notatek dotyczące akt bezrobotnych, akt zgromadzonych w archiwum i wypożyczeń-udostępnień akt. 32.pozwalać na wyszukiwanie akt nadających się do wybrakowania lub przekazania do Archiwum Państwowego, oraz wydruku odpowiednich protokołów zdawczo-odbiorczych. 33.umożliwiać wydrukowanie: raportów przekazania, wypożyczenia akt - teczek, zestawienia posiadanych przez użytkownika teczek, zestawienia wypożyczonych przez użytkownika teczek w okresie , zestawienie wypożyczeń danej teczki, akt 34.umożliwiać tworzenie własnych raportów; 35.posiadać jeden wspólny interfejs do zarządzania składnicą akt bezrobotnych jak i archiwum zakładowego. 36.być wykonany w technologii trójwarstwowej (cienkiego klienta) w której użytkownik pracuje z aplikacją za pomocą przeglądarki internetowej, bez konieczności instalacji dodatkowych wtyczek. Można instalować dodatkowe wtyczki tylko na stanowiskach gdzie system współpracuje z urządzeniami zewnętrznymi, np.: skaner, drukarka kodów kreskowych, itp. 37.być wykonany w technologii umożliwiającej pracę użytkownika w środowisku systemów operacyjnych: LINUX, Windows Xp, Windows Vista, Windows 7 38.być wykonany w technologii umożliwiającej instalację systemu na serwerach z systemem Linux SLES 10 oraz OpenSuse11. 39.być dostarczony wraz z wszystkimi niezbędnymi licencjami koniecznymi do działania aplikacji dla 30 użytkowników oraz rocznym wsparciem technicznym; 40.zapewniać wysoki poziom bezpieczeństwa i ochrony danych - szyfrowanie SSL na poziomie transmisji danych pomiędzy serwerem a stacją roboczą 41.obsługiwać nielimitowaną ilość dokumentów i teczek; 42.być dostarczony łącznie z kompatybilnym skanerem o minimalnych wymaganiach: 1. Format: A8-A3 2. Tryb skanowania: czarno/biały, szarości, kolor 3. Rozdzielczość optyczna: min. 600 dpi 4. Duplex 5. Ilość stron na minutę: min. 35 6. Interfejsy: USB, SCSI 7. Pojemność podajnika ADF: min. 100 8. Dzienne obciążenie: min. 2500 dokumentów 9. Sterowniki umożliwiające pracę z dostarczonym systemem.

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 48.31.11.00 - System zarządzania dokumentacją 48.31.10.00 - Pakiety oprogramowania do zarządzania dokumentami 30.21.61.10 - Skanery komputerowe .

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Zakończenie: 20.12.2011.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium: zamawiający nie wymaga wniesienia wadium

III.2) ZALICZKI

• Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia: nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• III.3.2) Wiedza i doświadczenie

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • min. 1 dostawa w okresie ostatnich trzech lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, o podobnym charakterze wraz z załączeniem dokumentu potwierdzającego, że dostawa została wykonana należycie (np. referencje) - załącznik nr 5 do SIWZ.

• III.3.3) Potencjał techniczny

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • zamawiający nie definiuje szczegółowego opisu sposobu dokonywania oceny spełnienia tego warunku

• III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • zamawiający nie definiuje szczegółowego opisu sposobu dokonywania oceny spełnienia tego warunku

• III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • zamawiający nie definiuje szczegółowego opisu sposobu dokonywania oceny spełnienia tego warunku

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie

• III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne: nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna: nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy: nie

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: http://pup.kluczbork.ibip.pl
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Powiatowy Urząd Pracy w Kluczborku 46-200 Kluczbork ul. Sienkiewicza 22b.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 29.11.2011 godzina 10:00, miejsce: Powiatowy Urząd Pracy w Kluczborku 46-200 Kluczbork ul. Sienkiewicza 22b sekretariat (parter).

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: nie