Kluczbork: DOSTAWA I WDROŻENIE ELEKTRONICZNEGO SYSTEMU DO ZARZĄDZANIA TECZKAMI OSÓB BEZROBOTNYCH (SKŁADNICA DOKUMENTÓW,ARCHIWUM)
Numer ogłoszenia: 415128 - 2011; data zamieszczenia: 07.12.2011
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Dostawy

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 388880 - 2011r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Powiatowy Urząd Pracy w Kluczborku, ul. Sienkiewicza 22, 46-200 Kluczbork, woj. opolskie, tel. 077 4471388, faks 077 4187788.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: DOSTAWA I WDROŻENIE ELEKTRONICZNEGO SYSTEMU DO ZARZĄDZANIA TECZKAMI OSÓB BEZROBOTNYCH (SKŁADNICA DOKUMENTÓW,ARCHIWUM).

II.2) Rodzaj zamówienia: Dostawy.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: System musi: 1.umożliwiać przechowywanie informacji o dokumentach wchodzących w skład teczki osoby bezrobotnej wraz z ich wersją elektroniczną w formatach graficznych oraz pdf; 2.posiadać możliwość przechowywania poprzednich wersji dokumentów; 3.umożliwiać korzystanie z technologii kodów kreskowych ułatwiających proces wypożyczeń (nadawanie kodu musi być zautomatyzowane z możliwością parametryzacji pozwalającej na zbudowanie kodu kreskowego na podstawie pól istniejących w bazie np.: PPPPPPPPPPP-T gdzie PPPPPPPPPPP to numer pesel; - separator; T-numer tomu); 4.umożliwiać wykorzystanie czytnika kodów kreskowych w celu identyfikacji akt (teczki) podczas wypożyczania, zwracania, przekazania; 5.umożliwiać wydruk kodów kreskowych na drukarce DYMO LABEL Writer ; 6.umożliwiać wprowadzanie elektronicznej wersji dokumentów przy pomocy urządzeń skanujących oraz przyporządkowanie ich do określonej przez użytkownika teczki. 7.Skanowanie odbywa się bezpośrednio z aplikacji bez konieczności uruchamiania innych programów na stanowisku. 8.Umożliwiać szybkie skanowanie. 9.Umożliwiać kategoryzowanie dokumentów (np. decyzje, zaświadczenia, świadectwa pracy itp.) 10.wskazywać czas, miejsce i pracownika przechowującego teczkę; 11.wspierać proces kompletacji skanowanych dokumentów tomu (rejestracji). 12.umożliwiać przydzielanie praw użytkownikom oraz rejestrację historii logowań. 13.pozwalać na import oraz aktualizację danych z systemu SYRIUSZ w zakresie powielanych informacji; 14.zapewniać możliwość zarządzania uprawnieniami dostępu do określonej funkcjonalności; 15.posiadać możliwość zarządzania uprawnieniami dostępu do danych rozumiane jako ograniczenie puli przeglądanych dokumentów bez ograniczania funkcjonalności; 16.posiadać funkcjonalność zastępstw pracowników, bez konieczności logowania na zastępowanego; 17.posiadać układ słowników umożliwiający dokładne odzwierciedlenie struktury urzędu z podziałem na poszczególne lokalizacje, rodzaje dokumentów oraz pracowników; 18.posiadać słownik kategorii archiwalnych akt, wraz z datami przechowywania: A, B5 B10, B50, Be itd. wg ustawy. 19.umożliwiać przypisanie miejsca pracy (użytkowania) do pracownika oraz akt. 20.pozwalać na łatwe i szybkie wprowadzanie informacji o teczkach według gotowych formularzy dostępnych w systemie. 21.pozwalać na przeszukiwanie archiwum uwzględniając wszystkie pola w nim dostępne. 22. przechowywać następujące informacje dostępne na karcie akt (teczki): - Nazwa - Opis - Wewnętrzny Numer Identyfikacyjny - Kod kreskowy - Numer ewidencyjny - PESEL - kontrola poprawności - Rodzaj akt - Data utworzenia - Twórca akt - Data ostatniej zmiany - Ostatni zmieniający - Liczba dokumentów w teczce - Lista dokumentów - Lokalizacja podstawowa - Lokalizacja bieżąca - Użytkownik bieżący - Numer tomu 23. przechowywać następujące informację o dokumencie: - Nazwa - Opis - Data dodania - Data ostatniej edycji 24.umożliwiać rejestrację zmiany miejsca użytkowania akt oraz użytkownika. 25.umożliwiać sprawdzenie jaka jest ilość stron i dokumentów. 26.umożliwiać wypożyczanie akt ze składnicy akt. 27.umożliwiać dokonywanie operacji wypożyczenia, zwrotu oraz przekazania. 28.wspierać procedury archiwalne, oraz automatycznie monitorować obowiązkowe czasy przechowywania dokumentów zgodnie z kategorią archiwalną. 29.Pozwalać na przechowywanie danych zasobów różnego typu: teczki aktowe, akta bezrobotnych, akta pracownicze, składy chronologiczne, składy nośników informatycznych, akta dokumentacji technicznej. 30.umożliwiać definiowanie sposobu numeracji każdego typu spisów zdawczo-odbiorczych. 31.Umożliwiać nanoszenie prywatnych i publicznych notatek dotyczące akt bezrobotnych, akt zgromadzonych w archiwum i wypożyczeń-udostępnień akt. 32.pozwalać na wyszukiwanie akt nadających się do wybrakowania lub przekazania do Archiwum Państwowego, oraz wydruku odpowiednich protokołów zdawczo-odbiorczych. 33.umożliwiać wydrukowanie: raportów przekazania, wypożyczenia akt - teczek, zestawienia posiadanych przez użytkownika teczek, zestawienia wypożyczonych przez użytkownika teczek w okresie , zestawienie wypożyczeń danej teczki, akt 34.umożliwiać tworzenie własnych raportów; 35.posiadać jeden wspólny interfejs do zarządzania składnicą akt bezrobotnych jak i archiwum zakładowego. 36.być wykonany w technologii trójwarstwowej (cienkiego klienta) w której użytkownik pracuje z aplikacją za pomocą przeglądarki internetowej, bez konieczności instalacji dodatkowych wtyczek. Można instalować dodatkowe wtyczki tylko na stanowiskach gdzie system współpracuje z urządzeniami zewnętrznymi, np.: skaner, drukarka kodów kreskowych, itp. 37.być wykonany w technologii umożliwiającej pracę użytkownika w środowisku systemów operacyjnych: LINUX, Windows Xp, Windows Vista, Windows 7 38.być wykonany w technologii umożliwiającej instalację systemu na serwerach z systemem Linux SLES 10 oraz OpenSuse11. 39.być dostarczony wraz z wszystkimi niezbędnymi licencjami koniecznymi do działania aplikacji dla 30 użytkowników oraz rocznym wsparciem technicznym; 40.zapewniać wysoki poziom bezpieczeństwa i ochrony danych - szyfrowanie SSL na poziomie transmisji danych pomiędzy serwerem a stacją roboczą 41.obsługiwać nielimitowaną ilość dokumentów i teczek; 42.być dostarczony łącznie z kompatybilnym skanerem o minimalnych wymaganiach: 1. Format: A8-A3 2. Tryb skanowania: czarno/biały, szarości, kolor 3. Rozdzielczość optyczna: min. 600 dpi 4. Duplex 5. Ilość stron na minutę: min. 35 6. Interfejsy: USB, SCSI 7. Pojemność podajnika ADF: min. 100 8. Dzienne obciążenie: min. 2500 dokumentów 9. Sterowniki umożliwiające pracę z dostarczonym systemem..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 48.31.11.00 - System zarządzania dokumentacją 48.31.10.00 - Pakiety oprogramowania do zarządzania dokumentami 30.21.61.10 - Skanery komputerowe .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 07.12.2011.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 4.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Zakład Elektronicznej Techniki Obliczeniowej w Katowicach Sp. z o.o., ul. Owocowa 1, 40-158 Katowice, kraj/woj. śląskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 20325,20 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 24427,80

• Oferta z najniższą ceną: 24427,80 / Oferta z najwyższą ceną: 100860,00

• Waluta: PLN.