Warszawa: Zaplanowanie, realizacja i koordynacja działań public relations na rynku niemieckim związanych z projektem Polska Krajem Partnerskim ITB 2011 wraz z prowadzeniem dedykowanej projektowi witryny internetowej
Numer ogłoszenia: 393906 - 2010; data zamieszczenia: 02.12.2010
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Polska Organizacja Turystyczna , ul. Tytusa Chałubińskiego 8, 00-613 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 0-22 5367070, 5367011, faks 022 5367004.

• Adres strony internetowej zamawiającego: www.pot.gov.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Inny: Państwowa osoba prawna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Zaplanowanie, realizacja i koordynacja działań public relations na rynku niemieckim związanych z projektem Polska Krajem Partnerskim ITB 2011 wraz z prowadzeniem dedykowanej projektowi witryny internetowej.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Przedmiotem zamówienia w prowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego jest Zaplanowanie, realizacja i koordynacja działań public relations na rynku niemieckim związanych z projektem Polska Krajem Partnerskim ITB 2011 wraz z prowadzeniem dedykowanej projektowi witryny internetowej. W ramach działań mających na celu promocję polskiej turystyki oraz wzmocnienie wizerunku Polski jako kraju atrakcyjnego turystycznie, Polska Organizacja Turystyczna będąc beneficjentem Działania 6.3 Promocja turystycznych walorów Polski osi priorytetowej 6 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007 - 2013 przygotowała projekt Promujmy Polskę Razem w ramach którego, realizowany jest na rynku niemieckim, podprojekt Polska Krajem Partnerskim ITB 2011..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.41.60.00 - Usługi public relations 79.41.61.00 - Usługi zarządzania public relations 79.41.62.00 - Usługi doradcze public relations 79.34.22.00 - Usługi w zakresie promocji .

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Zakończenie: 31.03.2011.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium: Zamawiający nie wymaga złożenia wadium w przedmiotowym postępowaniu

III.2) ZALICZKI

• Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia: nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie stawia szczegółowego warunku udziału w postępowaniu w tym zakresie ocena spełniania warunku zostanie dokonana na podstawie oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu

• III.3.2) Wiedza i doświadczenie

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający stwierdzi, iż wykonawca spełnił warunek dotyczący posiadania wiedzy i doświadczenia, jeśli wykaże, że należycie wykonał, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie - co najmniej 3 zamówienia (przygotowanie i realizacja w ramach oddzielnych umów każde - wraz z dokumentami potwierdzającymi ich należyte wykonanie), polegających na przygotowaniu i przeprowadzeniu działań z zakresu public relations (w tym kampanii public relations), a w tym: - każde z działań public relations musi mieć wartość minimum 100 000,00 zł brutto, (a w przypadku, jeżeli wartość usługi została w umowie wyrażona w walucie obcej - wyrażona w złotych równowartość kwoty co najmniej 100 000,00 zł. brutto wg średniego kursu NBP z dnia zawarcia umowy o wykonanie usługi), - co najmniej jedno z przeprowadzonych działań public relations, których przedmiotem była branża turystyczna i które były prowadzone na rynku niemieckimi i w ich ramach realizowane były relacje z mediami, - co najmniej jedno działanie public relations obejmujące swym zakresem przygotowanie materiałów prasowych oraz ich dystrybucję, organizację konferencji prasowych a także obsługę prasową na rynku niemieckim, - co najmniej jedno działanie public relations obejmujące współtworzenie i prowadzenie redakcyjne portalu internetowego, przy czym portal był prowadzony co najmniej w dwóch językach. Ocena spełniania warunku zostanie dokonana na podstawie wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń ciągłych lub okresowych również wykonywanych, w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia opisanego w pkt 5.1.1.2. SIWZ w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do siwz. oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu

• III.3.3) Potencjał techniczny

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie stawia szczegółowego warunku udziału w postępowaniu w tym zakresie ocena spełniania warunku zostanie dokonana na podstawie oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu

• III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający stwierdzi, że wykonawca spełnił warunek dotyczący dysponowania potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia jeżeli przedstawi wykaz osób, które będą realizować przedmiotowe zamówienie, spełniających co najmniej następujące warunki: administratorzy portalu - co najmniej dwie osoby posiadające doświadczenie i wiedzę umożliwiającą przygotowanie, zarządzanie i administrowanie redakcyjne portalem internetowym, tj. osoby mające doświadczenie minimum 1 roku w pracy z systemami CMS i doświadczenie na stanowisku redaktora portalu internetowego (warunek łączny). Każda ze wskazanych osób musi posiadać biegłą znajomość minimum dwóch języków w następującej konfiguracji : - języka polskiego i niemieckiego na poziomie advanced (warunek łączny) lub - języka polskiego i angielskiego na poziomie advanced (warunek łączny) Co najmniej 4 osobami niezbędnymi do wykonania zamówienia, z zakresu prowadzenia relacji z mediami, tj. -liderem zespołu pełniącego także rolę rzecznika prasowego projektu mającego (1 osoba, warunek łączny dla 1 osoby): - min. 3 lata doświadczenia w zakresie public relations w tym szczególnie, w zarządzaniu zespołem, a także projektowaniu, realizacji i monitoringu działań w zakresie relacji z mediami, - min. 3 lata doświadczenia w przygotowaniu i prowadzeniu kampanii informacyjnych, edukacyjnych lub społecznych, w tym prowadzenie co najmniej jednej kampanii na rynku niemieckim, - biegła znajomość języka niemieckiego i angielskiego (na poziomie avanced) . trzema członkami zespołu, którzy (warunek łączny, dla każdej z osób) : -mają min. 2 lata doświadczenia w zakresie public relations w tym szczególnie w projektowaniu, realizacji i monitoringu działań z zakresu relacji z mediami, -mają min. 2 lata doświadczenia w przygotowaniu i redagowaniu tekstów o charakterze informacyjnym, -brali udział w realizacji co najmniej dwóch kampanii informacyjnych, obejmującej jednocześnie następujące nośniki przekazu: prasa, radio, telewizja, portale internetowe, w tym co najmniej jedna kampania na rynku niemieckim (dla każdego z członków zespołu), -biegła znajomość minimum dwóch języków w tym polskiego (warunek konieczny) oraz angielskiego lub niemieckiego (na poziomie advanced) - warunkiem jest, żeby trzej członkowie zespołu łącznie biegle władali wszystkimi trzema językami. Ocena spełniania warunku zostanie dokonana na podstawie wykazu osób, które będą realizować przedmiotowe zamówienie, zawierający informację o podstawie dysponowania tymi osobami oraz oświadczenie o uprawnieniach posiadanych przez te osoby, zgodnych z wymogami określonymi w pkt 5.1.1.3, według wzoru stanowiącego załącznik nr 6 do siwz. oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu

• III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający stwierdzi, iż wykonawca spełnił warunek dotyczący sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej wykonanie zamówienia, jeśli wykaże, że posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności zgodnej z przedmiotem niniejszego zamówienia na wartość co najmniej 100 000,00 zł (słownie : sto tysięcy zł) (a w przypadku, jeżeli ubezpieczenie wyrażone jest w walucie obcej - wyrażona w złotych równowartość kwoty co najmniej 100 000,00 zł. brutto wg średniego kursu NBP z dnia otwarcia ofert). Ocena spełniania warunku zostanie dokonana na podstawie potwierdzonej za zgodność z oryginałem kopia opłaconej polisy, a w przypadku jej braku, innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia. oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie
  • wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami
  • opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia

• III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

Ofertę należy sporządzić zgodnie z wymaganiami umieszczonymi w specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz dołączyć wszystkie wymagane dokumenty wymienione w części 6 SIWZ, a ponadto pod rygorem odrzucenia oferty: a) wypełniony formularz oferty stanowiący załącznik nr 1 do niniejszej specyfikacji, b) opis i propozycje działań public relations, w tym: opracowania planu i harmonogramu komunikacji, koncepcję press releases, newsletterów, konferencji prasowych, zarys funkcjonowania polskiego centrum prasowego, opis programu pobytu na ITB polskich dziennikarzy b) pisemne zobowiązanie innych podmiotów, zgodnie z art. 26 ust. 2b ustawy, do oddania Wykonawcy, do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia - jeżeli dotyczy, c) pełnomocnictwo uprawniające do składania oferty w imieniu wykonawcy składającego ofertę lub wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, jeżeli uprawnienie takie nie wynika wprost z dokumentów załączonych do oferty. Pełnomocnictwo może przedłożone wyłącznie w formie oryginału lub kopii poświadczonej notarialnie lub przez osobę udzielająca pełnomocnictwo. Wszystkie dokumenty składające się na ofertę powinny być podpisane przez osobę umocowaną do występowania w imieniu Wykonawcy - oryginały lub kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem (upoważnioną zgodnie z wypisem w Krajowym Rejestrze Sądowym lub przez osobę uprawnioną), a w przypadku składania oferty wspólnej - przez pełnomocnika oferentów wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne: nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna: nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy: tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

1.Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2.Strony dopuszczają możliwość zmiany istotnych postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty na podstawie, której dokonano wyboru Wykonawcy niniejszej umowy zgodnie z art. 144 ustawy Prawo zamówień publicznych. 3.Zamawiający przewiduje możliwość zmian, o których mowa w ust. 2 w przypadku wystąpienia, , co najmniej jednej z poniższych okoliczności: a.siła wyższa uniemożliwiająca wykonanie przedmiotu umowy, b.nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia, c.konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wprowadzonych w umowach pomiędzy Zamawiającym, a innym niż Wykonawca stroną, w tym instytucjami nadzorującymi realizację projektu, w ramach, którego realizowane jest przedmiotowe zamówienie, d.konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wytycznych lub zaleceń dotyczących Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka w szczególności w zakresie sprawozdawczości, e.wystąpi niezależna od Zamawiającego konieczność rezygnacji z części przedmiotu zamówienia np. w przypadku braku środków finansowych na kontynuowanie umowy 4.Wszystkie postanowienia zawarte w ust. 3 stanowią katalog zmian na które Zamawiający może wyrazić zgodę. Nie stanowią jednocześnie zobowiązania do wyrażenia takiej zgody. 5.Za siłę wyższą, o której mowa w ust. 3 lit. a, która uwalnia strony od wypełnienia zobowiązania niniejszej umowy na czas jej trwania, uznaje się nieprzewidziane wydarzenia, które występują niezależnie od stron i po zawarciu niniejszej umowy, a którym strona nie będzie mogła zapobiec przy zastosowaniu należytej staranności, udaremniające całkowicie lub częściowo wypełnienie zobowiązań umowy, jak np. pożar, powódź, trzęsienie ziemi, strajk, wojna, mobilizacja, działania wojenne, embargo lub zarządzenie władz. Nie uznaje się za siłę wyższą braku siły roboczej, materiałów, surowców, chyba że jest to spowodowane siłą wyższą.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.pot.gov.pl
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Polska Organizacja Turystyczna ul. Chałubińskiego 8 00 - 613 Warszawa.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 17.12.2010 godzina 12:00, miejsce: Polska Organizacja Turystyczna ul. Chałubińskiego 8 00 - 613 Warszawa. XIX piętro sekretariat.

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej: Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka na lata 2007 - 2013.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: nie