Ogłoszenie nr 510217629-N-2020 z dnia 03-11-2020 r.

Sieć Badawcza Łukasiewicz - Instytut Ceramiki i Materiałów Budowlanych: Zakup i wdrożenie oprogramowania do elektronicznego obiegu dokumentów

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:

obowiązkowe

Ogłoszenie dotyczy:

zamówienia publicznego

Zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

nie

Zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:

tak
Numer ogłoszenia: 550198842-N-2020

Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych:

nie

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:

Sieć Badawcza Łukasiewicz - Instytut Ceramiki i Materiałów Budowlanych, Krajowy numer identyfikacyjny 387163340, ul. Postępu 9, 02-676 Warszawa, woj. mazowieckie, państwo Polska, tel. +48 22 843 74 21, +48 601 44 26 18, e-mail a.szopa@icimb.pl, irmina.pizon@icimb.lukasiewicz.gov.pl, faks -.
Adres strony internetowej (url): www.icimb.pl

I.2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:

Podmiot prawa publicznego

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:

Zakup i wdrożenie oprogramowania do elektronicznego obiegu dokumentów

Numer referencyjny(jeżeli dotyczy):

ZP/10/2020

II.2) Rodzaj zamówienia:

Usługi

II.3) Krótki opis przedmiotu zamówienia (wielkość, zakres, rodzaj i ilość dostaw, usług lub robót budowlanych lub określenie zapotrzebowania i wymagań ) a w przypadku partnerstwa innowacyjnego - określenie zapotrzebowania na innowacyjny produkt, usługę lub roboty budowlane:

Przedmiot zamówienia publicznego obejmuje zakup i wdrożenie oprogramowania obejmującego dwa obszary funkcjonalne: 1.Zarządzanie projektami Oprogramowanie powinno posiadać funkcjonalności umożliwiające kadrze zarządzającej oraz kierownikom projektów uzyskiwanie raportów służących porównaniu budżetu projektu z jego wykonaniem, rozliczanie projektów oraz przygotowywanie dokumentów rozliczeniowych dla instytucji finansujących. Celem wdrożenia oprogramowania jest : o bieżąca analiza budżetów realizowanych projektów badawczych o możliwość kontrolowania przez kadrę zarządzającą wyników finansowych poszczególnych obszarów działalności Instytutu (naukowa, gospodarcza, koszty administracyjne itp.) o tworzenie jednostkowych i zbiorczych raportów i zestawień w zakresie poszczególnych rodzajów działalności o tworzenie własnych raportów na podstawie informacji zgromadzonych w bazie danych o możliwość generowania przez Dział Księgowy oraz Kadrowy sprawozdań dla podmiotów zewnętrznych i ministerstw Jednocześnie system powinien umożliwić bieżącą informację dla Działu Zamówień Publicznych na temat możliwości przekroczenia budżetu w danym dziale zakupowym. Wdrożenie modułu powinno umożliwić uzyskanie raportów porównujących budżet projek-tu / zadania/zlecenia z jego wykonaniem oraz na rozliczanie tych projektów tj. składanie dokumentów do instytucji finansującej projekt. 2.Elektroniczny obieg dokumentów, takich jak m.in.: o Wniosek o zapotrzebowanie zakupu o Faktura zakupu o Wniosek o delegację o Zaliczka na delegację o Wniosek o rozliczenie delegacji o Elektroniczna karta czasu pracy Celem wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów jest usystematyzowanie i częściowe zautomatyzowanie procesów związanych z zakupami, zapotrzebowaniem, obiegiem faktury zakupowej, rozliczeniem delegacji. W wyniku wdrożenia systemu pracownicy powinni mieć możliwość składania zamówień i przypisywania ich do struktury informacyjnej instytutu tj. wg struktury organizacyjnej, projektu, rodzaju kosztu, źródła finansowania. Powyższe moduły muszą być zintegrowane z obecnym systemem ERP w celu powiązania danych finansowo-księgowych i kadrowych. Dostęp do modułów powinien być zrobiony poprzez aplikację webową przez którą wybrany pracownik z wymaganymi uprawnieniami będzie mógł się logować. 3. Zakup i wdrożenie oprogramowania obejmuje również szkolenie użytkowników w zakresie nowo wprowadzonych funkcjonalności.

II.4) Informacja o częściach zamówienia:
Zamówienie było podzielone na części:

nie

II.5) Główny Kod CPV: 72.00.00.00 - Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

Zamówienie z wolnej ręki

III.2) Ogłoszenie dotyczy zakończenia dynamicznego systemu zakupów

nie

III.3) Informacje dodatkowe:

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 21/10/2020 IV.2) Całkowita wartość zamówienia Wartość bez VAT 129436.00 Waluta PLN IV.3) INFORMACJE O OFERTACH Liczba otrzymanych ofert: 1 w tym: liczba otrzymanych ofert od małych i średnich przedsiębiorstw: 0 liczba otrzymanych ofert od wykonawców z innych państw członkowskich Unii Europejskiej: 0 liczba otrzymanych ofert od wykonawców z państw niebędących członkami Unii Europejskiej: 0 liczba ofert otrzymanych drogą elektroniczną: 0 IV.4) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0 IV.5) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA Zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie: nie Nazwa wykonawcy: Asseco Business Solutions S.A. Email wykonawcy: doradca@macrologic.pl Adres pocztowy: ul. Branickiego 13 Kod pocztowy: 02-972 Miejscowość: Warszawa Kraj/woj.: Polska Wykonawca jest małym/średnim przedsiębiorcą: nie Wykonawca pochodzi z innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej: nie Wykonawca pochodzi z innego państwa nie będącego członkiem Unii Europejskiej: nie IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY/ WARTOŚCI ZAWARTEJ UMOWY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ/KOSZTEM Cena wybranej oferty/wartość umowy 159206.00 Oferta z najniższą ceną/kosztem 159206.00 Oferta z najwyższą ceną/kosztem 159206.00 Waluta: PLN IV.7) Informacje na temat podwykonawstwa Wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcy/podwykonawcom nie Wartość lub procentowa część zamówienia, jaka zostanie powierzona podwykonawcy lub podwykonawcom: IV.8) Informacje dodatkowe:

IV.9) UZASADNIENIE UDZIELENIA ZAMÓWIENIA W TRYBIE NEGOCJACJI BEZ OGŁOSZENIA, ZAMÓWIENIA Z WOLNEJ RĘKI ALBO ZAPYTANIA O CENĘ

IV.9.1) Podstawa prawna

Postępowanie prowadzone jest w trybie wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt. 1.1a ustawy Pzp.

IV.9.2) Uzasadnienie wyboru trybu

Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.
Uzasadnienie prawne: Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na zakup i wdrożenie oprogramowania do obsługi zarządzania projektami i elektronicznego obiegu dokumentów jest prowadzone w trybie zamówienia z wolnej ręki ze względu na związane z nim aspekty techniczne i technologiczne o obiektywnym charakterze (art. 67 ust. 1 pkt 1a). Uzasadnienie faktyczne: Użytkowane we wszystkich Oddziałach Łukasiewicz - Instytut Ceramiki i Materiałów Budowlanych oprogramowanie Macrologic ERP Xpertis zostało opracowane przez firmę Asseco Business Solutions S.A., która jest właścicielem praw autorskich do tego programu. Oprogramowanie to, jako system ERP w Instytucie, składa się obecnie z czterech modułów: finansowo-księgowego, kadrowego, logistycznego i magazynowego. Wszystkie cztery moduły są powiązane ze sobą i wykorzystywane do codziennego funkcjonowania Instytutu. W związku z wprowadzeniem w najbliższym czasie zmian organizacyjnych w Instytucie, istnieje potrzeba wdrożenia oprogramowania służącego do zarządzania projektami, a także obsługującego elektroniczny obieg dokumentów EOD na obszarze całego Instytutu. Moduły te po wdrożeniu do systemu, usprawnią pracę związaną z procedurą zakupową, rozliczeniem godzin, obiegiem faktur, kontrolingiem wydatków i szeroko pojętym zarządzaniem projektami. Po przeprowadzeniu analizy podjęto decyzję o rozbudowie obecnego systemu wykorzystując do tego moduły oferowane przez aktualnego dostawcę systemu ERP. Zakup oprogramowania innego rodzaju niż dotychczas użytkowane powoduje konieczność poniesienia dodatkowych kosztów związanych m.in. z : o stworzeniem bezpiecznego łącznika pomiędzy aplikacjami (obecnego ERP i planowanego EOD) umożliwiającego wymianę i kompatybilność danych pomiędzy dwoma bazami danych. o zaangażowanie m.in. dwóch firm, obecnego dostawcy plus firmy wdrażającej aplikację do obiegu dokumentów i zarządzania projektami a także opłatę za udostępnienie danych dotyczących oprogramowania Macrologic ERP przez firmę Asseco innemu dostawcy oprogramowania o utrzymaniem dwóch niezależnych systemów i opłat licencyjnych o zwiększeniem kosztów szkoleń pracowników W przypadku posiadania dwóch systemów, które są zintegrowane ze sobą istnieje podejrzenie, że każda poważniejsza aktualizacja danego systemu będzie wymuszała dostosowanie drugiej aplikacji do zmian, co oznacza, że w przypadku utrzymania dwóch systemów zwiększą się koszty nie tylko licencyjne ale także związane z aktualizacjami i dostosowaniem do wymogów prawa. Posiadanie dwóch systemów wymusza również inwestycję w dodatkowy sprzęt lub upgrade obecnego. W przypadku wyboru obecnego dostawcy nie ma takich potrzeb. W związku z powyższym firma Asseco Business Solutions oferuje rozbudowę funkcjonującego w Instytucie systemu o dodatkowe moduły związane z obszarami będącymi przedmiotem zamówienia, tj. z zarządzaniem projektami oraz elektronicznym obiegiem dokumentów. Proponowane moduły stanowią rozszerzenie użytkowanego programu Macrologic ERP Xpertis, dzięki czemu dane będą wprowadzane jednokrotnie bez konieczności przekazywania ich między różnymi systemami informatycznymi. Podjęcie decyzji o zakupie dodatkowych modułów jest uzasadnione zarówno ze względów ekonomicznych, jak i organizacyjnych. Zapewnia bowiem dużą oszczędność czasu przeznaczonego na wdrożenie nowego oprogramowania i zapoznanie się z jego funkcjonalnościami.