Ogłoszenie nr 550198842-N-2020 z dnia 12-10-2020 r.

Warszawa: Zakup i wdrożenie oprogramowania do elektronicznego obiegu dokumentów OGŁOSZENIE O ZAMIARZE ZAWARCIA UMOWY -

Zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

nie

Postępowanie przeprowadza centralny zamawiający

nie

Postępowanie przeprowadza podmiot, któremu zamawiający powierzył/powierzyli przeprowadzenie postępowania

nie

Postępowanie jest przeprowadzane wspólnie przez zamawiających

nie

Postępowanie jest przeprowadzane wspólnie z zamawiającymi z innych państw członkowskich Unii Europejskiej

nie

Informacje dodatkowe:

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Sieć Badawcza Łukasiewicz - Instytut Ceramiki i Materiałów Budowlanych, Krajowy numer identyfikacyjny 000056377, ul. Postępu 9, 02-676 Warszawa, woj. mazowieckie, państwo Polska, tel. 22/ 84374 21, e-mail a.szopa@icimb.pl, faks .
Adres strony internetowej (url): www.icimb.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:

Podmiot prawa publicznego

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Zakup i wdrożenie oprogramowania do elektronicznego obiegu dokumentów
Numer referencyjny ZP/10/2019

Przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia nie przeprowadzono dialogu technicznego

II.2) Rodzaj zamówienia

Usługi

II.3) Informacja o możliwości składania ofert częściowych:
Zamówienie podzielone jest na części:

Nie

II.4) Krótki opis przedmiotu zamówienia (wielkość, zakres, rodzaj i ilość dostaw, usług lub robót budowlanych lub określenie zapotrzebowania i wymagań):
Określenie wielkości lub zakresu zamówienia: Przedmiot zamówienia publicznego obejmuje zakup i wdrożenie oprogramowania obejmującego dwa obszary funkcjonalne: I. Zarządzanie projektami Oprogramowanie powinno posiadać funkcjonalności umożliwiające kadrze zarządzającej oraz kierownikom projektów uzyskiwanie raportów służących porównaniu budżetu projektu z jego wykonaniem, rozliczanie projektów oraz przygotowywanie dokumentów rozliczeniowych dla instytucji finansujących. Celem wdrożenia oprogramowania jest : o bieżąca analiza budżetów realizowanych projektów badawczych o możliwość kontrolowania przez kadrę zarządzającą wyników finansowych poszczególnych obszarów działalności Instytutu (naukowa, gospodarcza, koszty administracyjne itp.) o tworzenie jednostkowych i zbiorczych raportów i zestawień w zakresie poszczególnych rodzajów działalności o tworzenie własnych raportów na podstawie informacji zgromadzonych w bazie danych o możliwość generowania przez Dział Księgowy oraz Kadrowy sprawozdań dla podmiotów zewnętrznych i ministerstw Jednocześnie system powinien umożliwić bieżącą informację dla Działu Zamówień Publicznych na temat możliwości przekroczenia budżetu w danym dziale zakupowym. Wdrożenie modułu powinno umożliwić uzyskanie raportów porównujących budżet projek-tu / zadania/zlecenia z jego wykonaniem oraz na rozliczanie tych projektów tj. składanie dokumentów do instytucji finansującej projekt. 2. Elektroniczny obieg dokumentów, takich jak m.in.: o Wniosek o zapotrzebowanie zakupu o Faktura zakupu o Wniosek o delegację o Zaliczka na delegację o Wniosek o rozliczenie delegacji o Elektroniczna karta czasu pracy Celem wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów jest usystematyzowanie i częściowe zautomatyzowanie procesów związanych z zakupami, zapotrzebowaniem, obiegiem faktury zakupowej, rozliczeniem delegacji. W wyniku wdrożenia systemu pracownicy powinni mieć możliwość składania zamówień i przypisywania ich do struktury informacyjnej instytutu tj. wg struktury organizacyjnej, projektu, rodzaju kosztu, źródła finansowania. Powyższe moduły muszą być zintegrowane z obecnym systemem ERP w celu powiązania danych finansowo-księgowych i kadrowych. Dostęp do modułów powinien być zrobiony poprzez aplikację webową przez którą wybrany pracownik z wymaganymi uprawnieniami będzie mógł się logować. 3. Zakup i wdrożenie oprogramowania obejmuje również szkolenie użytkowników w zakresie nowo wprowadzonych funkcjonalności.

II.5) Główny Kod CPV: 72.00.00.00 - Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia

II.6) Całkowita wartość zamówienia (jeżeli zamawiający podaje informacje o wartości zamówienia):
Wartość bez VAT: 133100
Waluta:
PLN

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) Tryb udzielenia zamówienia:

Zamówienie z wolnej ręki

III.2) Podstawa prawna
Postępowanie wszczęte zostało na podstawie 67 ust. 1 pkt. 1.1a ustawy Pzp.
III.3 Uzasadnienia wyboru trybu
Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami:
Uzasadnienie prawne: Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na zakup i wdrożenie oprogramowania do obsługi zarządzania projektami i elektronicznego obiegu dokumentów jest prowadzone w trybie zamówienia z wolnej ręki ze względu na związane z nim aspekty techniczne i technologiczne o obiektywnym charakterze (art. 67 ust. 1 pkt 1a). Uzasadnienie faktyczne: Użytkowane we wszystkich Oddziałach Łukasiewicz - Instytut Ceramiki i Materiałów Budowlanych oprogramowanie Macrologic ERP Xpertis zostało opracowane przez firmę Asseco Business Solutions S.A., która jest właścicielem praw autorskich do tego programu. Oprogramowanie to, jako system ERP w Instytucie, składa się obecnie z czterech modułów: finansowo-księgowego, kadrowego, logistycznego i magazynowego. Wszystkie cztery moduły są powiązane ze sobą i wykorzystywane do codziennego funkcjonowania Instytutu. W związku z wprowadzeniem w najbliższym czasie zmian organizacyjnych w Instytucie, istnieje potrzeba wdrożenia oprogramowania służącego do zarządzania projektami, a także obsługującego elektroniczny obieg dokumentów EOD na obszarze całego Instytutu. Moduły te po wdrożeniu do systemu, usprawnią pracę związaną z procedurą zakupową, rozliczeniem godzin, obiegiem faktur, kontrolingiem wydatków i szeroko pojętym zarządzaniem projektami. Po przeprowadzeniu analizy podjęto decyzję o rozbudowie obecnego systemu wykorzystując do tego moduły oferowane przez aktualnego dostawcę systemu ERP. Zakup oprogramowania innego rodzaju niż dotychczas użytkowane powoduje konieczność poniesienia dodatkowych kosztów związanych m.in. z : o stworzeniem bezpiecznego łącznika pomiędzy aplikacjami (obecnego ERP i planowanego EOD) umożliwiającego wymianę i kompatybilność danych pomiędzy dwoma bazami danych. o zaangażowanie m.in. dwóch firm, obecnego dostawcy plus firmy wdrażającej aplikację do obiegu dokumentów i zarządzania projektami a także opłatę za udostępnienie danych dotyczących oprogramowania Macrologic ERP przez firmę Asseco innemu dostawcy oprogramowania o utrzymaniem dwóch niezależnych systemów i opłat licencyjnych o zwiększeniem kosztów szkoleń pracowników W przypadku posiadania dwóch systemów które są zintegrowane ze sobą istnieje podejrzenie, że każda poważniejsza aktualizacja danego systemu będzie wymuszała dostosowanie drugiej aplikacji do zmian, co oznacza, że w przypadku utrzymania dwóch systemów zwiększą się koszty nie tylko licencyjne ale także związane z aktualizacjami i dostosowaniem do wymogów prawa. Posiadanie dwóch systemów wymusza również inwestycję w dodatkowy sprzęt lub upgrade obecnego. W przypadku wyboru obecnego dostawcy nie ma takich potrzeb. W związku z powyższym firma Asseco Business Solutions oferuje rozbudowę funkcjonującego w Instytucie systemu o dodatkowe moduły związane z obszarami będącymi przedmiotem zamówienia, tj. z zarządzaniem projektami oraz elektronicznym obiegiem dokumentów. Proponowane moduły stanowią rozszerzenie użytkowanego programu Macrologic ERP Xpertis, dzięki czemu dane będą wprowadzane jednokrotnie bez konieczności przekazywania ich między różnymi systemami informatycznymi. Podjęcie decyzji o zakupie dodatkowych modułów jest uzasadnione zarówno ze względów ekonomicznych, jak i organizacyjnych. Zapewnia bowiem dużą oszczędność czasu przeznaczonego na wdrożenie nowego oprogramowania i zapoznanie się z jego funkcjonalnościami.

SEKCJA IV: ZAMIAR UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

NAZWA I ADRES WYKONAWCY KTÓREMU ZAMAWIAJĄCY ZAMIERZA UDZIELIĆ ZAMÓWIENIA:

Asseco Business Solutions S.A. , doradca@macrologic.pl, ul. Branickiego 13, 02-972, Warszawa, kraj/woj. Polska

NAZWA I ADRES WYKONAWCY KTÓREMU ZAMAWIAJĄCY ZAMIERZA UDZIELIĆ ZAMÓWIENIA: