Warszawa: Zakup usług polegających na zapewnieniu organizacji konferencji pt.: Rolnictwo, gospodarka żywnościowa, obszary wiejskie - 10 lat w Unii Europejskiej.
Numer ogłoszenia: 64633 - 2014; data zamieszczenia: 26.03.2014
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Fundacja Programów Pomocy dla Rolnictwa FAPA , ul. Wspólna 30, 00-930 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 22 623 19 23, faks 22 623 19 09.

• Adres strony internetowej zamawiającego: www.fapa.com.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Inny: Fundacja.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Zakup usług polegających na zapewnieniu organizacji konferencji pt.: Rolnictwo, gospodarka żywnościowa, obszary wiejskie - 10 lat w Unii Europejskiej..

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest zakup usług polegających na zapewnieniu organizacji konferencji pt.: Rolnictwo, gospodarka żywnościowa, obszary wiejskie - 10 lat w Unii Europejskiej. W celu realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zapewni: 1. Organizację i obsługę techniczną konferencji pt.: Rolnictwo, gospodarka żywnościowa i obszary wiejskie. 10 lat w Unii Europejskiej w dniu 11 kwietnia 2014 r. w granicach administracyjnych miasta Warszawa, zgodnie ze szczegółowym programem konferencji, dla 200 uczestników. Zadanie obejmuje w szczególności: a) Powołanie sekretariatu konferencji odpowiedzialnego za: Obsługę organizacyjno-techniczną konferencji, Sporządzenie list obecności oraz przygotowanie streszczeń artykułów, które będą prezentowane podczas konferencji, Wydawanie identyfikatorów, szczegółowego programu konferencji oraz streszczeń prezentowanych artykułów podczas konferencji, Udzielanie informacji ustnych i pisemnych w przedmiocie konferencji. Do obsługi sekretariatu konferencji Wykonawca zapewni przynajmniej jeden numer telefonu stacjonarnego lub komórkowego oraz minimum jeden adres e-mailowy. Przedstawiciele sekretariatu konferencji będą ściśle współpracować z Zamawiającym i na bieżąco dostarczać wszelkich informacji o realizacji przedmiotu zamówienia. b) Zapewnienie 6 sal konferencyjnych w granicach administracyjnych miasta Warszawa w dniu 11 kwietnia 2014 r., przy czym odległość pomiędzy salami nie będzie przekraczała 1 km,w tym: - sali konferencyjnej wraz z jej obsługą organizacyjno-techniczną w godzinach 8:00-20:00, według szczegółowego programu konferencji stanowiącego załącznik nr 7 do SIWZ, zgodnie z poniższymi wymaganiami: Wyposażoną w co najmniej 200 miejsc siedzących; Wyposażoną w sprzęt multimedialny (laptop, rzutnik multimedialny, ekran), sprzęt nagłaśniający, flipchart, dostęp do Internetu; Umożliwiającą zorganizowanie poza miejscem obrad obiadu, przerw kawowych i poczęstunku; Umożliwiającą wydzielenie miejsca na rejestrację uczestników w dniu konferencji; Z zapewnionym wyodrębnionym miejscem na pozostawienie odzieży wierzchniej dla co najmniej 200 osób; Wśród obsługi organizacyjno-technicznej będą: - co najmniej 2 osoby do obsługi rejestracji uczestników w dniu konferencji, - co najmniej 4 kelnerów do podania obiadu, przygotowania poczęstunku i serwisu kawowego i jego uzupełniania w przypadku braku któregoś z napojów, dodatków lub ciastek, - co najmniej 2 osoby obsługujące szatnię, - co najmniej 2 pracowników zapewniających obsługę sprzętu multimedialnego i audiowizualnego. - 5 sal konferencyjnych w godzinach 14:00-17:00 na sesje równoległe, według szczegółowego programu konferencji stanowiącego załącznik nr 7 do SIWZ, wyposażonych w co najmniej 50 miejsc siedzących i sprzęt multimedialny (laptop, rzutnik multimedialny, ekran) każda. Na każdej z 5 sal będzie co najmniej 1 pracownik zapewniający obsługę sprzętu multimedialnego. UWAGA: Wykonawca zobowiązany jest do podania w treści oferty adresów sal konferencyjnych. Na czas konferencji sale muszą zostać oznakowane w sposób widoczny logotypami i sloganami wskazanymi w załączniku nr 8 do SIWZ, zgodnie z Księgą Wizualizacji Znaku PROW dostępną na stronie www.minrol.gov.pl. c) Zapewnienie wyżywienia w postaci obiadu dwudaniowego zasiadanego, serwisu kawowego przez cały czas trwania konferencji i przekąsek na zakończenie konferencji w godzinach przewidzianych w szczegółowym programie konferencji stanowiącym załącznik nr 7 do SIWZ, dla 200 uczestników konferencji, w tym: obiad składający się z: zupy (250 ml/osobę) - co najmniej 2 rodzaje do wyboru, podawane wraz z pieczywem serwowana z tacy; oraz drugie danie w postaci: mięsa/ ryby (150 g/osobę) - co najmniej 3 rodzaje do wyboru, serwowane na półmiskach, ziemniaków/ziemniaków pieczonych/kaszy/ryżu (150 g/osobę) - co najmniej 2 rodzaje do wyboru, serwowane na półmiskach, surówek (150 g/osobę) - co najmniej 2 rodzaje do wyboru, serwowane na półmiskach, deser (100 g/osobę) - co najmniej 2 rodzaje do wyboru, serwowane z tacy. serwis kawowy składający się z: herbaty gatunkowej - bez ograniczeń kawy - bez ograniczeń, soków owocowych - co najmniej 3 smaki, minimum 330 ml osobę w ciągu całego dnia, wody mineralnej niegazowanej i gazowanej (po połowie) - minimum 330 ml osobę w ciągu całego dnia, cukru w cukierniczkach i/lub saszetkach - bez limitu śmietanki do kawy, cytryny do herbaty - bez limitu ciasek typu: mini drożdżówki, mini rogaliki etc - co najmniej 3 rodzaje, minimum 1 sztuka każdego rodzaju na osobę Serwis kawowy będzie dostępny dla uczestników przez cały czas trwania konferencji. poczęstunek (zimny bufet) składający się z: tartaletek z różnymi dodatkami - co najmniej 50 g os. dań zimnych mięsnych bądź rybnych - co najmniej 100 g os sałatek - co najmniej 4 rodzaje do wyboru, w ilości 100 g os deski serów - co najmniej 50 g os. Wykonawca zapewni poczęstunek na zakończenie konferencji. Zamawiający zastrzega, iż podane w szczegółowym programie konferencji stanowiącym załącznik nr 7 do SIWZ godziny mogą ulec zmianie wraz z modyfikacją planu konferencji. d) Przygotowanie i zapewnienie identyfikatorów imiennych, w plastikowym etui, na smyczy lub z mechanizmem umożliwiającym przypięcie dla 200 uczestników konferencji, przeznaczonych do dystrybucji podczas rejestracji uczestników. Identyfikatory muszą zawierać logotypy i slogany wskazane w załączniku nr 8 do SIWZ, zgodnie z Księgą Wizualizacji Znaku PROW dostępną na stronie www.minrol.gov.pl. e) Wydrukowanie 200 egzemplarzy szczegółowego programu konferencji, stanowiącego załącznik nr 7 do SIWZ i streszczeń prezentowanych artykułów podczas konferencji dla wszystkich uczestników konferencji, przeznaczonych do dystrybucji podczas rejestracji uczestników. Szczegółowy program konferencji i streszczenia prezentowanych artykułów muszą zawierać logotypy i slogany wskazane w załączniku nr 8 do SIWZ, zgodnie z Księgą Wizualizacji Znaku PROW dostępną na stronie www.minrol.gov.pl. 2. Opracowanie i druk publikacji pokonferencyjnej składającej się z artykułów nadsyłanych na konferencję. W ramach zadania Wykonawca zapewni: a) Przygotowanie i przeprowadzanie naboru artykułów nadsyłanych na konferencję. b) Zapewnienie uczestnikom konferencji możliwości publikacji artykułów naukowych w publikacji pokonferencyjnej. c) Selekcję i recenzję artykułów nadsyłanych na konferencję przez co najmniej 12 recenzentów z co najmniej trzech jednostek naukowych, posiadających w swoim dorobku co najmniej 3 recenzje wykonane w co najmniej 2 czasopismach naukowych w okresie ostatnich 3 lat. Każdy artykuł zostanie zrecenzowany przez dwóch recenzentów, anonimowo. Na podstawie recenzji artykuły będą przyjmowane do publikacji lub odrzucane. Artykuły użyte w publikacji muszą uzyskać dwie pozytywne recenzje. d) Korektę, skład i łamanie publikacji. e) Druk publikacji w nakładzie 250 egzemplarzy zgodnie z poniższymi wymaganiami: - Okładka: karton o gramaturze minimum 280 g, nadruk jednostronny pełen kolor 4+0, folia błyszcząca, - Papier środek: offset III klasy, o gramaturze minimum 80 g, - Zadruk: środek 1+1 dwustronny, w tym maksymalnie 10 stron w zadruku środek 4+4 dwustronny, - Rodzaj oprawy: klejona, - Liczba stron: minimum 120, - Format: B5. f) Dystrybucję publikacji zgodnie z listą dystrybucyjną stanowiącą załącznik nr 9 do SIWZ. Teksty użyte w publikacji muszą być tekstami autorskimi, nie mogą pochodzić z innych publikacji. Zamawiający wymaga przeniesienia autorskich praw majątkowych do ww. publikacji na siebie jak również na Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi; Publikacja musi być opatrzona logotypami i sloganami wskazanymi w załączniku nr 8 do SIWZ, zgodnie z Księgą Wizualizacji Znaku PROW dostępną na stronie www.minrol.gov.pl. Publikacja zostanie rozdystrybuowana do dnia 30 czerwca 2014 r. Pozostałe warunki dotyczące realizacji przedmiotu zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący załącznik nr 10 do SIWZ..

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.95.00.00 - Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów 55.30.00.00 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 79.97.00.00 - Usługi publikacji 79.80.00.00 - Usługi drukowania i powiązane .

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Zakończenie: 30.06.2014.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium: Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Oświadczenie

• III.3.2) Wiedza i doświadczenie

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający uzna warunek ten za spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy niż 3 lata - w tym okresie, należycie wykonał lub wykonuje, co najmniej 2 (dwie) usługi, o wartości co najmniej 25.000,00 zł brutto każda (słownie: dwadzieścia pięć tysięcy złotych 0/100), z których każda polegała na realizacji konferencji. Wykonanie jednej usługi jest równoznaczne z wykonaniem jednej umowy (jednego zamówienia na rzecz jednego Zamawiającego)

• III.3.3) Potencjał techniczny

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Oświadczenie

• III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Oświadczenie

• III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Oświadczenie

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

• wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie;

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na zasoby innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla wykonawcy, określonym w pkt III.4.2.

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: najniższa cena.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.fapa.com.pl
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Fundacja Programów Pomocy dla Rolnictwa FAPA ul. Wspólna 30 00-930 Warszawa.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 03.04.2014 godzina 10:00, miejsce: Fundacja Programów Pomocy dla Rolnictwa FAPA ul. Wspólna 30 00-930 Warszawa sekretariat - pok. 253.

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej: Schemat III Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013..

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: tak