Wąbrzeźno: Wdrożenie i rozwój systemu zarządzania jakością ISO 9001 w 3 JST - II postępowanie.
Numer ogłoszenia: 7547 - 2012; data zamieszczenia: 09.01.2012
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 412492 - 2011r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Gmina Miejska Wąbrzeźno, ul. Wolności 18, 87-200 Wąbrzeźno, woj. kujawsko-pomorskie, tel. 56 6884500, faks 56 688 27 48.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Wdrożenie i rozwój systemu zarządzania jakością ISO 9001 w 3 JST - II postępowanie..

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: Zamówienie obejmuje usługę wdrożenia metody ISO 9001:2008 w trzech jednostkach administracji publicznej - Urzędzie Miejskim Wąbrzeźno, Urzędzie Gminy Książki i Urzędzie Gminy Płużnica. Zakres prac W ramach usługi Wykonawca zapewni Zamawiającemu: 1)Identyfikacja systemu jakości i wstępne projektowanie - przegląd wstępny urzędów, identyfikację i definiowanie procesów, zdefiniowanie powiązań międzyprocesowych - w terminie do 31.01.2012 2)Szkolenia dla pracowników i kierownictwa (7 - grup, min. 16 godzin dla jednej grupy, łącznie min. 112 godzin) oraz szkolenie Pełnomocników Systemu (1 grupa, łącznie 24 godziny): z zakresu podstaw, budowy, dokumentowania, nadzoru i doskonalenia Systemu Zarządzania Jakością w terminie do 29.02.2012 3)Przeprojektowanie procesów i opracowanie dokumentacji systemu zarządzania jakością zgodnego z ISO 9001 tj. struktury organizacyjnej, Polityki Jakości i celów jakości w terminie do 31.05.2012 4)Opracowanie dokumentacji systemowej (Księga Jakości wraz z niezbędnymi procedurami postępowania oraz formularzami - załącznikami) w terminie do 31.05.2012 5)Merytoryczny nadzór na wdrożeniem nowych regulacji - szkolenia dla auditorów wewnętrznych (1 grupa, łącznie 24 godziny), konsultacje wspomagające wdrażanie systemu zarządzania - w terminie do 31.05.2012 6)Audit wewnętrzny weryfikujący system zarządzania, przeprowadzenie spotkań z kierownictwem urzędów, wsparcie przy zbieraniu danych z poszczególnych obszarów zarządzania, przygotowanie raportów z przeglądu - w terminie do 31.07.2012 7)Nadzór merytoryczny nad auditami wewnętrznymi - zakończone w terminie do 31.07.2012 8)Przegląd końcowy dokumentacji systemu - zakończone w terminie do 31.07.2012 9)Audit końcowy - potwierdzający zdolność systemu zarządzania jakością do spełnienia wymagań normy PN-EN ISO 9001:2008 - zakończony w terminie do 31.07.2012 10)Kwestionariusze ankietowe badające stopień osiągnięcia rezultatów miękkich założonych w projekcie (rezultat miękki: wzrost wiedzy, umiejętności i postaw pracowników w zakresie możliwości wykorzystania systemu zarządzania jakością ISO w doskonaleniu urzędu) oraz przeprowadzenie badania wśród auditorów i pełnomocników - w terminie do 31.07.2012 11)Materiały informacyjne, szkoleniowe niezbędne do wdrożenia ISO 9001:2008 Okres realizacji zamówienia: Wykonawca jest zobowiązany do realizacji zamówienia w nieprzekraczalnym terminie do 31.07.2012 zgodnie z przedłożonym harmonogramem prac wdrożeniowych. Dokumentacja wdrożenia Konsultacje, szkolenia dokumentowane będą prowadzeniem kart pracy z podaniem: daty, liczby godzin, miejsca, osób uczestniczących, osoby udzielającej konsultacji/prowadzącej szkolenie, tematyki konsultacji/szkolenia potwierdzonych podpisem Zamawiającego. Stwierdzanie przyjęcia opracowanej wymaganej dokumentacji dokumentowane będzie sporządzaniem protokołów zdawczo-odbiorczych z podaniem: daty, formy przekazania, przedmiotu przekazania, Przekazującego, Odbierającego, potwierdzonych podpisem Wykonawcy i Zamawiającego. Opis usługi wdrożenia ISO Usługa wdrożenia systemu ISO 9001 w 3 urzędach zostanie przeprowadzona zgodnie z etapami: I. Identyfikacja systemu jakości i wstępne projektowanie 1.Ustalenie harmonogramu prac wdrożeniowych 2.Konsultacje przy identyfikacji i definiowaniu procesów 3.Zdefiniowanie powiązań międzyprocesowych 4.Przegląd wstępny wykonany przez kwalifikowanych konsultantów Termin wykonania: 31.01.2012 II.Szkolenia pracowników i pełnomocników 1.Szkolenia dla pracowników i kierownictwa (łączna ilość pracowników i kierowników do przeszkolenia to 97 osób z 3 JST. Szkolenia będą odbywały się w podziale na 7 - grup, min. 16 godzin dla jednej grupy, łącznie min. 112 godzin. Przewiduje się osobne szkolenia dla pracowników oraz kierowników. Zamawiający przewiduje osobne szkolenia dla poszczególnych JST) 2.Szkolenie Pełnomocników Systemu (łączna ilość pełnomocników do przeszkolenia to 3 pracowników - po 1 z każdego JST. Szkolenie będą odbywały się w 1 grupie, łącznie 24 godziny) Szkolenia prowadzone będą w dniach i godzinach pracy urzędu. Zamawiający zapewnia salę szkoleniową wraz z wyposażeniem. Zapewnienie cateringu podczas szkoleń leży po stronie Wykonawcy. Wykonawca na początku szkolenia przekaże każdemu uczestnikowi materiały szkoleniowe obejmujące treści szkolenia. Nie później niż 7 dni przed szkoleniem Wykonawca przekaże do zatwierdzenia Zamawiającemu harmonogram oraz program szkoleń i jeden egzemplarz materiałów szkoleniowych. Materiały szkoleniowe mają mieć postać papierową. Harmonogram, program szkoleń oraz materiały szkoleniowe, w tym prezentacje multimedialne, zostaną oznaczone zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz sugestiami Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji w każdym dniu szkolenia osób przeszkolonych w formie list obecności ze wskazaniem imienia i nazwiska uczestnika szkolenia, daty i miejsca szkolenia, imienia i nazwiska trenera prowadzącego szkolenie, potwierdzeniem odbioru materiałów szkoleniowych i podpisem uczestnika szkolenia. Termin wykonania: 29.02.2012 III. Przeprojektowanie procesów i opracowanie dokumentacji systemu zarządzania jakością 1.Opracowanie dokumentacji systemu zarządzania jakością zgodnego z ISO 9001, tj: struktury organizacyjnej (schemat organizacyjny uwzględniający odpowiedzialnych za nadzorowanie systemu jakości) Polityki Jakości oraz celów jakości Termin wykonania: 31.05.2012 IV. Opracowanie dokumentacji systemowej Księgi Jakości wraz z niezbędnymi procedurami postępowania oraz formularzami (załącznikami) Termin wykonania: do 31.05.2012 Merytoryczny nadzór na wdrożeniem nowych regulacji 1.Szkolenia dla auditorów wewnętrznych (łączna ilość auditorów do przeszkolenia to 6 pracowników - po 2 z każdego JST. Szkolenia będą odbywały się w 1 grupie, łącznie 24 godziny) 2.Konsultacje - bieżące wspomaganie wdrożenia systemu zarządzania Szkolenia prowadzone będą w dniach i godzinach pracy urzędu. Zamawiający zapewnia salę szkoleniową wraz z wyposażeniem. Zapewnienie cateringu podczas szkoleń leży po stronie Wykonawcy. Wykonawca na początku szkolenia przekaże każdemu uczestnikowi materiały szkoleniowe obejmujące treści szkolenia. Nie później niż 7 dni przed szkoleniem Wykonawca przekaże do zatwierdzenia Zamawiającemu harmonogram oraz program szkoleń i jeden egzemplarz materiałów szkoleniowych. Materiały szkoleniowe mają mieć postać papierową Harmonogram, program szkoleń oraz materiały szkoleniowe, w tym prezentacje multimedialne, zostaną oznaczone zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz sugestiami Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji w każdym dniu szkolenia osób przeszkolonych w formie list obecności ze wskazaniem imienia i nazwiska uczestnika szkolenia, daty i miejsca szkolenia, imienia i nazwiska trenera prowadzącego szkolenie, potwierdzeniem odbioru materiałów szkoleniowych i podpisem uczestnika szkolenia. Termin wykonania: 31.05.2012 VI.Weryfikacja systemu zarządzania jakością poprzez: 1.Audit wewnętrzny: określenie, czy system zarządzania jest skutecznie wdrożony i utrzymywany oraz czy jest zgodny z zaplanowanymi ustaleniami (normą ISO 9001, wewnętrznymi regulacjami urzędów) zdefiniowanie obszarów wymagających poprawy i doskonalenia określenie, czy urząd może zostać poddany auditowi zewnętrznemu przez niezależną jednostkę certyfikującą 2. Przegląd systemu zarządzania przeprowadzenie spotkań z kierownictwem urzędów wsparcie przy zbieraniu danych z poszczególnych obszarów zarządzania przygotowanie raportów z przeglądu Termin wykonania: 31.07.2012 VII.Nadzór merytoryczny nad auditami wewnętrznymi Termin wykonania: 31.07.2012 VIII.Przegląd końcowy dokumentacji systemu Termin wykonania: 31.07.2012 IX.Audit końcowy - potwierdzający zdolność systemu zarządzania jakością do spełnienia wymagań normy PN-EN ISO 9001:2008 Termin wykonania: 31.07.2012 X.Badanie stopnia osiągnięcia rezultatów miękkich W ramach tej usługi Wykonawca wykona prace: opracuje kwestionariusze ankietowe badające, czy u pracowników nastąpił wzrost wiedzy, umiejętności i postaw w zakresie możliwości wykorzystania systemu zarządzania jakością ISO w doskonaleniu urzędu. - przeprowadzi badania wśród auditorów i pełnomocników w 3 urzędach i przekaże Zamawiającemu wypełnione kwestionariusze. Podstawowym badanym parametrem będzie wzrost wiedzy, umiejętności i postaw u 80% pełnomocników i auditorów. Przy badaniu rezultatów miękkich wskazana jest fizyczna obecność przedstawiciela Wykonawcy. Nie później niż 7 dni przed badaniem Wykonawca przekaże do zatwierdzenia Zamawiającemu wzór opracowanych kwestionariuszy. Kwestionariusze zostaną oznaczone zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz sugestiami Zamawiającego. Termin wykonania: 31.07.2012..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 72.22.41.00 - Usługi w zakresie planowania wdrażania systemu 79.63.20.00 - Szkolenie pracowników .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: tak, projekt/program: Przygotowanie administracji samorządowej do skuteczniejszego działania w ramach realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet V Dobre rządzenie, Działanie 5.2. Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej..

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 05.01.2012.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 8.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Jerzy Halicki, ul. Kuźnicza 8/14, 60-241 Poznań, kraj/woj. wielkopolskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 55000,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 35903,70

• Oferta z najniższą ceną: 35903,70 / Oferta z najwyższą ceną: 104342,86

• Waluta: PLN.