Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Usługa organizacji misji edukacyjnej dla developerów gier z Polski polegającej na udziale w konferencji GDC 2024 (San Francisco, USA) oraz spotkaniu B2B pod nazwą Polish Day

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Centrum Rozwoju Przemysłów Kreatywnych

1.3.) Oddział zamawiającego: CRPK

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 522194230

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Mińska 65

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 03-828

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: dzp@crpk.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.crpk.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - państwowe i samorządowe instytucje kultury

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Rekreacja, kultura i religia

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Usługa organizacji misji edukacyjnej dla developerów gier z Polski polegającej na udziale w konferencji GDC 2024 (San Francisco, USA) oraz spotkaniu B2B pod nazwą Polish Day

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-f8f605cb-c473-11ee-bbfa-e29e26ebc6e1

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00094248

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-02-06

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2024/BZP 00032936/02/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.1 usługa organizacji misji edukacyjnej dla developerów gie z Polski polegającej na udziale w konferencji GDC 2024

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://portal.smartpzp.pl/crpk

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia odbywa się przy użyciu
środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem:
- poczty e-mail: dzp@crpk.pl
oraz
- platformy zakupowej pod adresem https://portal.smartpzp.pl/crpk zwanej dalej Platformą.

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Szczegółowe informacje dotyczące
przyjętego w postępowaniu sposobu komunikacji, znajdują się w rozdziale III podrozdziale 1 SWZ.

3.7.) Adres strony internetowej, pod którym są dostępne narzędzia, urządzenia lub formaty plików, które nie są ogólnie dostępne: https://portal.smartpzp.pl/crpk

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zamawiający oświadcza, że spełnia wymogi określone w rozporządzeniu Parlamentu
Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych
osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o
ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119 z 4 maja 2016 r.), dalej: RODO, tym samym dane osobowe podane przez wykonawcę będą
przetwarzane zgodnie z RODO oraz zgodnie z przepisami krajowymi. Szczegółowe informacje w tym zakresie zawiera SWZ.
3.16.)

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): j.w.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: TP.02.2024

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest organizacja misji edukacyjnej dla developerów gier z Polski do udziału w konferencji GDC 2024, która odbywa się w dniach 18-22 marca 2024 r. w San Francisco (USA) oraz spotkania b2b pod nazwą Polish Day w trakcie trwania konferencji.

W ramach zamówienia Wykonawca jest zobowiązany do:
1. zorganizowania misji edukacyjnej dla developerów gier z Polski w zakresie:
1) zapewnienia wejściówek na GDC dla 16 uczestników misji edukacyjnej;
2) zapewnienia mentoringu dla uczestników misji edukacyjnej na miejscu w San Francisco przez 4 osoby, z tego 2 posiadające minimum 3-letnie doświadczenie w branży gier wideo (produkcja gier lub organizacja wydarzeń o charakterze edukacyjnym dla producentów gier wideo), a 2 kolejne minimum 2-letnie doświadczenie w branży gier wideo (produkcja gier lub organizacja wydarzeń o charakterze edukacyjnym dla producentów gier wideo);
3) zapewnienia wejściówek na GDC dla 4 osób mentorów (obsługi merytorycznej);
4) zapewnienia hotelu dla uczestników misji edukacyjnej oraz dla obsługi merytorycznej misji zgodnie z wytycznymi zawartymi poniżej;
5) zapewnienia dostępu do platformy MeetToMatch (system spotkań biznesowych);
6) zapewnienia wejściówek na GDC dla 3 przedstawicieli CRPK.
2. zorganizowania spotkania b2b pod nazwą Polish Day dla minimum 400 uczestników, w zakresie:
1) skutecznego zaproszenia lokalnych mediów branżowych (minimum 60 przedstawicieli) przy wykorzystaniu lokalnej kalifornijskiej agencji PR posiadającej relacje i kontakty z najważniejszymi mediami branży gier w USA;
2) skutecznego zaproszenia (minimum 300 przedstawicieli) kluczowych dla polskich producentów i wydawców gier partnerów biznesowych z USA oraz innych regionów będących uczestnikami GDC;
3) zapewnienia cateringu (dania ciepłe i zimne, kuchnia polska) i obsługi kelnerskiej dla minimum 300 uczestników spotkania. Ostatecznego wyboru dań Zamawiający dokona po podpisywaniu umowy z Wykonawcą.
4) zapewnienia napojów takich jak: woda mineralna, napoje gazowane, soki, kawa, herbata o wartości nie przekraczającej kwoty 22 000 złotych. Ostatecznego wyboru napojów Zamawiający dokona po podpisywaniu umowy z Wykonawcą.
5) zapewnienie sprzątania i wywozu śmieci po wydarzeniu (butelki, zastawa jednorazowa i sztućce, etc.)
6) zapewnienia ubezpieczenia i ochrony wydarzenia
7) wynajmu mebli (minimum 15 stołów z obrusami) oraz sprzętu AV (minimum 2 telewizory, minimum 50 cali) na potrzeby spotkania b2b
8) zapewnienia 2 ścianek z logotypami Organizatorów spotkania, oznaczenie terenu (min. 3 potykacze kierujące), oraz dodatkowo drobny branding, dekoracja terenu i oświetlenie podnoszące atrakcyjność wizualną wydarzenia
9) zapewnienia obsługi fotograficznej i video wydarzenia

4.2.6.) Główny kod CPV: 55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

79950000-8 - Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2024-03-28

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: procentowo

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: termin zapłaty

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 5

Art. 109 ust. 1 pkt 6

Art. 109 ust. 1 pkt 8

Art. 109 ust. 1 pkt 9

Art. 109 ust. 1 pkt 10

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

sytuacji ekonomicznej lub finansowej:
Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia warunek w tym zakresie, jeżeli wykaże że:
1. w okresie ostatnich 2 lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) posiadał roczny przychód nie mniejszy niż 600 000 zł w każdym roku oraz
2. posiada opłaconą polisę, a w przypadku jej braku - inny dokument, potwierdzający, że jest on ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności, na kwotę co najmniej 1 000 000 zł;

zdolności technicznej lub zawodowej:
Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia warunek w tym zakresie, jeżeli wykaże że wykonał (a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje), w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie):
1. przynajmniej jedną usługę polegającą na organizacji wyjazdu dla twórców gier z Polski (grupy nie mniejszej niż 15 osób) do USA na konferencję sektorową branży producentów gier, której wartość brutto stanowiła kwotę nie mniejszą niż 120 000 zł oraz
2. zorganizował przynajmniej 2 spotkania biznesowe na konferencji podmiotów zajmujących się tworzeniem, promowaniem i sprzedażą gier komputerowych z dziennikarzami branżowymi studiami deweloperskimi, wydawcami, w tym co najmniej 1 w USA, a w każdym z tych wydarzeń wzięło udział minimum 400 osób.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: WRAZ Z OFERTĄ :
Wykonawca dołącza do oferty oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu w
zakresie wskazanym w rozdziale II podrozdziałach 7 i 8 SWZ. Oświadczenie to stanowi dowód potwierdzający brak podstaw
wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu, na dzień składania ofert, tymczasowo zastępujący wymagane
podmiotowe środki dowodowe, wskazane w rozdziale II podrozdziale 9 pkt 2 SWZ (wzór niniejszego Oświadczenia, stanowi Zał. nr 4
do SWZ).
DOKUMENTY SKŁADANE NA WEZWANIE:
w zakresie potwierdzenia braku podstaw wykluczenia:
oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, w
zakresie podstaw wykluczenia z postępowania, wskazanych przez Zamawiającego w zakresie:
- art. 108 ust. 1 ustawy Pzp;
- art. 109 ust. 1 pkt 4), 5), 6), 8), 9), 10) ustawy Pzp;
- art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących
ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2022 r., poz. 835).
Powyższe oświadczenie należy złożyć zgodnie z wzorem określonym w Zał. nr 7 do SWZ.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: DOKUMENTY SKŁADANE WRAZ Z OFERTĄ :
Wykonawca dołącza do oferty oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu w
zakresie wskazanym w rozdziale II podrozdziałach 7 i 8 SWZ. Oświadczenie to stanowi dowód potwierdzający brak podstaw
wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu, na dzień składania ofert, tymczasowo zastępujący wymagane
podmiotowe środki dowodowe, wskazane w rozdziale II podrozdziale 9 pkt 2 SWZ (wzór niniejszego Oświadczenia, stanowi Zał. nr 4
do SWZ).
DOKUMENTY SKŁADANE NA WEZWANIE:
w zakresie potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu:
wykaz usług, zgodnie z treścią warunku wskazanego w rozdziale II podrozdziale 7 pkt 4) SWZ - (Wzór niniejszego Wykazu stanowi
Załącznik nr 8 do SWZ) wraz z załączeniem dowodów określających, czy usługi te zostały wykonane lub są wykonywane należycie.
Dowodami są: referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi te zostały wykonane, a w
przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest
w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie Wykonawcy. W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal
wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie
ostatnich 3 miesięcy.

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

opisy dotyczące oferowanego przez Wykonawcę sposobu realizacji zakwaterowania dla uczestników przedmiotowego wyjazdu, wykonywania mentoringu, dokumenty umożliwiające potwierdzenie zgodności oferowanych usług z wymaganiami określonymi w OPZ.

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Tak

5.10.) Przedmiotowe środki dowodowe podlegające uzupełnieniu po złożeniu oferty:

opisy dotyczące oferowanego przez Wykonawcę sposobu realizacji zakwaterowania dla uczestników przedmiotowego wyjazdu, wykonywania mentoringu, dokumenty umożliwiające potwierdzenie zgodności oferowanych usług z wymaganiami określonymi w OPZ.

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

1. Z uwagi na fakt żądania w niniejszym postępowaniu wniesienia wadium - Zamawiający zaleca załączenie do oferty
dokumentu potwierdzającego wniesienie wadium w pieniądzu na rachunek bankowy zamawiającego.
2. Pozostałe dokumenty określono z SWZ

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Tak

6.4.1) Informacje dotyczące wadium:

Wykonawca przystępujący do postępowania jest zobowiązany, przed upływem terminu składania ofert, wnieść wadium w
kwocie: 3500,00 zł Zgodnie z Rozdziałem II podrozdziałem 10 SWZ

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

• Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, spośród których tylko jeden spełnia warunek dotyczący
uprawnień, są zobowiązani dołączyć do oferty oświadczenie, z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi
wykonają poszczególni wykonawcy.
• Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy
wykonają roboty budowlane lub usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W takiej sytuacji wykonawcy są
zobowiązani dołączyć do oferty oświadczenie, z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają
poszczególni wykonawcy.
(wzór Oświadczenia dot. lit b) stanowi Zał. nr 5 do SWZ).

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Zgodnie z Załącznikiem nr 2 do SWZ stanowiącym Projektowane Postanowienia Umowy

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2024-02-14 09:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://portal.smartpzp.pl/crpk/public/postepowanie?postepowanie=53427849

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2024-02-14 09:30

8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni

8.5.) Zamawiający przewiduje wybór najkorzystniejszej oferty z możliwością negocjacji: Tak

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

Ważne: Z uwagi na specyfikę Platformy, za pomocą której składane są oferty w niniejszym postępowaniu, Zamawiający
informuje, że tzw. „Oferta Podstawowa” generowana za jej pośrednictwem, nie stanowi oferty w rozumieniu niniejszej SWZ i
ustawy Pzp. Wykonawca jest zobligowany do złożenia oferty zgodnie z treścią Załącznika nr 3 do SWZ i w formie określonej
powyżej. „Oferta podstawowa” wygenerowana przez Platformę nie będzie podlegała ocenie Zamawiającego i będzie
traktowana wyłącznie jako element niezbędny do złożenia właściwej oferty na Platformie.