Ogłoszenie o wyniku postępowania
Usługi
Usługa organizacji misji edukacyjnej dla developerów gier z Polski polegającej na udziale w konferencji GDC 2024 (San Francisco, USA) oraz spotkaniu B2B pod nazwą Polish Day

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Centrum Rozwoju Przemysłów Kreatywnych

1.3.) Oddział zamawiającego: CRPK

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 522194230

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Mińska 65

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 03-828

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: dzp@crpk.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.crpk.pl

1.6.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania:

https://portal.smartpzp.pl/crpk

1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - państwowe i samorządowe instytucje kultury

1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Rekreacja, kultura i religia

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Usługa organizacji misji edukacyjnej dla developerów gier z Polski polegającej na udziale w konferencji GDC 2024 (San Francisco, USA) oraz spotkaniu B2B pod nazwą Polish Day

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-f8f605cb-c473-11ee-bbfa-e29e26ebc6e1

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00211711

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-02-20

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2024/BZP 00032936/02/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.1 usługa organizacji misji edukacyjnej dla developerów gie z Polski polegającej na udziale w konferencji GDC 2024

2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Tak

2.14.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00094248

SEKCJA III – TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA LUB ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ

3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Numer referencyjny: TP.02.2024

4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.4.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest organizacja misji edukacyjnej dla developerów gier z Polski do udziału w konferencji GDC 2024, która odbywa się w dniach 18-22 marca 2024 r. w San Francisco (USA) oraz spotkania b2b pod nazwą Polish Day w trakcie trwania konferencji.

W ramach zamówienia Wykonawca jest zobowiązany do:
1. zorganizowania misji edukacyjnej dla developerów gier z Polski w zakresie:
1) zapewnienia wejściówek na GDC dla 16 uczestników misji edukacyjnej;
2) zapewnienia mentoringu dla uczestników misji edukacyjnej na miejscu w San Francisco przez 4 osoby, z tego 2 posiadające minimum 3-letnie doświadczenie w branży gier wideo (produkcja gier lub organizacja wydarzeń o charakterze edukacyjnym dla producentów gier wideo), a 2 kolejne minimum 2-letnie doświadczenie w branży gier wideo (produkcja gier lub organizacja wydarzeń o charakterze edukacyjnym dla producentów gier wideo);
3) zapewnienia wejściówek na GDC dla 4 osób mentorów (obsługi merytorycznej);
4) zapewnienia hotelu dla uczestników misji edukacyjnej oraz dla obsługi merytorycznej misji zgodnie z wytycznymi zawartymi poniżej;
5) zapewnienia dostępu do platformy MeetToMatch (system spotkań biznesowych);
6) zapewnienia wejściówek na GDC dla 3 przedstawicieli CRPK.
2. zorganizowania spotkania b2b pod nazwą Polish Day dla minimum 400 uczestników, w zakresie:
1) skutecznego zaproszenia lokalnych mediów branżowych (minimum 60 przedstawicieli) przy wykorzystaniu lokalnej kalifornijskiej agencji PR posiadającej relacje i kontakty z najważniejszymi mediami branży gier w USA;
2) skutecznego zaproszenia (minimum 300 przedstawicieli) kluczowych dla polskich producentów i wydawców gier partnerów biznesowych z USA oraz innych regionów będących uczestnikami GDC;
3) zapewnienia cateringu (dania ciepłe i zimne, kuchnia polska) i obsługi kelnerskiej dla minimum 300 uczestników spotkania. Ostatecznego wyboru dań Zamawiający dokona po podpisywaniu umowy z Wykonawcą.
4) zapewnienia napojów takich jak: woda mineralna, napoje gazowane, soki, kawa, herbata o wartości nie przekraczającej kwoty 22 000 złotych. Ostatecznego wyboru napojów Zamawiający dokona po podpisywaniu umowy z Wykonawcą.
5) zapewnienie sprzątania i wywozu śmieci po wydarzeniu (butelki, zastawa jednorazowa i sztućce, etc.)
6) zapewnienia ubezpieczenia i ochrony wydarzenia
7) wynajmu mebli (minimum 15 stołów z obrusami) oraz sprzętu AV (minimum 2 telewizory, minimum 50 cali) na potrzeby spotkania b2b
8) zapewnienia 2 ścianek z logotypami Organizatorów spotkania, oznaczenie terenu (min. 3 potykacze kierujące), oraz dodatkowo drobny branding, dekoracja terenu i oświetlenie podnoszące atrakcyjność wizualną wydarzenia
9) zapewnienia obsługi fotograficznej i video wydarzenia

4.5.3.) Główny kod CPV: 55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

4.5.4.) Dodatkowy kod CPV:

79950000-8 - Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się unieważnieniem

5.2.) Podstawa prawna unieważnienia postępowania: art. 256 ustawy

5.2.1.) Przyczyna unieważnienia postępowania:

Zamawiający wszczął postępowanie na platformie smartpzp oraz ogłosił je na platformie ezamówienia.gov.pl w dniu 6.02.2024 r.
W dniu 14.02.2024 roku wpłynęły do postępowania istotne pytania dotyczące opisu przedmiotu zamówienia. W odpowiedzi na zapytania Zamawiający uściślił brzmienie opisu przedmiotu zamówienia wskazując m.in. liczbę noclegów jakie powinny zostać zapewnione dla developerów gier i mentorów oraz wymagane rodzaje wejściówek.
Efektem tego nastąpiła zmiana opz, którą należy zakwalifikować jako istotną, wymagającą przesunięcia terminu składania ofert, co zamawiający uczynił – przesuwając termin składania ofert na dzień 16.02.2024 na godz. 12.00 oraz termin otwarcia ofert na dzień 16.02.2024 na godz. 12.30.
Zmianę tę zamawiający opublikował na platformie smartpzp, w odpowiedzi na zapytania wykonawców oraz w systemie.
Do publikacji na platformie ezamówienia.gov.pl nie doszło, pomimo, ze przepis art. 271 ust. 3 pzp wymaga ogłoszenia takiej zmiany na tej platformie, ze względu na trwającą co najmniej od godziny 10.00. w dniu 14.02.2024 roku do 15.02.2024 do godziny 14.00 awarię tego publikatora. Termin składania ofert wskazany na platformie ezamowienia.gov.pl tj. 15.02.2024 roku godz. 9.00 upłynął i nie jest możliwa jego zmiana w systemie.
W tej sytuacji postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia publicznego. W tym stanie rzeczy należało unieważnić postepowanie.

SEKCJA VI OFERTY

6.1.) Liczba otrzymanych ofert lub wniosków: 0

6.1.1.) Liczba otrzymanych ofert wariantowych: 0

6.1.2.) Liczba ofert dodatkowych: 0

6.1.3.) Liczba otrzymanych od MŚP: 0

6.1.4.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwach EOG innych niż państwo zamawiającego: 0

6.1.5.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwie spoza EOG: 0

6.1.6.) Liczba ofert odrzuconych, w tym liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.1.7.) Liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.2.) Cena lub koszt oferty z najniższą ceną lub kosztem: 0

6.3.) Cena lub koszt oferty z najwyższą ceną lub kosztem: 0

6.4.) Cena lub koszt oferty wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: 0

6.5.) Do wyboru najkorzystniejszej oferty zastosowano aukcję elektroniczną: Nie

6.6.) Oferta wybranego wykonawcy jest ofertą wariantową: Nie