Og³oszenie o zamówieniu
Us³ugi
¦wiadczenie us³ug hotelarskich w hotelu 3 gwiazdkowym na potrzeby Opery i Filharmonii Podlaskiej w 2023/2024 roku

SEKCJA I - ZAMAWIAJ¡CY

1.1.) Rola zamawiaj±cego

Postêpowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiaj±cego

1.2.) Nazwa zamawiaj±cego: Opera i Filharmonia Podlaska - Europejskie Centrum Sztuki w Bia³ymstoku imienia Stanis³awa Moniuszki

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000278971

1.5) Adres zamawiaj±cego

1.5.1.) Ulica: Odeska 1

1.5.2.) Miejscowo¶æ: Bia³ystok

1.5.3.) Kod pocztowy: 15-406

1.5.4.) Województwo: podlaskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL841 - Bia³ostocki

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: przetargi@oifp.eu

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiaj±cego: www.oifp.eu

1.6.) Rodzaj zamawiaj±cego: Zamawiaj±cy publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - pañstwowe i samorz±dowe instytucje kultury

1.7.) Przedmiot dzia³alno¶ci zamawiaj±cego: Rekreacja, kultura i religia

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Og³oszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Og³oszenie dotyczy us³ug spo³ecznych i innych szczególnych us³ug: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

¦wiadczenie us³ug hotelarskich w hotelu 3 gwiazdkowym na potrzeby Opery i Filharmonii Podlaskiej w 2023/2024 roku

2.4.) Identyfikator postêpowania: ocds-148610-65d8e98b-c197-11ed-8261-62cbbe4d0ca4

2.5.) Numer og³oszenia: 2023/BZP 00132711

2.6.) Wersja og³oszenia: 01

2.7.) Data og³oszenia: 2023-03-13

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zosta³y ujête w planie postêpowañ: Tak

2.9.) Numer planu postêpowañ w BZP: 2023/BZP 00079846/01/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postêpowañ:

1.3.2 Us³uga noclegowa

2.11.) O udzielenie zamówienia mog± ubiegaæ siê wy³±cznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mog± ubiegaæ siê wy³±cznie wykonawcy, którzy spe³niaj± warunki okre¶lone w art. 361 ustawy – us³ugi spo³eczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu wspó³finansowanego ze ¶rodków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstaw± prawn±

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTÊPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postêpowania

https://oifp.ezamawiajacy.pl

3.2.) Zamawiaj±cy zastrzega dostêp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowi±zani s± do sk³adania ofert, wniosków o dopuszczenie do udzia³u w postêpowaniu, o¶wiadczeñ oraz innych dokumentów wy³±cznie przy u¿yciu ¶rodków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o ¶rodkach komunikacji elektronicznej, przy u¿yciu których zamawiaj±cy bêdzie komunikowa³ siê z wykonawcami - adres strony internetowej: Komunikacja w postêpowaniu o udzielenie zamówienia i w konkursie, w tym sk³adanie ofert, wniosków o dopuszczenie do udzia³u w postêpowaniu lub konkursie, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub o¶wiadczeñ miêdzy zamawiaj±cym,
a wykonawc±, z uwzglêdnieniem wyj±tków okre¶lonych w ustawie PZP odbywa siê przy u¿yciu ¶rodków komunikacji elektronicznej. Przez ¶rodki komunikacji elektronicznej rozumie siê ¶rodki komunikacji elektronicznej zdefiniowane w ustawie z dnia 18 lipca 2002 r.
o ¶wiadczeniu us³ug drog± elektroniczn± (Dz. U. z 2020 r. poz. 344).
W przedmiotowym postêpowaniu Zamawiaj±cy dopuszcza mo¿liwo¶æ przekazywania sobie przez strony postêpowania o¶wiadczeñ, wniosków, zawiadomieñ oraz informacji:
• za po¶rednictwem Platformy znajduj±cej siê pod adresem: https://oifp.ezamawiajacy.pl w zak³adce „Korespondencja” (podstawowy kana³ komunikacji) lub
• Elektronicznie na adres e-mail: przetargi@oifp.eu ( sytuacji problemów technicznych na platformie )

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotycz±ce korespondencji elektronicznej: Ogólne zasady korzystania z Platformy, z zastrze¿eniem pkt 12.10 niniejszego Rozdzia³u;
1. zg³oszenie do postêpowania wymaga zalogowania Wykonawcy do Systemu na subdomenie Opery ; https://oifp.ezamawiajacy.pl lub https://oneplace.marketplanet.pl.
2. Wykonawca po wybraniu opcji „Przyst±p do postêpowania” zostanie przekierowany do strony https://oneplace.marketplanet.pl, gdzie zostanie powiadomiony o mo¿liwo¶ci zalogowania lub do za³o¿enia bezp³atnego konta. Wykonawca zak³ada konto wykonuj±c kroki procesu rejestracyjnego; podaje adres e-mail, ustanawia has³o, nastêpnie powtarza has³o, wpisuje kod z obrazka, akceptuje regulamin, klika polecenie „zarejestruj siê”.
3. Rejestracja Wykonawcy trwa maksymalnie do 2 dni roboczych. W zwi±zku z tym Zamawiaj±cy zaleca Wykonawcom uwzglêdnienie czasu niezbêdnego na rejestracjê w procesie z³o¿enia Oferty w postaci elektronicznej.
Wykonawca wraz z potwierdzeniem z³o¿enia wniosku rejestracyjnego otrzyma informacjê, o mo¿liwo¶ci przyspieszenia procedury za³o¿enia konta, wówczas nale¿y skontaktowaæ siê pod numerem telefonu podanym w ww. potwierdzeniu.
4. Po za³o¿eniu konta Wykonawca ma mo¿liwo¶æ z³o¿enia Oferty w postêpowaniu. Komunikacja miêdzy Zamawiaj±cym a Wykonawcami, w szczególno¶ci zawiadomienia oraz informacje, przekazywane s± przy u¿yciu ¶rodków komunikacji elektronicznej za po¶rednictwem Platformy Zakupowej. Za datê przekazania za¶wiadczeñ oraz informacji przyjmuje siê datê ich wys³ania za po¶rednictwem zak³adki „Korespondencja.12.9. Zamawiaj±cy okre¶la niezbêdne wymagania sprzêtowo- aplikacyjne umo¿liwiaj±ce pracê na Platformie Zakupowej tj.:
1. Sta³y dostêp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowo¶ci nie mniejszej ni¿ 512 kb/s;
2. Komputer klasy PC lub MAC, o nastêpuj±cej konfiguracji: pamiêæ min 2GB Ram, procesor Intel IV 2GHZ, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7 , Mac Os x 10.4, Linux, lub ich nowsze wersje;
3. Zainstalowana dowolna przegl±darka internetowa obs³uguj±ca TLS 1.2, najlepiej w najnowszej wersji w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10.0;
4. W³±czona obs³uga JavaScript;
5. Zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obs³uguj±cy pliki w formacie .pdf.
Zamawiaj±cy okre¶la dopuszczalne formaty przesy³anych danych tj. plików o wielko¶ci do 100 MB w txt, rtf, pdf ,xps, odt, ods, odp, doc, xls, ppt, docx, xlsx, pptx, csv, jpg, jpeg, tif, tiff, geotiff, png, svg, wav, mp3, avi, mpg, mpeg, mp4, m4a, mpeg4, ogg, ogv, zip, tar, gz, gzip, 7z, html, xhtml, css, xml, xsd, gml, rng, xsl, xslt, TSL, XMLsig, XAdES, CAdES, ASIC, XMLenc.
Zamawiaj±cy okre¶la informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych tj.:
1. Plik za³±czony przez Wykonawcê na Platformie Zakupowej i zapisany, widoczny jest w Systemie, jako zaszyfrowany – format kodowania UTF8. Mo¿liwo¶æ otworzenia pliku dostêpna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiaj±cego po up³ywie terminu otwarcia ofert.
2. Oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformê stanowi datê oraz dok³adny czas (hh:mm:ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego odpowiednim ¼ród³em czasu.

3.8.) Zamawiaj±cy wymaga sporz±dzenia i przedstawienia ofert przy u¿yciu narzêdzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzêdzi, które nie s± ogólnie dostêpne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Jêzyki, w jakich mog± byæ sporz±dzane dokumenty sk³adane w postêpowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowi±zek informacyjny): Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporz±dzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zwi±zku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przep³ywu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporz±dzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiaj±cy informuje, ¿e:
1) administratorem danych osobowych zawartych w ofercie Wykonawcy jest Opera i Filharmonia Podlaska – Europejskie Centrum Sztuki w Bia³ymstoku imienia Stanis³awa Moniuszki, ul. Odeska 1, 15-406 Bia³ystok;
2) inspektor ochrony danych osobowych w Operze i Filharmonii Podlaskiej – Europejskim Centrum Sztuki w Bia³ymstoku, e-mail: iod@oifp.eu;
3) dane osobowe przetwarzane bêd± na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu zwi±zanym z postêpowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn. ¦wiadczenie us³ugi ochrony fizycznej obiektu, obs³ugi systemów i urz±dzeñ zabezpieczenia technicznego obiektu Opery i Filharmonii Podlaskiej po³o¿onego w Bia³ymstoku przy ulicy Odeskiej 1, sygnatura sprawy: DA.261.3.2023, prowadzonym w trybie ofertowym;
4) odbiorcami danych osobowych zawartych w ofercie wykonawcy bêd± osoby lub podmioty, którym udostêpniona zostanie dokumentacja postêpowania w oparciu o art. 8 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r., inne podmioty, którym Opera powierza przetwarzanie danych osobowych;
5) dane osobowe bêd± przechowywane przez okres 4 lat od dnia zakoñczenia postêpowania o udzielenie zamówienia, a je¿eli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje ca³y czas trwania umowy;
6) obowi±zek podania danych osobowych przez Wykonawcê bêd±cego osob± fizyczn± jest wymogiem ustawowym okre¶lonym w przepisach ustawy Pzp, zwi±zanym z udzia³em w postêpowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania okre¶lonych danych wynikaj± z ustawy Pzp;
7) w odniesieniu do danych osobowych zawartych w ofercie Wykonawcy decyzje nie bêd± podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO;
8) Wykonawca posiada:
− na podstawie art. 15 RODO prawo dostêpu do danych osobowych zawartych w ofercie Wykonawcy;
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych zawartych w ofercie Wykonawcy*;
− na podstawie art. 18 RODO prawo ¿±dania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrze¿eniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO **;
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzêdu Ochrony Danych Osobowych, gdy Wykonawca lub osoba, której dane osobowe zosta³y podane w ofercie uzna, ¿e przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO;
9) Wykonawcy nie przys³uguje w odniesieniu do danych osobowych dotycz±cych Wykonawcy:
- w zwi±zku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usuniêcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdy¿ podstaw± prawn± przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
10) Dane nie bêd± poddane zautomatyzowanym procesom podejmowania decyzji (profilowaniu);
11) Dane nie bêd± przekazywane odbiorcom w pañstwach trzecich lub organizacji miêdzynarodowej.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnosz±ce siê do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczêciem postêpowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: DA.261.3.2023

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Us³ugi

4.1.4.) Zamawiaj±cy udziela zamówienia w czê¶ciach, z których ka¿da stanowi przedmiot odrêbnego postêpowania: Nie

4.1.8.) Mo¿liwe jest sk³adanie ofert czê¶ciowych: Nie

4.1.13.) Zamawiaj±cy uwzglêdnia aspekty spo³eczne, ¶rodowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegó³owe odnosz±ce siê do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest ¶wiadczenie us³ug hotelarskich polegaj±cych na zapewnieniu osobom wskazanym przez Zamawiaj±cego (artystom, solistom i go¶ciom Opery i Filharmonii Podlaskiej) noclegów wraz ze ¶niadaniem w pokojach jednoosobowych o standardzie minimum 3-gwiazdkowym zgodnie z Rozporz±dzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których s± ¶wiadczone us³ugi hotelarskie (tekst jednolity Dz. U. z 2017r. poz. 2166),

4.2.6.) G³ówny kod CPV: 55100000-1 - Us³ugi hotelarskie

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 12 miesi±ce

4.2.11.) Zamawiaj±cy przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiaj±cy przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówieñ na podobne us³ugi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób okre¶lania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jako¶ciowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: po³o¿enie hotelu

4.3.6.) Waga: 15

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: zapewnienie ogrzewania CO z grzejnikiem

4.3.6.) Waga: 5

Kryterium 4

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: bezkosztowa anulacja rezerwacji

4.3.6.) Waga: 10

Kryterium 5

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Bezp³atne miejsce parkingowe dla klientów przy hotelu

4.3.6.) Waga: 10

4.3.10.) Zamawiaj±cy okre¶la aspekty spo³eczne, ¶rodowiskowe lub innowacyjne, ¿±da etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu ¿ycia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiaj±cy przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udzia³u w postêpowaniu: Nie

5.5.) Zamawiaj±cy wymaga z³o¿enia o¶wiadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiaj±cy wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiaj±cy przewiduje aukcjê elektroniczn±: Nie

6.4.) Zamawiaj±cy wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiaj±cy wymaga zabezpieczenia nale¿ytego wykonania umowy: Nie

6.7.) Zamawiaj±cy przewiduje uniewa¿nienie postêpowania, je¶li ¶rodki publiczne, które zamierza³ przeznaczyæ na sfinansowanie ca³o¶ci lub czê¶ci zamówienia nie zosta³y przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiaj±cy przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiaj±cy przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Zamawiaj±cy przewiduje mo¿liwo¶æ zmiany zawartej umowy z art. 455 ust. 1 w przypadkach okre¶lonych w par. 6 umowy stanowi±cej za³±cznik nr 4 do SWZ.

7.5.) Zamawiaj±cy uwzglêdni³ aspekty spo³eczne, ¶rodowiskowe, innowacyjne lub etykiety zwi±zane z realizacj± zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin sk³adania ofert: 2023-03-20 10:00

8.2.) Miejsce sk³adania ofert: https://oifp.ezamawiajacy.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2023-03-20 10:30

8.4.) Termin zwi±zania ofert±: do 2023-04-18

SEKCJA IX – POZOSTA£E INFORMACJE

Wszelkie inne informacje zawiera SWZ wraz z za³±cznikami