Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Świadczenie usługi cateringowej, wynajem sal wraz z cateringiem na potrzeby konferencji ”NBC 2025 & PCBBE 2025” organizowanej przez IBIB PAN w Warszawie w dniach 16-18 czerwca 2025r.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Instytut Biocybernetyki i Inżynierii Biomedycznej im. Macieja Nałęcza Polskiej Akademii Nauk, ul. Księcia Trojdena 4, 02 - 109 Warszawa

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000570832

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Księcia Trojdena 4

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 02-109

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.7.) Numer telefonu: (+48) 22 592 59 00

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: tobrebska@ibib.waw.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.ibib.waw.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Edukacja

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usługi cateringowej, wynajem sal wraz z cateringiem na potrzeby konferencji ”NBC 2025 & PCBBE 2025” organizowanej przez IBIB PAN w Warszawie w dniach 16-18 czerwca 2025r.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-f4561b1e-75ee-42a7-882c-a4e9b01a4a3a

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00168157

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-03-28

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00073712/02/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.2 Świadczenie usługi cateringowej, wynajem sal wraz z cateringiem na potrzeby konferencji ”NBC 2025 & PCBBE 2025” organizowanej przez IBIB PAN w Warszawie w dniach 16-18 czerwca 2025r.

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-f4561b1e-75ee-42a7-882c-a4e9b01a4a3a

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: Postępowanie prowadzone jest za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia. Adres strony internetowej prowadzonego postępowania (link prowadzący
bezpośrednio do widoku postępowania): https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/tenders/ocds-148610-f4561b1e-75ee-42a7-882c-a4e9b01a4a3a

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu następujących środków komunikacji elektronicznej:
a. Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl.
b. poczty elektronicznej:
- sprawy formalne: tobrebska@ibib.waw.pl
- sprawy merytoryczne: mbaranowska@ibib.waw.pl
2. Osobami uprawnionymi do porozumiewania się z Wykonawcami są:
a. Teresa Obrębska – sprawy formalne
e-mail: tobrebska@ibib.waw.pl
b. Marta Baranowska-Szynkiewicz - sprawy merytoryczne
e-mail: mbaranowska@ibib.waw.pl
3. Komunikacja ustna nie jest dopuszczalna.
4. Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych są opisane w Regulaminie korzystania z Platformy e-Zamówienia.
5. Za datę przekazania dokumentu elektronicznego przyjmuje się datę ich przekazania na Platformę e-Zamówienia.
6. Adres strony internetowej prowadzonego postępowania (link prowadzący
bezpośrednio do widoku postępowania):
https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/tenders/ocds-148610-f4561b1e-75ee-42a7-882c-a4e9b01a4a3a
7. Identyfikator (ID) postępowania na Platformie e-Zamówienia:
ocds-148610-f4561b1e-75ee-42a7-882c-a4e9b01a4a3a

8. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowania) musi być zgodny z wymaganiami określonymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz.U. 2020 poz. 2452 ze zm.).
9. Jeżeli dokumenty elektroniczne, przekazywane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zawierają informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U.2022 poz.1233 ze zm.) wykonawca, w celu utrzymania w poufności tych informacji, przekazuje je w wydzielonym i odpowiednio oznaczonym pliku, wraz z jednoczesnym zaznaczeniem w nazwie pliku „Dokument stanowiący tajemnicę przedsiębiorstwa”.
Złożenie oferty
1. Wykonawca składa ofertę poprzez Platformę e-Zamówienia.
2. Wykonawca może wycofać ofertę przed upływem terminu składania ofert.
3. Wykonawca po upływie terminu do składania ofert nie może wycofać złożonej oferty.
4. Ofertę, oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust.1 Pzp, podmiotowe środki dowodowe, pełnomocnictwa sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. 2023, poz. 57 ze zm.), w szczególności w formatach .rtf, .pdf, .doc, .docx, .odt, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych.
5. Ofertę wraz z załącznikami składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): 1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119z 04.05.2016r., str. 1), dalej „RODO”, informujemy, że:
1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Zamawiający - Instytut Biocybernetyki i Inżynierii Biomedycznej im. Macieja Nałęcza Polskiej Akademii Nauk, ul. Księcia Trojdena 4, 02 109 Warszawa, tel. (+48) 22 592 59 00, www.ibib.waw.pl,
2) inspektorem ochrony danych osobowych Zamawiającego jest Pani Karolina Migalska – Musiał,
3) kontakt do inspektora ochrony danych osobowych Zamawiającego:
a) telefon: (+48) 22 592 59 00
b) e-mail: iod@ibib.waw.pl
4) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie podstawowym z negocjacjami fakultatywnymi;
5) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 74 Pzp;
6) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2023, poz. 1605 ze zm.) - w skrócie „Pzp”, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
7) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego;
8) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
9) posiada Pani/Pan:
a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;
c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;


10) nie przysługuje Pani/Panu:
a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
11) przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na niezgodne z RODO przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych przez administratora. Organem właściwym dla przedmiotowej skargi jest Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: DT.OT/230/02/2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Tak

4.1.9.) Liczba części: 3

4.1.10.) Ofertę można składać na jedną część

4.1.11.) Zamawiający ogranicza liczbę części zamówienia, którą można udzielić jednemu wykonawcy: Tak

4.1.12.) Maksymalna liczba części, jaka może zostać udzielona jednemu wykonawcy: 1

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

Część 1

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi cateringowej w dniach 16-18 czerwca 2025r. na potrzeby konferencji ”NBC 2025 & PCBBE 2025” organizowanej przez IBIB PAN w Warszawie w dniach 16-18 czerwca 2025 r., dla 220 uczestników.

4.2.6.) Główny kod CPV: 55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55520000-1 - Usługi dostarczania posiłków

55310000-6 - Restauracyjne usługi kelnerskie

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

Na podstawie art. 441 ust. 1 ustawy Pzp Zamawiający zastrzega sobie możliwość skorzystania z prawa opcji obejmującego:
- zwiększenie liczby uczestników eventu o maksymalnie 50 osób (zwiększenie do 250 osób) - po potwierdzeniu obecności przez uczestników,
- ograniczenie liczby uczestników eventu, nie więcej jednak niż o 50 osób - po potwierdzeniu obecności przez uczestników.

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2025-06-16 do 2025-06-18

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Wybór oferty zostanie przeprowadzony wyłącznie w oparciu o przedstawione w rozdz. XXI SWZ kryteria oceny ofert. Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyskała największą̨ ilość́ punktów.
Maksymalna, łączna liczba punktów możliwych do uzyskania we wszystkich określonych kryteriach –100 pkt.
Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą. Jeżeli zamawiający nie będzie prowadził negocjacji, dokona wyboru najkorzystniejszej oferty spośród niepodlegających odrzuceniu ofert.

2. Dot. Części 1 zamówienia - Usługi cateringowe w IBIB PAN (16 -18 czerwca 2025 r.)

Kryteriami oceny ofert są:
1) kryterium „Cena”:
a) waga kryterium - 60 pkt;
b) opis sposobu oceny ofert dla kryterium „Cena”:
Lcena = (Cmin / C) x 60 pkt
gdzie:
Lcena - liczba uzyskanych punktów dla kryterium „Cena” ocenianej oferty,
Cmin - cena w ofercie z najniższą ceną,
C - cena w ofercie ocenianej
2) kryterium „Doświadczenie menedżera Sali”
a) waga kryterium - 20 pkt
b) opis sposobu oceny ofert dla kryterium „Doświadczenie menedżera Sali”:
Zamawiający przyzna punkty za liczbę udokumentowanych wydarzeń/konferencji w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, w których uczestniczyło min. 150 osób, które organizowała i nadzorowała osoba wyznaczona do pełnienia funkcji menedżera Sali:
• pow. 10 wydarzeń – 20 pkt
• 6-10 wydarzeń – 13 pkt
• 3-5 wydarzeń – 7 pkt
• 2 wydarzenia – 0 pkt
3) kryterium „Elastyczność zamówienia”
a) - waga kryterium - 20 pkt
b) opis sposobu oceny ofert dla kryterium „Elastyczność zamówienia„:
Zamawiający przyzna dodatkowe punkty za możliwość zgłoszenia ostatecznej liczby uczestników wydarzenia na:
• mniej niż 7 dni przed wydarzeniem – 20 pkt
• 7-9 dni przed wydarzeniem – 13 pkt
• 10-13 dni przed wydarzeniem – 7 pkt
• 14 dni przed wydarzeniem lub później – 0 pkt

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium: organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie menedżera Sali

4.3.6.) Waga: 20

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Elastyczność zamówienia

4.3.6.) Waga: 20

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Część 2

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem umowy jest wynajem sal oraz świadczenie usługi cateringowej w dniu 16 czerwca 2025 r. na potrzeby konferencji ”NBC 2025 & PCBBE 2025” organizowanej przez IBIB PAN w Warszawie w dniach 16-18 czerwca 2025r., dla 200 osób.

4.2.6.) Główny kod CPV: 70220000-9 - Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

Na podstawie art. 441 ust. 1 ustawy Pzp Zamawiający zastrzega sobie możliwość skorzystania z prawa opcji obejmującego
- zwiększenie liczby uczestników eventu o maksymalnie 50 osób (zwiększenie do 250 osób) - po potwierdzeniu obecności przez uczestników,
- ograniczenie liczby uczestników eventu, nie więcej jednak niż o 50 osób - po potwierdzeniu obecności przez uczestników,
- zwiększenie zakresu przedmiotu zamówienia o dodatkowe atrakcje podczas eventu w dniu 16 czerwca 2025r. – muzyka na żywo, dekoracje tematyczne, efekty wizualne, gotowanie na żywo - w przypadku dostępności dodatkowych środków budżetowych lub rekomendacji Zamawiającego dotyczących uatrakcyjnienia wydarzenia, w okresie realizacji umowy.

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2025-06-16 do 2025-06-16

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Wybór oferty zostanie przeprowadzony wyłącznie w oparciu o przedstawione w rozdz. XXI SWZ kryteria oceny ofert. Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyskała największą̨ ilość́ punktów.
Maksymalna, łączna liczba punktów możliwych do uzyskania we wszystkich określonych kryteriach –100 pkt.

3. Dot. Części 2 zamówienia - Wynajem sal wraz z cateringiem - Welcome Reception (16 czerwca 2025 r. )
Kryteriami oceny ofert są:
1) kryterium „Cena”:
a) waga kryterium - 60 pkt;
b) opis sposobu oceny ofert dla kryterium „Cena”:
Lcena = (Cmin / C) x 60 pkt
gdzie:
Lcena - liczba uzyskanych punktów dla kryterium „Cena” ocenianej oferty,
Cmin - cena w ofercie z najniższą ceną,
C - cena w ofercie ocenianej
2) kryterium „Doświadczenie menadżera Sali”
a) waga kryterium - 10 pkt
b) opis sposobu oceny ofert dla kryterium „Doświadczenie menedżera Sali:
Zamawiający przyzna dodatkowe punkty za liczbę udokumentowanych wydarzeń/konferencji w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, w których uczestniczyło min. 150 osób, które organizowała i nadzorowała osoba wyznaczona do pełnienia funkcji menedżera Sali:
• pow. 10 wydarzeń – 10 pkt
• 6-10 wydarzeń – 7 pkt
• 3- 5 wydarzeń – 5 pkt
• 2 wydarzenia – 0 pkt
3) kryterium „Elastyczność zamówienia”
a) waga kryterium - 10 pkt
b) opis sposobu oceny ofert dla kryterium „Elastyczność zamówienia”:
Zamawiający przyzna dodatkowe punkty za:
- możliwość zgłoszenia ostatecznej liczby uczestników wydarzenia (5 pkt) na:
• mniej niż 7 dni przed wydarzeniem – 5 pkt
• 7-9 dni przed wydarzeniem – 3 pkt
• 10-13 dni przed wydarzeniem – 1 pkt
• 14 dni przed wydarzeniem lub później – 0 pkt

- pojemność i komfort Sali (5 pkt) – rozumiane jako maksymalna liczba uczestników mogących swobodnie brać udział w evencie, przy założeniu dostępności co najmniej 1 m² na osobę w przestrzeni eventowej, obejmujące wyłącznie obszary o wysokości min. 3 metry i wolne od elementów wyposażenia:
• powyżej 250 osób – 5 pkt
• 201-250 osób – 3 pkt
• 180-200 osób – 1 pkt
• mniej niż 180 osób – 0 pkt

4) kryterium „ Atrakcyjność miejsca organizacji eventu”
a) waga kryterium - 20 pkt
b) opis sposobu oceny ofert dla kryterium ” Atrakcyjność miejsca organizacji eventu”:
Wystrój wnętrza (10 pkt)
Zamawiający przyzna punkty za:
● Wnętrza historyczne lub zabytkowe, w rozumieniu ustawowym, zachowujące oryginalną architekturę i wystrój – 10 pkt
• Nowoczesne wnętrza o wysokim standardzie wykończenia, np. designerskie, eleganckie, prestiżowe, w budynku wybudowanym po 2010 roku – 7 pkt
• Standardowe wnętrza restauracyjne, bez unikalnych cech – 5 pkt
• Brak dokumentacji fotograficznej lub opis niezgodny ze stanem faktycznym – 0 pkt
Punkty zostaną przyznane na podstawie dokumentacji zdjęciowej oraz opisu Wykonawcy. Wykonawca zobowiązany jest przedstawić min. 5 zdjęć wnętrza oraz krótki opis cech wystroju wnętrza wskazujący na jedną z w/w kategorii )
Dopuszcza się również możliwość przeprowadzenia wizji lokalnej w celu weryfikacji zgodności wnętrza z przedstawioną dokumentacją. W takim przypadku termin wizji zostanie ustalony indywidualnie między Zamawiającym a Wykonawcą.
Charakter miejsca (10 pkt):
Zamawiający przyzna punkty za:
• Pałac, zabytek, muzeum z zachowanymi historycznymi wnętrzami lub obiekt wpisany do rejestru zabytków – 10 pkt
• Restauracja z widokiem panoramicznym na miasto (minimum 120 stopni, minimum 15. piętro lub taras widokowy na historyczne centrum Warszawy) – 8 pkt
• Luksusowa restauracja lub hotel 5* – 5 pkt
• Standardowa restauracja bez unikalnych cech architektonicznych – 1 pkt
• Brak dokumentacji fotograficznej lub opis niezgodny ze stanem faktycznym – 0 pkt
Ocena miejsca nastąpi na podstawie dokumentacji fotograficznej i opisu Wykonawcy.
Wykonawca zobowiązany jest wskazać na jedną z w/w kategorii obiektu i przedstawić co najmniej 5 zdjęć wraz z opisem/ charakterystyką.)

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium: organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie menedżera Sali

4.3.6.) Waga: 10,00

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Elastyczność zamówienia

4.3.6.) Waga: 10,00

Kryterium 4

4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Atrakcyjność miejsca organizacji eventu

4.3.6.) Waga: 20

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Część 3

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem umowy jest wynajem sal oraz świadczenie usługi cateringowej podczas uroczystej kolacji w dniu 17 czerwca 2025 r. (od godz. 20.00 przez 3,5 godz.) na potrzeby konferencji ”NBC 2025 & PCBBE 2025” organizowanej przez IBIB PAN w Warszawie w dniach 16-18 czerwca 2025r., dla 200 osób.

4.2.6.) Główny kod CPV: 70220000-9 - Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

Na podstawie art. 441 ust. 1 ustawy Pzp Zamawiający zastrzega sobie możliwość skorzystania z prawa opcji obejmującego
- zwiększenie liczby uczestników eventu o maksymalnie 50 osób (zwiększenie do 250 osób) - po potwierdzeniu obecności przez uczestników,
- ograniczenie liczby uczestników eventu, nie więcej jednak niż o 50 osób - po potwierdzeniu obecności przez uczestników,
- zwiększenie zakresu przedmiotu zamówienia o dodatkowe atrakcje podczas eventu w dniach 17 czerwca 2025r. – muzyka na żywo, dekoracje tematyczne, efekty wizualne, gotowanie na żywo - w przypadku dostępności dodatkowych środków budżetowych lub rekomendacji Zamawiającego dotyczących uatrakcyjnienia wydarzenia, w okresie realizacji umowy.

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2025-06-17 do 2025-06-17

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 4. Dot. Części 3 zamówienia - wynajem sal wraz z cateringiem – Uroczysta kolacja (17 czerwca 2025 r. )

Kryteriami oceny ofert są:
1) kryterium „Cena”:
a) waga kryterium - 60 pkt;
b) opis sposobu oceny ofert dla kryterium „Cena”:
Lcena = (Cmin / C) x 60 pkt
gdzie:
Lcena - liczba uzyskanych punktów dla kryterium „Cena” ocenianej oferty,
Cmin - cena w ofercie z najniższą ceną,
C - cena w ofercie ocenianej

2) kryterium „Doświadczenie menedżera Sali”
a) waga kryterium - 10 pkt
b) opis sposobu oceny ofert dla kryterium „Doświadczenie menedżera Sali”:
Zamawiający przyzna dodatkowe punkty za liczbę udokumentowanych wydarzeń/konferencji w okresie ostatnich 3 latach przed upływem terminu składania ofert,, w których uczestniczyło min. 150 osób, które organizowała i nadzorowała osoba wyznaczona do pełnienia funkcji menedżera Sali:
• pow. 10 wydarzeń – 10 pkt
• 6-10 wydarzeń – 7 pkt
• 3-5 wydarzeń – 5 pkt
• 2 wydarzenia – 0 pkt
3) kryterium „Elastyczność zamówienia”
a) waga kryterium - 10 pkt
b) opis sposobu oceny ofert dla kryterium „Elastyczność zamówienia”:
Zamawiający przyzna dodatkowe punkty za:
- możliwość zgłoszenia ostatecznej liczby uczestników wydarzenia na:
• mniej niż 7 dni przed wydarzeniem – 5 pkt
• 7-9 dni przed wydarzeniem – 3 pkt
• 10-13 dni przed wydarzeniem – 1 pkt
• 14 dni przed wydarzeniem lub wcześniej – 0 pkt

- pojemność i komfort Sali (5 pkt) – rozumiane jako maksymalna liczba uczestników mogących swobodnie brać udział w evencie przy założeniu dostępności co najmniej 2 m² na osobę w przestrzeni eventowej, obejmującej wyłącznie obszary o wysokości min. 3 metry i wolne od elementów wyposażenia:
• powyżej 250 osób – 5 pkt
• 201-250 osób – 3 pkt
• 180-200 osób – 1 pkt
• mniej niż 180 osób – 0 pkt

4) kryterium Komfort i Estetyka wnętrza/okolicy
a) waga kryterium - 20 pkt
b) opis sposobu oceny ofert dla kryterium „Elastyczność zamówienia”:
Zamawiający przyzna punkty za:
Wystrój wnętrza (10 pkt) –
● Wnętrza historyczne lub zabytkowe, w rozumieniu ustawowym, zachowujące oryginalną architekturę i wystrój – 10 pkt
• Nowoczesne wnętrza o wysokim standardzie wykończenia, np. designerskie, eleganckie, prestiżowe, w budynku wybudowanym po 2010 roku – 7 pkt
• Standardowe wnętrza restauracyjne bez unikalnych cech – 5 pkt
• Brak dokumentacji fotograficznej lub opis niezgodny ze stanem faktycznym – 0 pkt
Punkty zostaną przyznane na podstawie dokumentacji zdjęciowej oraz opisu Wykonawcy. Wykonawca zobowiązany jest przedstawić min. 5 zdjęć wnętrza oraz krótki opis cech wystroju wnętrza wskazujący na jedną z w/w kategorii )
Dopuszcza się również możliwość przeprowadzenia wizji lokalnej w celu weryfikacji zgodności wnętrza z przedstawioną dokumentacją. W takim przypadku termin wizji zostanie ustalony indywidualnie między Zamawiającym a Wykonawcą.

Charakter miejsca (10 pkt)
Zamawiający przyzna punkty za:
• Pałac, zabytek, muzeum z zachowanymi historycznymi wnętrzami lub obiekt wpisany do rejestru zabytków – 10 pkt
• Restauracja z widokiem panoramicznym na miasto (minimum 120 stopni, minimum 15. piętro lub taras widokowy na historyczne centrum Warszawy) – 8 pkt
• Luksusowa restauracja lub hotel 5* – 5 pkt
• Standardowa restauracja bez unikalnych cech architektonicznych – 1 pkt
• Brak dokumentacji fotograficznej lub opis niezgodny ze stanem faktycznym – 0 pkt
Ocena miejsca nastąpi na podstawie dokumentacji fotograficznej i opisu Wykonawcy.
Wykonawca wskazuje na jedną z w/w kategorii obiektu i przedstawia co najmniej 5 zdjęć wraz z opisem/ charakterystyką.)

Maksymalna, łączna liczba punktów możliwych do uzyskania we wszystkich określonych wyżej kryteriach –100 pkt.
Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą. Jeżeli zamawiający nie będzie prowadził negocjacji, dokona wyboru najkorzystniejszej oferty spośród niepodlegających odrzuceniu ofert.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium: organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie menedżera Sali

4.3.6.) Waga: 10,00

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Elastyczność zamówienia

4.3.6.) Waga: 10,00

Kryterium 4

4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Komfort i Estetyka wnętrza/okolicy

4.3.6.) Waga: 20

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na zasadach określonych w Rozdziale XIV SWZ oraz spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu.
2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:
1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie stawia szczegółowych warunków w tym zakresie.
2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów:
Dot. Części 1-3 zamówienia
Wykonawca spełni warunek dotyczący uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, jeżeli wykaże, że posiada aktualną decyzję właściwego terenowo Organu Inspekcji Sanitarnej stwierdzającą spełnianie wymagań higieniczno-zdrowotnych do produkcji posiłków oraz możliwości prowadzenia cateringu, zgodnie z ustawą z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia.
3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający nie stawia szczegółowych warunków w tym zakresie.
4) zdolności technicznej lub zawodowej:
Dot. Części 1 zamówienia
Wykonawca spełni warunek dotyczący zdolności technicznej lub zawodowej, jeżeli wykaże, że:
1) wykonał w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej 3 zamówienia, z których każde obejmowało świadczenie usług cateringowych na potrzeby wydarzenia/konferencji, w której uczestniczyło min. 150 osób.
2) dysponuje następującymi osobami skierowanymi przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, odpowiedzialnymi za świadczenie usług:
- co najmniej 1 menedżerem Sali bezpośrednio zaangażowanym i odpowiedzialnym za organizację i przebieg co najmniej dwóch wydarzeń/ konferencji z udziałem min. 150 osób każda.

Dot. Części 2 i 3 zamówienia
Wykonawca spełni warunek dotyczący zdolności technicznej lub zawodowej, jeżeli wykaże, że:
1) wykonał w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej 3 zamówienia, z których każde obejmowało wynajem sal oraz świadczenie usług cateringowych na potrzeby wydarzenia/konferencji, w której uczestniczyło min. 150 osób.
2) dysponuje następującymi osobami skierowanymi przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, odpowiedzialnymi za świadczenie usług:
- co najmniej 1 menedżerem Sali bezpośrednio zaangażowanym i odpowiedzialnym za organizację i przebieg co najmniej dwóch wydarzeń/ konferencji z udziałem min. 150 osób każda.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: 1. Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wzywa wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych.
2. W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia z postępowania Wykonawcy, Zamawiający żąda od Wykonawcy:
1) Oświadczenia wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16.02.2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2023 r. poz. 1689 ze zm.), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej - załącznik nr 5 do SWZ;
2) Odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1. Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wzywa wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych:

2. W celu potwierdzenia spełniania warunku udziału w postępowaniu dotyczącego zdolności technicznej lub zawodowej Zamawiający żąda od Wykonawcy:
1) Wykazu usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane ,oraz załączenia dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, wzór wykazu usług stanowi Załącznik nr 8 do SWZ;
Okres wyrażony w latach liczy się wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert. Jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług wykonywanych wspólnie z innymi Wykonawcami, wykaz dotyczy usług, w których wykonaniu Wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył.
2) Wykazu osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług oraz kontrolę jakości, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami (wzór wykazu osób stanowi Załącznik nr 7 do SWZ).

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

W celu potwierdzenia, że oferowane usługi stanowiące przedmiot zamówienia spełniają wymagania określone przez Zamawiającego, w Załączniku nr 3B do SWZ- Formularz oferty lub Załączniku nr 3C do SWZ – Formularz oferty (dla Części 2 zamówienia i Części 3 zamówienia), w ust. 2 pkt 6 tabeli, w kolumnie „Potwierdzenie przez Wykonawcę cechy/waloru oferowanego obiektu/wnętrza” Wykonawca potwierdza posiadanie przez oferowany obiekt/wnętrze wymaganej przez Zamawiającego cechy/waloru wpisując „TAK” albo „NIE”.

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Tak

5.10.) Przedmiotowe środki dowodowe podlegające uzupełnieniu po złożeniu oferty:

w Załączniku nr 3B do SWZ- Formularz oferty lub Załączniku nr 3C do SWZ – Formularz oferty (dla Części 2 zamówienia i Części 3 zamówienia), w ust. 2 pkt 6 tabeli, w kolumnie „Potwierdzenie przez Wykonawcę cechy/waloru oferowanego obiektu/wnętrza” Wykonawca potwierdza posiadanie przez oferowany obiekt/wnętrze wymaganej przez Zamawiającego cechy/waloru wpisując „TAK” albo „NIE”.

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

Zamawiający nie określa wymagań związanych z realizacją zamówienia w zakresie zatrudnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących wskazane przez zamawiającego czynności w zakresie realizacji zamówienia, jeżeli wykonanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 oraz z 2024 r. poz. 878 i 1222). o których mowa w art. 95 ust. 1 ustawy Pzp
Przedmiotem zamówienia jest organizacja wydarzenia o charakterze jednorazowym, incydentalnym. Forma zatrudnienia osób, które będą ja obsługiwać nie ma takiego znaczenia jak miałoby to miejsce przy zamówieniu na obsługę wszystkich imprez organizowanych przez zamawiającego w ciągu roku. Są to czynności doraźne, których efektem ma być osiągnięcie określonego rezultatu a osoby je wykonujące, co do zasady mają swobodę w zakresie organizacji swojej pracy oraz doboru metod służących osiągnięciu oczekiwanego rezultatu. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia nie mamy do czynienia z czynnościami, które posiadają cechy stosunku pracy określone w art. 22 § 1 k.p.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.
2. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp, składa każdy z Wykonawców.
3. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1. Zakres istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy:
1) zmiany lub rezygnacja z podwykonawców, na zasoby których Wykonawca powołał się w celu spełniania warunków udziału w postępowaniu, z zastrzeżeniem, że proponowany inny podwykonawca lub Wykonawca samodzielnie spełnia je w stopniu nie mniejszym niż podwykonawca, na którego zasoby Wykonawca powoływał się w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia, zmiana zakresu zamówienia powierzonego ww. podwykonawcom;
2) zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację Umowy;
3) jeśli zmiany będą korzystne dla Zamawiającego i nie będą miały charakteru naruszenia zasad konkurencji i równowagi ekonomicznej umowy na korzyść Wykonawcy w sposób, który nie był przewidziany w postanowieniach pierwotnego zamówienia oraz zmiany nie będą istotne w rozumieniu art. 454 ust. 1, 2 ustawy Prawo zamówień publicznych.
2. Zmiana treści umowy pod rygorem nieważności wymaga formy pisemnego aneksu skutecznego po podpisaniu przez obie Strony. Wykonawca na piśmie przedstawi okoliczności będące przyczyną proponowanych zmian.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-04-07 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: poprzez Platformę e-Zamówienia

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-04-07 10:30

8.4.) Termin związania ofertą: do 2025-05-06

8.5.) Zamawiający przewiduje wybór najkorzystniejszej oferty z możliwością negocjacji:

Część 1 : Tak

Część 2 : Tak

Część 3 : Tak