Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Świadczenie na rzecz Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Katowicach usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: SAMORZĄDOWE KOLEGIUM ODWOŁAWCZE W KATOWICACH

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 272357234

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Henryka Dąbrowskiego 23

1.5.2.) Miejscowość: Katowice

1.5.3.) Kod pocztowy: 40-032

1.5.4.) Województwo: śląskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL22A - Katowicki

1.5.7.) Numer telefonu: 32 255-27-75

1.5.8.) Numer faksu: 32 251-86-72

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: kancelaria@katowice.sko.gov.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://bip.katowice.sko.gov.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - organ władzy publicznej - organ administracji rządowej (centralnej lub terenowej)

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Porządek i bezpieczeństwo publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie na rzecz Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Katowicach usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-16d9bc6c-dead-11ed-b70f-ae2d9e28ec7b

2.5.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00183853

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2023-04-19

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2023/BZP 00099163/01/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.2 Świadczenie na rzecz Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Katowicach usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-16d9bc6c-dead-11ed-b70f-ae2d9e28ec7b

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-16d9bc6c-dead-11ed-b70f-ae2d9e28ec7b

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1) Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Konto Wykonawcy należy aktywować, aby móc w pełni korzystać z funkcjonalności Platformy e-Zamówienia. W tym celu należy pobrać plik XML zawierający dane rejestracyjne podmiotu, a następnie podpisać go odpowiednio i załadować w odpowiednim miejscu, by potwierdzić rejestrację podmiotu. Ponadto, by Wykonawca mógł np. wypełnić formularz ofertowy musi mieć przypisaną rolę „Przygotowanie ofert/wniosków/prac konkursowych”. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin korzystania z Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”.
2) Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie e-Zamówienia ani logowania.
3) Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin korzystania z Platformy e-Zamówienia.
4) W celu prawidłowego korzystania z usług Platformy e-Zamówienia wymagany jest Komputer PC z minimalnymi parametrami: Intel Core2 Duo, 2 GB RAM, HDD oraz
z zainstalowanym jednym z poniższych systemów operacyjnych:

- MS Windows 7 lub nowszy,
- OSX/Mac OS 10.10,
- Ubuntu 14.04.
Aby korzystać z funkcjonalności platformy, należy mieć zainstalowaną jedną
z poniższych przeglądarek:
- Chrome 66.0 lub nowsza,
- Firefox 59.0 lub nowszy,
- Safari 11.1 lub nowsza,
- Edge 14.0 i nowsze.
Z platformy można korzystać również na tablecie lub telefonie. Dostawca dla mobilnych użytkowników wskazał warunki minimalne dla tego typu sprzętu,
tj. 4 rdzenie procesora, 2GB RAM, Android 6.0 Marshmallow, iOS 10.3 oraz przeglądarkę Chrome 61 lub nowszą.
Dla skorzystania z pełnej funkcjonalności może być konieczne włączenie
w przeglądarce obsługi protokołu bezpiecznej transmisji danych SSL, obsługi Java Script, oraz cookies.
Specyfikacja połączenia, formatu przesyłanych danych oraz kodowania i oznaczania czasu odbioru danych:
- specyfikacja połączenia – formularze udostępnione są za pomocą protokołu TLS 1.2,
- format danych oraz kodowanie: formularze dostępne są w formacie HTML
z kodowaniem UTF-8,
- oznaczenia czasu odbioru danych: wszelkie operacje opierają się o czas serwera i dane zapisywane są z dokładnością co do sekundy.
5) Maksymalny łączny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia (stanowiących ofertę lub składanych wraz z ofertą) wynosi 250 MB.
6) Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).
7) Czas wszelkich operacji (przekazania oferty, wniosków, zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń oraz innych informacji) wyznacza się na podstawie czasu serwera i dane zapisywane są z dokładnością co do sekundy.
8) W przypadku problemów technicznych i awarii związanych z funkcjonowaniem Platformy e-Zamówienia użytkownicy mogą skorzystać ze wsparcia technicznego dostępnego poprzez formularz udostępniony na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl w zakładce „Zgłoś problem”.

3.7.) Adres strony internetowej, pod którym są dostępne narzędzia, urządzenia lub formaty plików, które nie są ogólnie dostępne: https://ezamowienia.gov.pl

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych:
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 ogólnego rozporządzenia UE o ochronie danych osobowych nr 2016/679
z dnia 27 kwietnia 2016 r. informujemy, iż:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Samorządowe Kolegium Odwoławcze z siedzibą w Katowicach przy ul. Dąbrowskiego 23, adres email: kancelaria@katowice.sko.gov.pl , strona internetowa: https://bip.katowice.sko.gov.pl/
2. Została wyznaczona osoba do kontaktu w sprawie przetwarzania danych osobowych (inspektor ochrony danych), adres email: iod@katowice.sko.gov.pl
3. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w następujących celach:
1) przeprowadzenia postępowania dotyczącego udzielenia zamówienia publicznego,
2) archiwizacji dokumentacji.
Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest obowiązek prawny administratora (art. 6 ust. 1 lit. c rozporządzenia), wynikający z przepisów prawa:
 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych oraz aktów wykonawczych do ustawy,
 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
4. Pani/Pana dane osobowe będą ujawniane osobom upoważnionym przez administratora danych osobowych, podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa, operatorowi pocztowemu lub kurierowi (w zakresie korespondencji papierowej), operatorowi platformy komunikacji elektronicznej
(w zakresie komunikacji elektronicznej), podmiotom realizującym archiwizację, podmiotom zapewniającym obsługę bankową oraz teleinformatyczną Samorządowego Kolegium Odwoławczego.
Co do zasady postępowania o udzielenie zamówienia publicznego są jawne. W zakresie stanowiącym informację publiczną dane dot. zamówienia będą ujawniane każdemu zainteresowanemu taką informacją na mocy przepisów prawa oraz publikowane w BIP Urzędu lub innych obligatoryjnych serwisach (Biuletyn Zamówień Publicznych).
Zamawiający nie zamierza przekazywać danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, jednak ze względu na jawność postępowania, do takiego przekazania może dojść.
5. Dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa dot. archiwizacji (minimum 5 lat od zakończenia sprawy) a następnie przez wymagany okres przechowywania dokumentacji projektu na podstawie art. 140 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego Rady nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r.
6. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo żądania ich sprostowania, usunięcia (przy uwzględnieniu ograniczeń z art. 17 ust. 3 rozporządzenia) lub ograniczenia przetwarzania, prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
Zamawiający informuje o ograniczeniach stosowania przepisów rozporządzenia 2016/679:
a) Skorzystanie przez osobę, której dane osobowe dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia, o którym mowa w art. 16 rozporządzenia 2016/679, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą Prawo Zamówień Publicznych.
b) W postępowaniu o udzielenie zamówienia zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania, o którym mowa w art. 18 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania.
7. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest warunkiem udziału w postępowaniu oraz warunkiem zawarcia umowy. Podanie danych jest obowiązkowe, a konsekwencją niepodania danych osobowych będzie brak możliwości udziału w postępowaniu.
8. Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania, o którym mowa w art. 22 rozporządzenia.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: SKO/1/ZP/2023

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak

4.1.5.) Łączna wartość poszczególnych części zamówienia: 510238,25 PLN

4.1.6.) Wartość zamówienia stanowiącego przedmiot tego postępowania (bez VAT): 225000,33 PLN

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Świadczenie na rzecz Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Katowicach usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym

4.2.6.) Główny kod CPV: 64110000-0 - Usługi pocztowe

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

64112000-4 - Usługi pocztowe dotyczące listów

64113000-1 - Usługi pocztowe dotyczące paczek

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

1. Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji, które będzie polegało na zwiększeniu ilości zamawianych przesyłek przy zastosowaniu stałych cen jednostkowych, zawartych w ofercie Wykonawcy.
2. Zamawiający skorzysta z prawa opcji w przypadku zaistnienia zwiększonego zapotrzebowania na usługi pocztowe.
3. O fakcie skorzystania z prawa opcji Zamawiający poinformuję Wykonawcę w formie pisemnej.
4. Zamawiający może skorzystać z dowolnej liczby opcji przy czym łączna wartość zwiększeń wprowadzonych w ramach prawa opcji nie może przekroczyć 50% maksymalnej wartości umowy brutto, o której mowa w § 4. ust. 1.
5. W przypadku nieskorzystania lub częściowego skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji, Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia z tego tytułu.
6. Do usług świadczonych w ramach prawa opcji stosuje się wszystkie postanowienia niniejszej umowy.

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 8 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Zamawiający dokona oceny spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu na podstawie oświadczeń oraz podmiotowych środków dowodowych, o których mowa w rozdz. VII i IX SWZ.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

jakość, w tym do parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne takie jak dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników

4.3.5.) Nazwa kryterium: Jakość – zapewnienie aplikacji usprawniającej proces nadawania przesyłek

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Nie

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania
i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty, zgodnie z pkt 7.3 rozdziału IX SWZ.
2. Przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie rozumie się np. konsorcjum firm, spółkę cywilną. W przypadku Wykonawców będących spółką cywilną, zaleca się aby pełnomocnictwo do reprezentowania wspólników jako Wykonawców wspólnie ubiegających się
o zamówienie, zostało podpisane przez wszystkich wspólników spółki cywilnej, zgodnie z pkt 7.3 rozdziału IX SWZ.
3. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia
o których mowa w rozdziale IX SWZ, składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia w postępowaniu.
4. Jeżeli w imieniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z pełnomocnictwa, o którym mowa w pkt 1, Zamawiający w toku postępowania wezwie Wykonawcę do złożenia stosownego pełnomocnictwa. Zaleca się, aby Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia w złożonym na wezwanie pełnomocnictwie lub w odrębnym oświadczeniu, potwierdzili czynności dokonane przez tzw. pełnomocnika rzekomego w okresie kiedy nie posiadał on stosownego umocowania, pod rygorem nieważności czynności prawnej dokonanej w cudzym imieniu bez umocowania lub z przekroczeniem jego zakresu.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Strony dopuszczają zmiany w umowie w zakresie:
a) wydłużenia okresu trwania umowy w przypadku niewykorzystania całości asortymentu stanowiącego przedmiot umowy (w tym również przy uwzględnieniu prawa opcji) – o maksymalnie 3 miesiące;
b) ustawowej zmiany stawek podatkowych (VAT) w okresie obowiązywania umowy, jeżeli w trakcie obowiązywania umowy nastąpi zmiana w zakresie podatku od towarów i usług

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2023-04-27 14:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://ezamowienia.gov.pl/

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2023-04-27 15:00

8.4.) Termin związania ofertą: do 2023-05-25

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

1. Zamawiający nie przewiduje podstaw wykluczenia, o których mowa w art. 109 ust. 1 ustawy Pzp.
2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
3. Zamawiający nie przewiduje zatrudnienia osób, o których mowa w art. 96 ust. 2 pkt 2 ustawy Pzp.
4. Zamawiający nie zastrzega możliwości ubiegania się o udzielenie zamówienia wyłącznie przez Wykonawców, o których mowa w art. 94 ustawy Pzp.
5. Zamawiający nie przewiduje obowiązku wniesienia wadium.
6. Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp.
7. Zamawiający nie przewiduje konieczności przeprowadzenia przez Wykonawcę wizji lokalnej lub sprawdzenia dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia, o których mowa w art. 131 ust. 2 ustawy Pzp.
8. Zamawiający nie przewiduje rozliczenia w walutach obcych. Rozliczenia między Zamawiającymi a Wykonawcą prowadzone są w walucie PLN.
9. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.
10. Zamawiający nie zastrzega obowiązku osobistego wykonania przez Wykonawcę kluczowych zadań.
11. Zamawiający nie prowadzi postępowania w celu zawarcia umowy ramowej.
12. Zamawiający nie przewiduje aukcji elektronicznej.
13. Zamawiający nie przewiduje złożenia oferty w postaci katalogów elektronicznych.
14. Zamawiający nie przeprowadził wstępnych konsultacji rynkowych przed wszczęciem postępowania.
15. Zamawiający żąda wskazania przez Wykonawcę w formularzu ofertowym (Załącznik nr 1 do SWZ) części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć Podwykonawcom i podania ich firm. W przypadku, gdy Wykonawca nie zamierza wykonywać zamówienia przy udziale Podwykonawców, należy wpisać w formularzu „nie dotyczy” lub inne podobne sformułowanie. Jeżeli Wykonawca zostawi ten punkt niewypełniony (puste pole), Zamawiający uzna, iż zamówienie zostanie wykonane bez udziału podwykonawców.