Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Przygotowanie i realizacja wizerunkowej kampanii online promującej Warszawę jako atrakcyjny kierunek podróży na dwóch rynkach zagranicznych – brytyjskim i niemieckim, we wskazanych grupach docelowych

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: STOŁECZNE BIURO TURYSTYKI

1.3.) Oddział zamawiającego: jednostka budżetowa m.st Warszawy

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 012216512

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Plac Defilad 1

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 00-901

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.7.) Numer telefonu: 22 656 64 83

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia@go2warsaw.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.warsawtour.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

promocja turystyki m.st. Warszawy oraz prowadzenie informacji turystycznej

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Przygotowanie i realizacja wizerunkowej kampanii online promującej Warszawę jako atrakcyjny kierunek podróży na dwóch rynkach zagranicznych – brytyjskim i niemieckim, we wskazanych grupach docelowych

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-8312d1fb-04cd-11ef-b81b-aebd110f5279

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00308867

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-04-30

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2024/BZP 00039463/04/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.4 Kampania promocyjna on-line wiosenna na rynkach europejskich - brytyjskim i niemieckim

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-8312d1fb-04cd-11ef-b81b-aebd110f5279

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://ezamowienia.gov.pl/pl/

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych, elektronicznych kopii dokumentów i oświadczeń oraz informacji przekazywanych przy ich użyciu opisane zostały w SWZ.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Został określony przez Zamawiającego w SWZ

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Został określony przez Zamawiającego w SWZ

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ZP/TPW1/01/2024

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.5.) Wartość zamówienia: 258536,58 PLN

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przygotowanie i realizacja wizerunkowej kampanii online promującej Warszawę jako atrakcyjny kierunek podróży na dwóch rynkach zagranicznych – brytyjskim i niemieckim, we wskazanych grupach docelowych

4.2.6.) Główny kod CPV: 79341400-0 - Usługi prowadzenia kampanii reklamowych

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 112 dni

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Tak

4.2.14.) Przedmiot, wielkość lub zakres oraz warunki zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Zamawiający zamierza udzielić zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt. 7 ustawy do wysokości 318 000,00 zł. na dodatkowy etap kampanii mający odbyć się w miesiącach wrzesień – październik 2024 r. W ramach zamówienia uzupełniającego do zadań Wykonawcy należeć będzie:
a) nawiązanie współpracy z dwoma influencerami, zaakceptowanymi przez Zamawiającego, po jednym z rynków niemieckiego i brytyjskiego;
b) stworzenie kontentu: postów, artykułów itp.;
c) zakup mediów, w oparciu o przedstawiony Zamawiającemu i zaakceptowany dla każdego rynku docelowego media plan;
d) przeprowadzenie drugiego etapu kampanii, optymalizacja;
e) przygotowanie raportu cząstkowego i końcowego dla drugiego etapu kampanii.
Drugi etap kampanii zakładałby wykorzystanie tej samej strategii i koncepcji kreatywnej co w kampanii przeprowadzonej na podstawie tego postępowania.

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Określony w SWZ

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 30

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Portfolio

4.3.6.) Waga: 6

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Strategia i wstępna koncepcja kreatywna

4.3.6.) Waga: 19

Kryterium 4

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Media plan

4.3.6.) Waga: 15

Kryterium 5

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie Influencerów

4.3.6.) Waga: 15

Kryterium 6

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: KPI – Zasięg

4.3.6.) Waga: 10

Kryterium 7

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: KPI – Częstotliwość

4.3.6.) Waga: 5

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

1. Za spełniającego warunki udziału w postępowaniu Zamawiający uzna Wykonawcę, który wykaże, że w okresie ostatnich pięciu (5) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, to w tym okresie, należycie zrealizował 3 kampanie promocyjne online.

2. Za spełniającego warunki udziału w postępowaniu Zamawiający uzna Wykonawcę, który wykaże, że dysponuje lub będzie dysponować zespołem co najmniej 5 osób, posiadających doświadczenie w realizacji kampanii informacyjno-promocyjnych, marketingowych lub public relations w skład, którego wchodzić będą osoby pełniące następujące funkcje:
a) kierownik zespołu – posiadający minimum 3 lata doświadczenia w zakresie – reklamy i promocji, który kierował przynajmniej 2 kampaniami informacyjno-promocyjnymi lub public relations, w tym kampaniami on-line;
b) strateg – posiadający minimum 2-letnie doświadczenie zawodowe w opracowywaniu skutecznych strategii marketingowych, definiowaniu kluczowych przesłań komunikacyjnych i zapewnianiu optymalnego dostosowania kampanii do celów;
c) ekspert ds. zakupu i planowania mediów on-line – posiadający minimum 2-letnie doświadczenie zawodowe w planowaniu i realizowaniu kampanii reklamowych, z wykorzystaniem social mediów, opracowywaniu strategii, budżetu i harmonogramu działań;
d) grafik – posiadający minimum 2-letnie doświadczenie zawodowe na stanowisku grafika komputerowego w zakresie kreacji wizualnych, animacji komputerowych składu oraz łamania tekstu;
e) copywriter – posiadający minimum 2-letnie doświadczenie zawodowe w tworzeniu haseł reklamowych, scenariuszy, tekstów prasowych i na potrzeby social mediów w języku polskim.
Wykonawca w celu wykazania warunku nie może łączyć funkcji określonych przez Zamawiającego w pkt a) – e) w odniesieniu do jednej osoby.

3. Za spełniającego warunki udziału w postępowaniu Zamawiający uzna Wykonawcę, który wykaże, że dysponuje lub będzie dysponować 4 influencerami (po 2 influencerów z każdego rynku docelowego – Wielkiej Brytanii i Niemiec), którzy:
a) publikują materiały, których treści korelują z przedmiotem zamówienia Zamawiającego;
b) prowadzą aktywne konto na Instagramie obserwowane przez przynajmniej 100 000 osób, w tym przynajmniej 60% obserwujących z rynku docelowego kampanii, regularną publikację tzw. rolek (reels), których średnia oglądalność w ciągu ostatnich 3 miesięcy jest na poziomie przynajmniej 40 tysięcy wyświetleń przed upływem terminu składania ofert;
c) prowadzą aktywne konto na Facebooku z regularną publikacją postów i relacji, tj. minimum 3 publikacje tygodniowo w ostatnich 3 miesiącach od dnia złożenia oferty.
Zamawiający do realizacji przedmiotu umowy wybierze dwóch influencerów – po jednym dla każdego rynku.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą podmiotowych środków dowodowych w postaci:
a) „Wykazu osób” (influencerów) – na potwierdzenie spełniania warunku udziału w postępowaniu określonego w pkt 12.2.3. SWZ, wraz z informacjami na temat ich doświadczenia, przygotowany wg wzoru określonego w Załączniku nr 7 do SWZ. Wykaz osób podlega uzupełnieniu w zakresie spełniania warunków udziału w postępowaniu.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od otrzymania wezwania, aktualnych na dzień złożenia, podmiotowych środków dowodowych, o których mowa poniżej:
a) wykaz usług – przygotowany wg wzoru określonego w Załączniku 5 do SWZ na potwierdzenie spełnienia warunku udziału w postępowaniu określonego w pkt. 12.2.1. SWZ;
b) dowody, że wykazane w wykazie usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Dowodami, o których mowa powyżej są:
• referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane;
• oświadczenie Wykonawcy, jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać dokumentów. W takim przypadku należy uzasadnić brak możliwości uzyskania dokumentów.
W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych, referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonanie, powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.
Uwaga: Jeżeli wykazy, referencje lub oświadczenia złożone przez Wykonawcę budzą wątpliwości Zamawiającego, może on zwrócić się bezpośrednio do właściwego podmiotu, na rzecz którego usługi były wykonane, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych są wykonywane, o dodatkowe informacje lub dokumenty w tym zakresie oraz o potwierdzenie należytego wykonania/wykonywania danej usługi.
c) wykaz osób – przygotowany wg wzoru określonego w Załączniku 6 do SWZ na potwierdzenie spełnienia warunku udziału w postępowaniu określonego w pkt. 12.2.2. SWZ.

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

a) Portfolio, które służy do oceny ofert w kryterium opisanym w pkt. 25.2 SWZ. Portfolio dotyczy kampanii, o których mowa w pkt 12.2.1. SWZ. Jeżeli Wykonawca nie wpisze danych w pkt 2 Formularza oferty (Załącznik nr 1 do SWZ), Zamawiający przyzna Wykonawcy 0 punktów w ww. kryterium. Portfolio nie podlega uzupełnieniu.
b) Strategia i wstępna koncepcja kreatywna, która służy do oceny ofert w kryterium opisanym w pkt. 25.3. SWZ. Zamawiający rekomenduje złożenie dokumentu w formacie .pdf. Podpisanie kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Jeżeli Wykonawca nie złoży przedmiotowego środka dowodowego lub złoży pusty dokument, jego oferta zostanie odrzucona na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5) ustawy. Strategia i wstępna koncepcja kreatywna nie podlega uzupełnieniu.
c) Media plan, który służy do oceny ofert w kryterium opisanym w pkt. 25.4. SWZ. Zamawiający rekomenduje złożenie dokumentu w formacie .pdf. Podpisanie kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Jeżeli Wykonawca nie złoży przedmiotowego środka dowodowego lub złoży pusty dokument, jego oferta zostanie odrzucona na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5) ustawy. Media plan nie podlega uzupełnieniu.
d) „Wykaz doświadczenia Influencerów” przygotowanego wg wzoru określonego w Załączniku nr 8 do SWZ. Wykaz służy do oceny ofert w kryterium „Doświadczenie Influencerów” opisanym w pkt 25.5. SWZ. Jeżeli Wykonawca nie załączy do oferty ww. wykazu, Zamawiający przyzna Wykonawcy 0 punktów w ww. kryterium. „Wykaz doświadczenia Influencerów” w zakresie oceny ofert w kryterium określonym w pkt 25.5 SWZ nie podlega uzupełnieniu.

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

1) wypełnionego, zdefiniowanego przez Zamawiającego Formularza oferty (załącznik nr 1). Zamawiający nie posługuje się interaktywnym formularzem oferty udostępnionym przez Platformę e-Zamówienia.
2) załączonego do oferty w systemie oświadczenia Wykonawcy stanowiącego potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania (sporządzonego wg wzoru określonego w Załączniku nr 2 do SWZ);
3) załączonego do oferty w systemie oświadczenia Wykonawcy stanowiącego potwierdzenie, że Wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu (sporządzonego wg wzoru określonego w Załączniku nr 3 do SWZ);
4) w przypadku gdy oferta została podpisana przez inną osobę niż umocowana w dokumencie rejestrowym Wykonawcy - dokument (np. pełnomocnictwo) potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy;
5) w przypadku gdy oferta zawiera informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa – dokument zawierający dowody, o których mowa w pkt 18. SWZ.
6) w przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców oświadczenie z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni Wykonawcy (w trybie art. 117 ust. 4 ustawy)
7) w przypadku, gdy Wykonawca polega na zdolnościach lub sytuacji innych Podmiotów - zobowiązanie każdego Podmiotu udostępniającego zasoby potwierdzające, że stosunek łączący Wykonawcę z Podmiotami udostępniającymi zasoby gwarantuje rzeczywisty dostęp do tych zasobów
8) oświadczenie Wykonawcy o podwykonawcach, ze wskazaniem części zamówienia których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom z podaniem firm podwykonawców, o ile są znane, lub informacji o samodzielnym wykonaniu zamówienia (znajduje się w formularzu oferty)

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

Określone w SWZ.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Rodzaj i zakres zmian umowy zostały określone w załączniku nr 9 do SWZ - wzór umowy (Projektowane postanowienia umowy)

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2024-05-20 09:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://ezamowienia.gov.pl/pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2024-05-20 09:10

8.4.) Termin związania ofertą: do 2024-06-18