Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Usługi pocztowe związane z wysyłką korespondencji w okresie od dnia zawarcia umowy do 31.12.2023 roku na potrzeby Starostwa Powiatowego
w Tomaszowie Mazowieckim

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: POWIAT TOMASZOWSKI

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 590648451

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. św. Antoniego 41

1.5.2.) Miejscowość: Tomaszów Mazowiecki

1.5.3.) Kod pocztowy: 97-200

1.5.4.) Województwo: łódzkie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL713 - Piotrkowski

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia@powiat-tomaszowski.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.powiat-tomaszowski.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Usługi pocztowe związane z wysyłką korespondencji w okresie od dnia zawarcia umowy do 31.12.2023 roku na potrzeby Starostwa Powiatowego
w Tomaszowie Mazowieckim

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-a3bb3ac6-602b-11ed-8832-4e4740e186ac

2.5.) Numer ogłoszenia: 2022/BZP 00432089

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2022-11-09

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2022/BZP 00019387/09/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.2 Usługi pocztowe związane z wysy lką korespondencji w okresie od dnia zawarcia do 31 grudnia 2023 roku na potrzeby Starostwa Powiatowego w Tomaszowie Mazowieckim

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://bip.powiat-tomaszowski.pl

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://miniportal.uzp.gov.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych,
elektronicznych kopii dokumentów i oświadczeń oraz informacji przekazywanych przy ich użyciu
opisane zostały w Regulaminie korzystania z systemu miniPortal oraz Warunkach korzystania z
elektronicznej platformy usług administracji publicznej (ePUAP). Zasady składania ofert oraz
dokumentów składanych wraz z ofertą oraz wymagania techniczne i organizacyjne ich wysyłania
opisane zostały w Instrukcji użytkownika. Wykonawca zobowiązany jest zapoznać się z ww. Instrukcją i
postępować wg zasad w niej wskazanych. Wykonawca ubiegając się o udzielenie zamówienia w
szczególności składając ofertę akceptuje zasady korzystania z systemu miniPortal wskazane w
Instrukcji użytkownika i SWZ. W celu korzystania z systemu miniPortal konieczne jest dysponowanie
przez użytkownika urządzeniem teleinformatycznym z dostępem do sieci Internet. Aplikacja działa tylko
na platformie Windows i wymaga .NET Framework 4.5. W przypadku korzystania z urządzeń
mobilnych oraz Mac lub Linux, dostęp do wszystkich funkcjonalności systemu miniPortal może być
ograniczony. Specyfikacja połączenia, formatu przesyłanych danych oraz kodowania i oznaczania
czasu odbioru danych:
 specyfikacja połączenia formularze udostępnione są za pomocą protokołu
TLS 1.2,
 format danych oraz kodowanie miniPortal - Formularze dostępne są w formacie HTML z kodowaniem
UTF-8,
oznaczenia czasu odbioru danych – miniPortal - wszelkie operacje opierają się o czas serwera i dane
zapisywane są z dokładnością co do setnej części sekundy,
 integracja z systemem ePUAP jest wykonana w wykorzystaniem standardowego mechanizmu ePUAP.
W przypadku Wykonawcy wysyłającego wniosek do Zamawiającego, ESP Zamawiającego
automatycznie generuje Rodzaj Urzędowego Poświadczenia Odbioru, czyli Urzędowe Poświadczenie
Przedłożenia (UPP), które jest powiązane z wysyłanym dokumentem. W UPP
w sekcji „Dane poświadczenia” jest zawarta informacja o dacie doręczenia.
System dostępny jest za pośrednictwem następujących przeglądarek internetowych:Microsoft Internet Explorer od wersji 9.0,
 Mozilla Firefox od wersji 15,
 Google Chrome od wersji 20.
11.5. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem dedykowanych formularzy:
„Formularz złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku”
i „Formularza do komunikacji” wynosi 150 MB. Dodatkowe informacje zamieszczone w Rozdziale 11SWZ.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ZP.272.18.2022

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczenia i doręczania przesyłek listowych oraz paczek pocztowych i zwrotów przesyłek niedoręczonych dla Starostwa Powiatowego w Tomaszowie Mazowieckim ul. Św. Antoniego 41.
2. Wykaz usług, przesyłek oraz paczek pocztowych objętych zamówieniem:
L.p. Nazwa usługi Masa
przesyłki Format/Gabaryt Przewidywana ilość
1. Przesyłka listowa nierejestrowana ekonomiczna
do 500 g Wysokość max 20 mm
Szerokość max 160 mm
Długość max 230 mm 550
do 1000 g Wysokość max 20 mm
Szerokość max 230 mm
Długość max 325 mm 60
do 2000 g Max suma wymiarów 900 mm, przy czym długość nie może przekroczyć 600 mm 10
2. Przesyłka listowa nierejestrowana priorytetowa
do 500 g Wysokość max 20 mm
Szerokość max 160 mm
Długość max 230 mm 5
do 1000 g Wysokość max 20 mm
Szerokość max 230 mm
Długość max 325 mm 5
do 2000 g Max suma wymiarów 900 mm, przy czym długość nie może przekroczyć 600 mm 5
3. Przesyłka polecona ekonomiczna
do 500 g Wysokość max 20 mm
Szerokość max 160 mm
Długość max 230 mm 32 000
do 1000 g Wysokość max 20 mm
Szerokość max 230 mm
Długość max 325 mm 3 000
do 2000 g Max suma wymiarów 900 mm, przy czym długość nie może przekroczyć 600 mm 1900
4. Przesyłka polecona priorytetowa
do 500 g Wysokość max 20 mm
Szerokość max 160 mm
Długość max 230 mm 15
do 1000 g Wysokość max 20 mm
Szerokość max 230 mm
Długość max 325 mm 10
do 2000 g Max suma wymiarów 900 mm, przy czym długość nie może przekroczyć 600 mm 5
5. Zwroty przesyłek poleconych ( ekonomicznych i priorytetowych)
do 500 g Wysokość max 20 mm
Szerokość max 160 mm
Długość max 230 mm 2100
do 1000 g Wysokość max 20 mm
Szerokość max 230 mm
Długość max 325 mm 50
do 2000 g Max suma wymiarów 900 mm, przy czym długość nie może przekroczyć 600 mm 15
6. Paczka ekonomiczna krajowa
do 1 kg Gabaryt A 5
ponad 1 do 2 kg Gabaryt A 5
ponad 2 do 5 kg Gabaryt A 70
ponad 5 do 10 kg Gabaryt A 15
7. Zwroty paczek ekonomicznych
do 1 kg Gabaryt A 3
ponad 1 do 2 kg Gabaryt A 3
ponad 2 do 5 kg Gabaryt A 5
ponad 5 do 10 kg Gabaryt A 5
8. Potwierdzenie odbioru przesyłki rejestrowanej w obrocie krajowym 30 000
9. Przesyłka polecona priorytetowa zagraniczna
Strefa A do 50 g 120
ponad 50 g do 100 g 2
Strefa B do 50 g 2
ponad 50 g do 100 g 2
Strefa C do 50 g 2
ponad 50 g do 100 g 2
10. Potwierdzenie odbioru przesyłki rejestrowanej w obrocie zagranicznym 50
11. Zwroty przesyłek zagranicznych
Strefa A do 50 g 25
ponad 50 g do 100 g 1
Strefa B do 50 g 1
ponad 50 g do 100 g 1
Strefa C do 50 g 1
ponad 50 g do 100 g 1

3. W zależności od potrzeb tutejszego Urzędu Zamawiający zastrzega sobie prawo do nadania w okresie od dnia zawarcia umowy do dnia 31 grudnia 2023 r., przesyłek pocztowych i paczek innych niż wymienione w pkt 2. Usługi te będą świadczone przez Wykonawcę według obowiązującego cennika Wykonawcy w dniu nadania przesyłek i paczek.
4. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował co najmniej jednym punktem nadawczym w miejscowości, w której znajduje się siedziba główna Zamawiającego oraz punktami odbioru niedoręczonych przesyłek pod adres przesyłki ( awizowanych).
5. W przypadku, gdy punkt wysyłki korespondencji będzie oddalony od siedziby Zamawiającego w odległości powyżej 1 km, upoważniony przedstawiciel Wykonawcy zobowiązany jest do odbioru z kancelarii Starostwa Powiatowego, mieszczącego się w siedzibie Zamawiającego w Tomaszowie Mazowieckim przy ul. Św. Antoniego 41, przesyłek oraz paczek przygotowanych do wysłania raz dziennie, w dni robocze, w godzinach między 14.30 a 15.00.
6. W przypadku gdy punkt wysyłki korespondencji będzie znajdował się w odległości poniżej 1 km os siedziby tut. Urzędu, Zamawiający zobowiązany jest do dostarczania przesyłek praz paczek pocztowych do punktu nadawczego Wykonawcy.
7. W przypadku, gdy punkt do odbioru korespondencji będzie oddalony od siedziby Zamawiającego w odległości powyżej 1 km, Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia do kancelarii tut. Urzędu przesyłek pocztowych raz dziennie, w dni robocze, w godzinach między 10..00 a 11.00.
8. W przypadku gdy punkt odbioru korespondencji będzie znajdował się w odległości poniżej 1 km, upoważniony przedstawiciel Zamawiającego zobowiązany jest do odbioru przesyłek i zwrotów w siedzibie Wykonawcy.
9. Nadawanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia, następować będzie w tym samym dniu, w którym nastąpił odbiór przesyłek przez Wykonawcę.
10. Zamawiający dopuszcza możliwość przesunięcia nadania przesyłek na dzień następny w przypadku uzasadnionych zastrzeżeń dotyczących odebranych przesyłek ( nieprawidłowe opakowania, brak pełnego adresu, niezgodność wpisów do dokumentów nadawczych z opisami na przesyłkach i braku możliwości ich wyjaśnienia z przedstawicielami Zamawiającego).
11. W każdym przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawi adresatowi zawiadomienie o próbie dostarczania przesyłki ( pierwsze awizo) zawierające miejsce i czas odbioru przesyłki przez adresata.
Termin odbioru przesyłki przez adresata po pierwszym awizo ustala się na 7 dni, licząc od dnia pozostawienia pierwszego zawiadomienia, a po upływie tego terminu w przypadku niepodjęcia przesyłki przez adresata wymagane jest wystawienie powtórnego zawiadomienia ( powtórne awizo) o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż 14 dni licząc od dnia pierwszego zawiadomienia.
Po upływie czternastodniowego terminu nieodebrania przez adresata, przesyłka podlega zwrotowi z podaniem przyczyny nieodebrania.
12. Od Wykonawcy Zamawiający wymaga zapewnienie bezpłatnych formularzy potwierdzeń odbioru, z wyłączeniem formularzy zgodnie z Kodeksem postępowania administracyjnego.
13. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia.
Opakowanie przesyłek listowych stanowi odpowiednio zabezpieczona przez Zamawiającego zaklejona koperta.
14. Zamawiający zobowiązuje się do nadania przesyłek w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć:
a) dla przesyłek rejestrowanych - wpisanie każdej przesyłki do rejestru - książek nadawczych sporządzonych w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla placówki nadawczej Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia będzie stanowić dla Zamawiającego potwierdzenie nadania przesyłki,
b0 dla przesyłek nierejestrowanych – nadawanie według zestawienia ilościowego przesyłek sporządzone w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla placówki nadawczej Wykonawcy w celach rozliczeniowych,a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek,
15. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczenia na każdej nadawanej przesyłce listowej lub paczce w sposób trwały i czytelny nazwy odbiorcy wraz z jego adresem, rodzaju przesyłki ( zwykła, polecona priorytet, ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru – ZPO) oraz pełnej nazwy i adresu zwrotnego nadawcy,
16. Zamawiający będzie umieszczał oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty za usługę w postaci napisu, nadruku lub odcisku pieczęci o treści ustalonej z Wykonawcą. Odbiór przesyłek przyjętych do wyekspediowania będzie każdorazowo dokumentowany przez Wykonawce prowadzonych rejestrach pieczęcią, podpisem i data..
17. Odbiór przesyłek do wyekspediowania będzie każdorazowo potwierdzany przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy poprzez umieszczenie pieczęci, podpisu i daty w pocztowej książce nadawczej – dla przesyłek rejestrowanych oraz zestawieniu ilościowym przesyłek – dla przesyłek zwykłych.
18. Wykonawca odpowiada za niewykonanie lub za nienależyte zrealizowanie usług pocztowych, chyba ,że spowodowane jest ono działaniem siły wyższej.
19. Usługę pocztową w zakresie przesyłki rejestrowanej uważa się niewykonaną, jeżeli doręczenie przesyłki rejestrowanej lub zawiadomienie o próbie jej doręczenia nie nastąpiło w terminie 14 dni od dnia nadania.
20. Reklamację z tytułu niewykonania usługi Zamawiający może zgłosić do Wykonawcy po upływie 14 dni od nadania przesyłki rejestrowanej, nie później niż 12 miesięcy od jej nadania. Termin udzielenia odpowiedzi na reklamację, nie może przekroczyć – 30 dni dla przesyłek krajowych oraz 90 dni dla przesyłek zagranicznych – od dnia otrzymania reklamacji.
21. Zamawiający dopuszcza zmianę ilości przesyłek, jak i ich rodzaje. Ilość poszczególnych rodzajów przesyłek może ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego z zastrzeżeniem, że wartość tych przesyłek nie przekroczy wartości przedmiotu zamówienia.
22. Zamawiający za okres rozliczeniowy do fakturowania uznaje miesiąc kalendarzowy.
23. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niezrealizowania ilości przesyłek podanych w pkt 2 i z tego tytułu Wykonawcy nie będą przysługiwały żadne roszczenia.

4.2.6.) Główny kod CPV: 64110000-0 - Usługi pocztowe

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2022-12-31

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Zamawiający dokona oceny ofert, które nie zostały odrzucone, na
podstawie następujących kryteriów oceny ofert:
Lp. Nazwa kryterium Znaczenie kryterium (w %)
1 Cena (C) 60
2 Kryterium społeczne ocena stosunku osób niepełnosprawnych zatrudnionych u Wykonawcy w stosunku do wszystkich osób zatrudnionych 40

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

aspekty społeczne, w tym integracja zawodowa i społeczna osób, o których mowa w art. 94 ust. 1 ustawy

4.3.5.) Nazwa kryterium: Kryterium społeczne ocena stosunku osób niepełnosprawnych zatrudnionych u Wykonawcy w stosunku do wszystkich osób zatrudnionych

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

6.1.2. uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów;
Warunkiem udziału w postępowaniu jest posiadanie uprawnień do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie usług pocztowych.
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli wykonawca posiada ważny wpis do rejestru operatorów pocztowych.
W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia każdy z nich oddzielnie musi spełniać warunki udziału w postępowaniu w zakresie Uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej, tj. każdy z nich musi posiadać wpis do rejestru operatorów pocztowych.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 8.3.1. W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu:
a) wykonawca złoży: Ważny wpis do rejestru operatorów pocztowych

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Zamawiający dopuszcza zmianę ilości przesyłek, jak i ich rodzaje. Ilość poszczególnych rodzajów przesyłek może ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego z zastrzeżeniem, że wartość tych przesyłek nie przekroczy wartości przedmiotu zamówienia.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do niezrealizowania ilości przesyłek podanych w załączniku nr 1 do SWZ i z tego tytułu Wykonawcy nie będą przysługiwały żadne roszczenia.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2022-11-21 12:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem Formularza do złożenia, zmiany, wycofania oferty dostępnego na ePUAP i udostępnionego również na miniPortalu

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2022-11-21 12:30

8.4.) Termin związania ofertą: do 2022-12-20