Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia
Przewozy kurierskie, w tym przesyłki z materiałami egzaminacyjnymi dla Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej w Jaworznie w 2023 roku

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Nazwa zamawiającego: OKRĘGOWA KOMISJA EGZAMINACYJNA W JAWORZNIE

1.3.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 276299083

1.4.) Adres zamawiającego:

1.4.1.) Ulica: ul. Adama Mickiewicza 4

1.4.2.) Miejscowość: Jaworzno

1.4.3.) Kod pocztowy: 43-600

1.4.4.) Województwo: śląskie

1.4.5.) Kraj: Polska

1.4.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL22B - Sosnowiecki

1.4.7.) Numer telefonu: 327841600

1.4.9.) Adres poczty elektronicznej: przetargi@oke.jaworzno.pl

1.4.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.oke.jaworzno.pl

1.5.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka budżetowa

1.6.) Przedmiot działalności zamawiającego: Edukacja

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Numer ogłoszenia: 2022/BZP 00460532

2.2.) Data ogłoszenia: 2022-11-25

SEKCJA III ZMIANA OGŁOSZENIA

3.2.) Numer zmienianego ogłoszenia w BZP: 2022/BZP 00434895/01

3.3.) Identyfikator ostatniej wersji zmienianego ogłoszenia: 01

3.4.) Identyfikator sekcji zmienianego ogłoszenia:

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

3.4.1.) Opis zmiany, w tym tekst, który należy dodać lub zmienić:

4.2.2. Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przed zmianą:
Przedmiotem zamówienia jest odbiór i dostarczenie przesyłek prawnie chronionych ze szkół podstawowych, szkół ponadpodstawowych, szkół policealnych i innych ośrodków egzaminacyjnych, przewiezienie i doręczenie ich do Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej w Jaworznie lub do wybranych ośrodków sprawdzania, odbiór przesyłek z Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej w Jaworznie i z wybranych ośrodków sprawdzania, w określonym terminie związanym z przeprowadzanymi egzaminami, a także obsługa przesyłek nadawanych na bieżąco z i do Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej w Jaworznie w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2023 r.
Wykonawca zabezpieczy w czasie transportu materiały w taki sposób, aby nie doszło do ich nieuprawnionego ujawnienia, zaginięcia lub uszkodzenia – w tym pogięcia czy zamoknięcia.
Definicja przesyłki
Jedną przesyłkę stanowi paczka zawierająca materiały papierowe w formacie A4 (w tym arkusze egzaminacyjne w bezpiecznych kopertach), zabezpieczona tekturowym kartonem lub kopertą, które są wykorzystywane
do dystrybucji.
Wykonując zamówienie Wykonawca, zobowiązany będzie do:
a) realizacji wszelkich czynności przez własnych pracowników lub przez osoby, które współpracowały lub współpracują z Wykonawcą.
Zamawiający będzie wymagał przedstawienia pełnego imiennego wykazu osób realizujących przewozy okresowe (akcje);
b) zapewnienia ścisłej ochrony przesyłek przekazanych jego pieczy od momentu ich odbioru do czasu dostarczenia ich do odbiorców, a w szczególności do:
 przewozu przesyłek w samochodach zabezpieczonych przed dostępem osób nieuprawnionych, w tym przed kradzieżą;
 wyposażenia każdego pojazdu przewożącego przesyłki w środek łączności (np. telefon komórkowy) umożliwiający stały kontakt z Wykonawcą;
 zorganizowania, w uzgodnieniu z Zamawiającym, sposobu monitorowania i kontroli realizacji usługi przez kurierów w terenie (Zamawiający musi otrzymać imienny wykaz kurierów i numery ich telefonów);
 zapewnienia bezpieczeństwa przechowywania przesyłek odebranych do czasu ich dostarczenia w dniu następnym do odbiorców;
 zabezpieczenia przesyłek w taki sposób, aby nie doszło do ich uszkodzenia, a zwłaszcza naruszenia,
czy zamoczenia;
 przechowywania i sortowania przez Wykonawcę odebranych przesyłek w pomieszczeniach monitorowanych i objętych całodobową ochroną, gwarantujących ochronę przed nieuprawnionym ujawnieniem, naruszeniem lub utratą (kradzieżą) przesyłek;
 zorganizowania i przedłożenia Zamawiającemu, na jego prośbę, procedur postępowania w sytuacjach szczególnych (awarie pojazdów, wypadki drogowe itp.);
 przeszkolenia kurierów w zakresie sposobu odbioru, przechowania i doręczenia przesyłek;
 wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za wykonanie usługi, dostępnej dla Zamawiającego w trakcie jej wykonywania pod numerem telefonu, począwszy od trwania akcji do jej zakończenia;
 posiadanie przez kurierów widocznych identyfikatorów firmowych ze zdjęciem oraz legitymacji służbowych, w celu identyfikacji pracowników Wykonawcy przez osoby przekazujące przesyłki.
Liczbę i adresy punktów odbioru oraz terminy poszczególnych transportów zamawiający będzie podawał wykonawcy z odpowiednim wyprzedzeniem, w zleceniu na dokonanie przewozów.
Przesyłki powinny być doręczane w stanie nienaruszonym, a uszkodzone w czasie transportu wymagają dodatkowego zabezpieczenia na koszt Wykonawcy. W tych przypadkach Wykonawca dostarczy protokół opisujący uszkodzenie.
W przypadkach odbioru i doręczania przesyłek zawierających materiały egzaminacyjne prawnie chronione pracownicy Wykonawcy zobowiązani są do zachowania tajemnicy korespondencji i ochrony zawartości przesyłek przed ich bezprawnym ujawnieniem. Przesyłki z materiałami egzaminacyjnymi należy przekazywać osobom posiadającym upoważnienie do ich odbioru.

Planowana liczba przesyłek w ciągu całego 2023 roku to ok. 15 500 przesyłek.
PRZEWOZY STAŁE
Miesięcznie od ok. 20 przesyłek wysyłanych będzie z siedziby zamawiającego do odbiorców na terenie całego kraju. W styczniu oraz od maja do lipca liczba tych przesyłek może wzrosnąć.
Przesyłki nadawane będą w godzinach od 8:00 do 15:30, a ich dostarczenie musi nastąpić do odbiorców w dniu następnym, w godzinach od 9:00 do 15:00.
PRZEWOZY OKRESOWE (AKCJE)
Przewozy przesyłek skumulowane w kilku akcjach zostaną wykonane wyłącznie na terenie województwa śląskiego.
W czasie trwania akcji w miesiącach: styczeń oraz od maja do końca sierpnia dochodzi do kumulacji liczby przesyłek. Przy czym 85% przewozów ma miejsce w wybranych dniach stycznia, maja, czerwca i lipca.
Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował zasobami umożliwiającymi odbiór przesyłek z około:
 550 szkół ponadpodstawowych w dniach od 4 do 23 maja 2023 r. z wyjątkiem sobót i niedziel,
 500 szkół zawodowych – w dniach 9 – 10 stycznia i 1 – 2 czerwca 2023 r.,
w godzinach popołudniowych (pomiędzy godzinami 12:00-18:00) z zastrzeżeniem, że odbiór podczas danej akcji będzie się odbywał w przedziałach dwugodzinnych np. 12:00 - 14:00, lub 16:00 - 18:00). W przypadku, gdy liczba punktów odbioru przekroczy 1000, liczba godzin odbioru przesyłek może być wydłużona do 4 godzin.
W innych dniach, będą miały miejsce akcje o mniejszym niż podane powyżej maksymalne zapotrzebowanie
na usługi kurierskie.
Dostawa odebranych przesyłek do adresatów będzie zrealizowana następnego dnia roboczego, do siedziby zamawiającego lub wskazanych przez Zamawiającego miejsc – nie większej niż 200, w godzinach 9:00 – 17:00 również w przedziałach dwugodzinnych.
Zamawiający, przy zlecaniu poszczególnych akcji, dostarczy Wykonawcy listy przewozowe na poszczególne dni zawierające adresy (miejscowość, ulica, nazwa szkoły) wraz z nazwiskami osób upoważnionych do nadania i odbioru przesyłek oraz terminy odbiorów i dostaw.
ZASADY DOKONYWANIA PRZEWOZÓW
Usługi kurierskie realizowane będą systemem „od drzwi do drzwi”, po otrzymaniu od Zamawiającego zlecenia telefonicznego lub drogą elektroniczną, w tym za pośrednictwem strony www o ile wykonawca taką usługę posiada.
Wykonawca będzie odbierał za pokwitowaniem od upoważnionej osoby przesyłki zawierające materiały egzaminacyjne i przekazywał za pokwitowaniem osobie upoważnionej do ich odbioru.
Dostawy będą dokumentowane wewnętrznymi dokumentami stosowanymi przez Wykonawcę.
Zamawiający dopuszcza przygotowanie etykiet za pomocą bezpłatnej aplikacji Wykonawcy przez pracowników własnych Zamawiającego bezpośrednio nadających przesyłki.

Po zmianie:
Przedmiotem zamówienia jest odbiór i dostarczenie przesyłek prawnie chronionych ze szkół podstawowych, szkół ponadpodstawowych, szkół policealnych i innych ośrodków egzaminacyjnych, przewiezienie i doręczenie ich do Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej w Jaworznie lub do wybranych ośrodków sprawdzania, odbiór przesyłek z Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej w Jaworznie i z wybranych ośrodków sprawdzania, w określonym terminie związanym z przeprowadzanymi egzaminami, a także obsługa przesyłek nadawanych na bieżąco z i do Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej w Jaworznie w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2023 r.
Wykonawca zabezpieczy w czasie transportu materiały w taki sposób, aby nie doszło do ich nieuprawnionego ujawnienia, zaginięcia lub uszkodzenia – w tym pogięcia czy zamoknięcia.
Definicja przesyłki
Jedną przesyłkę stanowi paczka zawierająca materiały papierowe w formacie A4 (w tym arkusze egzaminacyjne w bezpiecznych kopertach), zabezpieczona tekturowym kartonem lub kopertą, które są wykorzystywane
do dystrybucji.
Wykonując zamówienie Wykonawca, zobowiązany będzie do:
a) realizacji wszelkich czynności przez własnych pracowników lub przez osoby, które współpracowały lub współpracują z Wykonawcą.
Zamawiający będzie wymagał przedstawienia pełnego imiennego wykazu osób realizujących przewozy okresowe (akcje);
b) zapewnienia ścisłej ochrony przesyłek przekazanych jego pieczy od momentu ich odbioru do czasu dostarczenia ich do odbiorców, a w szczególności do:
 przewozu przesyłek w samochodach zabezpieczonych przed dostępem osób nieuprawnionych, w tym przed kradzieżą;
 wyposażenia każdego pojazdu przewożącego przesyłki w środek łączności (np. telefon komórkowy) umożliwiający stały kontakt z Wykonawcą;
 zorganizowania, w uzgodnieniu z Zamawiającym, sposobu monitorowania i kontroli realizacji usługi przez kurierów w terenie (Zamawiający musi otrzymać imienny wykaz kurierów i numery ich telefonów);
 zapewnienia bezpieczeństwa przechowywania przesyłek odebranych do czasu ich dostarczenia w dniu następnym do odbiorców;
 zabezpieczenia przesyłek w taki sposób, aby nie doszło do ich uszkodzenia, a zwłaszcza naruszenia,
czy zamoczenia;
 przechowywania i sortowania przez Wykonawcę odebranych przesyłek w pomieszczeniach monitorowanych i objętych całodobową ochroną, gwarantujących ochronę przed nieuprawnionym ujawnieniem, naruszeniem lub utratą (kradzieżą) przesyłek;
 zorganizowania i przedłożenia Zamawiającemu, na jego prośbę, procedur postępowania w sytuacjach szczególnych (awarie pojazdów, wypadki drogowe itp.);
 przeszkolenia kurierów w zakresie sposobu odbioru, przechowania i doręczenia przesyłek;
 wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za wykonanie usługi, dostępnej dla Zamawiającego w trakcie jej wykonywania pod numerem telefonu, począwszy od trwania akcji do jej zakończenia;
 posiadanie przez kurierów widocznych identyfikatorów firmowych ze zdjęciem oraz legitymacji służbowych, w celu identyfikacji pracowników Wykonawcy przez osoby przekazujące przesyłki.
Liczbę i adresy punktów odbioru oraz terminy poszczególnych transportów zamawiający będzie podawał wykonawcy z odpowiednim wyprzedzeniem, w zleceniu na dokonanie przewozów.
Przesyłki powinny być doręczane w stanie nienaruszonym, a uszkodzone w czasie transportu wymagają dodatkowego zabezpieczenia na koszt Wykonawcy. W tych przypadkach Wykonawca dostarczy protokół opisujący uszkodzenie.
W przypadkach odbioru i doręczania przesyłek zawierających materiały egzaminacyjne prawnie chronione pracownicy Wykonawcy zobowiązani są do zachowania tajemnicy korespondencji i ochrony zawartości przesyłek przed ich bezprawnym ujawnieniem. Przesyłki z materiałami egzaminacyjnymi należy przekazywać osobom posiadającym upoważnienie do ich odbioru.

Planowana liczba przesyłek w ciągu całego 2023 roku to ok. 15 500 przesyłek.
PRZEWOZY STAŁE
Miesięcznie od ok. 20 przesyłek wysyłanych będzie z siedziby zamawiającego do odbiorców na terenie całego kraju. W styczniu oraz od maja do lipca liczba tych przesyłek może wzrosnąć.
Przesyłki nadawane będą w godzinach od 8:00 do 15:00, a ich dostarczenie musi nastąpić do odbiorców w dniu następnym, w godzinach od 9:00 do 15:00.
PRZEWOZY OKRESOWE (AKCJE)
Przewozy przesyłek skumulowane w kilku akcjach zostaną wykonane wyłącznie na terenie województwa śląskiego.
W czasie trwania akcji w miesiącach: styczeń oraz od maja do końca sierpnia dochodzi do kumulacji liczby przesyłek. Przy czym 85% przewozów ma miejsce w wybranych dniach stycznia, maja, czerwca i lipca.
Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował zasobami umożliwiającymi odbiór przesyłek z około:
 550 szkół ponadpodstawowych w dniach od 4 do 23 maja 2023 r. z wyjątkiem sobót i niedziel,
 500 szkół zawodowych – w dniach 9 – 10 stycznia i 1 – 2 czerwca 2023 r.,
w godzinach popołudniowych (pomiędzy godzinami 12:00-18:00) z zastrzeżeniem, że odbiór podczas danej akcji będzie się odbywał w przedziałach dwugodzinnych np. 12:00 - 14:00, lub 16:00 - 18:00). W przypadku, gdy liczba punktów odbioru przekroczy 1000, liczba godzin odbioru przesyłek może być wydłużona do 4 godzin.
W innych dniach, będą miały miejsce akcje o mniejszym niż podane powyżej maksymalne zapotrzebowanie
na usługi kurierskie.
Dostawa odebranych przesyłek do adresatów będzie zrealizowana następnego dnia roboczego, do siedziby zamawiającego lub wskazanych przez Zamawiającego miejsc – nie większej niż 200, w godzinach 9:00 – 17:00 również w przedziałach dwugodzinnych.
Zamawiający, przy zlecaniu poszczególnych akcji, dostarczy Wykonawcy listy przewozowe na poszczególne dni zawierające adresy (miejscowość, ulica, nazwa szkoły) wraz z nazwiskami osób upoważnionych do nadania i odbioru przesyłek oraz terminy odbiorów i dostaw.
ZASADY DOKONYWANIA PRZEWOZÓW
Usługi kurierskie realizowane będą systemem „od drzwi do drzwi”, po otrzymaniu od Zamawiającego zlecenia telefonicznego lub drogą elektroniczną, w tym za pośrednictwem strony www o ile wykonawca taką usługę posiada.
Wykonawca będzie odbierał za pokwitowaniem od upoważnionej osoby przesyłki zawierające materiały egzaminacyjne i przekazywał za pokwitowaniem osobie upoważnionej do ich odbioru.
Dostawy będą dokumentowane wewnętrznymi dokumentami stosowanymi przez Wykonawcę.
Zamawiający dopuszcza przygotowanie etykiet za pomocą bezpłatnej aplikacji Wykonawcy przez pracowników własnych Zamawiającego bezpośrednio nadających przesyłki.