Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Przygotowanie, organizacja i obsługa konferencji: Międzynarodowe seminarium dotyczące ochrony ptaków wodno-błotnych na zbiornikach antropogenicznych organizowane w ramach projektu LIFE.VISTULA.PL

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: REGIONALNA DYREKCJA OCHRONY ŚRODOWISKA W KATOWICACH

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 241051947

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Plac Grunwaldzki 8-10

1.5.2.) Miejscowość: Katowice

1.5.3.) Kod pocztowy: 40-127

1.5.4.) Województwo: śląskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL22A - Katowicki

1.5.7.) Numer telefonu: 32 42 06 801

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia@katowice.rdos.gov.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.gov.pl/web/rdos-katowice

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - organ władzy publicznej - organ administracji rządowej (centralnej lub terenowej)

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Środowisko

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Przygotowanie, organizacja i obsługa konferencji: Międzynarodowe seminarium dotyczące ochrony ptaków wodno-błotnych na zbiornikach antropogenicznych organizowane w ramach projektu LIFE.VISTULA.PL

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-d34fbe91-1ecd-430a-9f3e-fe743602f696

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00484101

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-09-04

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2024/BZP 00211956/08/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.1 Konferencje, warsztaty, szkolenia itp. wydarzenia w ramach realizacji projektu LIFE16 NAT/PL/000766 LIFE.VISTULA.PL „Ochrona siedlisk ptaków wodno-błotnych w Dolinie Górnej Wisły"

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

LIFE16 NAT/PL/000766 „Ochrona siedlisk ptaków wodno – błotnych w Dolinie Górnej Wisły” (LIFE.VISTULA.PL

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-d34fbe91-1ecd-430a-9f3e-fe743602f696

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a
Wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia https://ezamowienia.gov.pl (komunikacja wymaga zarejestrowania
się na Platformie e-Zamówienia i jest dostępna bezpłatnie dla każdego zalogowanego użytkownika platformy),
• poczty elektronicznej, z zastrzeżeniem, iż oferta musi zostać złożona przy użyciu platformy e-zamowienia.
2. Zamawiający zastrzega, iż złożenie oferty w innej formie elektronicznej będzie skutkowało odrzuceniem oferty na podstawie art.
226 ust. 1 pkt 6 ustawy (...)
Dalszy opis w dokumentach zamówienia

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie eZamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e
Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”.
2. Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie e-Zamówienia ani logowania.
3. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści
zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowania) musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa
Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych.
4. Dokumenty elektroniczne , o których mowa w § 2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla
dokumentów elektronicznych, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach
rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych i
przekazuje się jako załączniki.
5. Informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż wymienione w § 2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie
wymagań dla dokumentów elektronicznych, przekazywane w postępowaniu sporządza się w postaci elektronicznej:
a. w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności (i
przekazuje się jako załącznik), lub
b. jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (np. w treści
wiadomości e-mail lub w treści „Formularza do komunikacji”).
6. Jeżeli dokumenty elektroniczne, przekazywane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zawierają informacje stanowiące
tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U.
z 2020 r. poz. 1913 oraz z 2021 r. poz. 1655) wykonawca, w celu utrzymania w poufności tych informacji, przekazuje je w
wydzielonym i odpowiednio oznaczonym pliku, wraz z jednoczesnym zaznaczeniem w nazwie pliku „Dokument stanowiący tajemnicę
przedsiębiorstwa”.
7. Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert/wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, odbywa się
drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do
komunikacji”). Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień,
zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej
wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”). W przypadku załączników, które są zgodnie z ustawą Pzp lub rozporządzeniem Prezesa
Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, mogą być opatrzone, zgodnie z wyborem wykonawcy/wykonawcy wspólnie
ubiegającego się o udzielenie zamówienia/podmiotu udostępniającego zasoby, podpisem zewnętrznym lub wewnętrznym. W
zależności od rodzaju podpisu i jego typu (zewnętrzny, wewnętrzny) dodaje się do przesyłanej wiadomości uprzednio podpisane
dokumenty wraz z wygenerowanym plikiem podpisu (typ zewnętrzny) lub dokument z wszytym podpisem (typ wewnętrzny).
Dalszy opis w dokumentach zamówienia.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): 1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu
Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem
danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia
dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o danych) (Dz. U. UE L119
z dnia 4 maja 2016 r., str. 1; zwanym dalej „RODO”) informujemy, że:
1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Regionalny Dyrektor Ochrony Środowiska w Katowicach z siedzibą w
Katowicach, Plac Grunwaldzki 8-10, 40-127 Katowice, tel.: 32 42 06 801, fax:
32 42 06 884, e-mail: sekretariat.katowice@rdos.gov.pl;
2) administrator wyznaczył Inspektora Danych Osobowych, z którym można się kontaktować pod adresem e-mail:
iod.katowice@rdos.gov.pl;
3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z przedmiotowym
postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonym w trybie podstawowym, na podstawie art. 275 pkt 1 ustawy.
4) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w
oparciu o art. 74 ustawy.
5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy przez okres 4 lat od dnia zakończenia
postępowania o udzielenie zamówienia,
a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
6) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym
określonym w przepisanych ustawy, związanym z udziałem w postępowaniu o
udzielenie zamówienia publicznego (...) dalszy opis w Rozdziale II SWZ.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: WOF-I.261.23.2024

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.5.) Wartość zamówienia: 58536,58 PLN

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

przedmiotem zamówienia jest Przygotowanie, organizacja i obsługa konferencji: Międzynarodowe seminarium dotyczące ochrony ptaków wodno-błotnych na zbiornikach antropogenicznych w ramach projektu LIFE.VISTULA.PL;
2) Konferencja odbędzie się w dniach: 22-25.10.2024 r.
3) Miejsce konferencji: Obiekt hotelarski na 40 osób zlokalizowany w Katowicach.

Obiekt musi posiadać:
a) Salę konferencyjną na 40 osób w układzie kinowym;
b) 40 miejsc noclegowych w standardzie co najmniej 3 gwiazdkowym;
c) dostępny parking dla gości;
d) foyer na organizację cateringu;
e) pomieszczenie/miejsce do wykorzystania przez Zamawiającego;
f) bezpłatną szatnię;
g) toalety;
h) bezpłatny dostęp do bezprzewodowego Internetu w całym obiekcie;
i) klimatyzację w sali konferencyjnej i w miejscu spożywania posiłków.

- Miejsce powinno posiadać kompleksową infrastrukturę techniczną wraz
z niezbędnym wyposażeniem w dobrej jakości urządzenia multimedialne
i konferencyjne wraz z profesjonalną obsługą, umożliwiającym realizację konferencji.
- Standard obiektu konferencyjnego lub hotelu powinien odpowiadać standardem
hotelowi co najmniej 3-gwiazdkowemu, zgodnie z rozporządzeniem Ministra
Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich
i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169, z późn. zm.).
- Obiekt, w którym odbędzie się konferencja, musi spełniać wymogi bezpieczeństwa
(BHP i PPOŻ).
- Wykonawca oznaczy salę konferencyjną w hotelu oraz drogę do tej sali. Oznaczenie
musi być gotowe na co najmniej dwie godziny przed rozpoczęciem konferencji.
- Sala musi być całkowicie przygotowana na godzinę przed konferencją tzn.
zakończony montaż sprzętu niezbędnego do przeprowadzenia prezentacji, sprzętu
do nagłośnienia, zakończone prace związane z ustawieniem miejsc siedzących oraz
obszaru prezydialnego.
- Wykonawca zapewni dla uczestników konferencji 10 bezpłatnych miejsc
parkingowych.
- Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za zobowiązania finansowe oraz
formalnoprawne, w tym w szczególności koszt wynajmu powierzchni, zużycie
mediów.
Dalszy opis w dokumentach zamówienia.

4.2.6.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2024-10-25

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami oceny ofert:
1) Cena BRUTTO (C) – waga kryterium 60,00 pkt.
2) Doświadczenie osoby/osób wyznaczonych do realizacji zamówienia – D – waga kryterium 40,00 pkt.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie osoby/osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 1

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 7

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące: zdolności technicznej lub zawodowej:
Wykonawca spełni warunek, jeżeli wykaże, że:
a) w okresie ostatnich pięciu lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie - wykonał
lub wykonuje w sposób należyty co najmniej 2 (dwie) usługi, polegające na organizacji wydarzenia typu konferencja, kongres, seminarium, debata, zjazd lub sympozjum (z wyjątkiem szkoleń), które obejmowały zapewnienie łącznie miejsca konferencji, usługi hotelowe (noclegu), usługi cateringu dla minimum 30 uczestników, o wartości nie mniejszej niż 35 000,00 zł brutto (słownie: trzydzieści pięć tysięcy złotych) każda.
W przypadku składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, wyżej wymieniony warunek dotyczący zdolności technicznej i zawodowej musi spełniać w całości każdy z Wykonawców. Zamawiający nie dopuszcza możliwości łącznego wykazywania spełniania warunku udziału w postępowaniu.
b) dysponuje lub będzie dysponował co najmniej 1 osobą: koordynatorem/menadżerem/pracownikiem.

Za koordynatora/menadżera/pracownika Zamawiający uzna osobę posiadającą doświadczenie w koordynowaniu co najmniej 2 usług: konferencji/kongresów/ seminariów/debat/zjazdów/sympozjów (z wyjątkiem szkoleń), które obejmowały zapewnienie łącznie miejsca konferencji, usługi hotelowej (noclegu), usługi cateringu dla co najmniej 30 uczestników każda, o wartości nie mniejszej niż 35.000,00 zł brutto, z których każda była realizowana w ramach jednego kontraktu (umowy) w okresie ostatnich 5 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

4. Wraz z ofertą Wykonawca jest zobowiązany złożyć:
1) Kosztorys ofertowy stanowiący Załącznik nr 1 do Oferty;
2) oświadczenia, o których mowa w Rozdziale X ust. 1 SWZ;
3) zobowiązanie innego podmiotu, o którym mowa w Rozdziale XI ust. 3 SWZ (jeżeli dotyczy);
4) dokumenty, z których wynika prawo do podpisania oferty; odpowiednie pełnomocnictwa (jeżeli dotyczy);
5) oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, z którego wynika, że usługę wykonają poszczególni Wykonawcy, zgodnie z Załącznikiem 4 do SWZ (jeżeli dotyczy).

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

Informacja dla wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (spółki cywilne/ konsorcja):
1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.
2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia, o których mowa w Rozdziale X ust. 1 SWZ, składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, że usługę wykonają poszczególni Wykonawcy, zgodnie z Załącznikiem nr 4 do SWZ.
4. Zamawiający, w stosunku do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, w odniesieniu do warunku dotyczącego zdolności technicznej lub zawodowej – nie określa szczególnego sposobu spełniania tego warunku na podstawie art. 117 ustawy.
5. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunków ich wprowadzenia określa Załącznik nr 5 do SWZ - Projektowane postanowienia umowne.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2024-09-16 09:00

8.2.) Miejsce składania ofert: za pośrednictwem platformy e-Zamówienia

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2024-09-16 09:15

8.4.) Termin związania ofertą: do 2024-10-15