Iława: Prowadzenie biura informacji turystycznej w budynku Ratusza Miejskiego w Iławie. Postępowanie znak: OO-341/8/08
Numer ogłoszenia: 31056 - 2008; data zamieszczenia: 14.02.2008
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Gmina Miejska Iława, ul. Niepodległości 13, 14-200 Iława, woj. warmińsko-mazurskie, tel. (089) 6490159, 6490101, fax (089) 649 26 31.

• Adres strony internetowej zamawiającego: http://www.ilawa-um.bip-wm.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OPIS

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Prowadzenie biura informacji turystycznej w budynku Ratusza Miejskiego w Iławie. Postępowanie znak: OO-341/8/08.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia jest planowanie i prowadzenie całorocznej Informacji Turystycznej w budynku i pomieszczeniu Ratusza Miejskiego w Iławie wg wymagań Polskiej Organizacji Turystycznej. 2. Wymagany zakres: 1) Planowanie i prowadzenie całorocznej Informacji Turystycznej (it) ze zwiększoną aktywnością w okresie sezonu turystycznego poprzez: a) dostosowanie godzin pracy do natężenia ruchu turystycznego, a po godzinach pracy po zamknięciu (it) należy umieszczać w widocznym miejscu podstawowe informacje dotyczące noclegów, plan miasta, mapę regionu i w miarę możliwości materiały informacyjne, b) w okresie od 01.05 do 07.05 oraz od 01 czerwca do 15 września praca w (it) powinna odbywać się również w soboty i niedziele, c) obsługa turystów zagranicznych w języku angielskim i niemieckim, d) kompleksowa, sprawna, uprzejma obsługa klientów przybywających do (it), dzwoniących czy przesyłających listowne prośby i zapytania, e) prowadzenie rezerwacji noclegów w hotelach, pensjonatach, kwaterach i ośrodkach na terenie Iławy, f) pomoc w przygotowywaniu programów zwiedzania dla zorganizowanych grup turystycznych, g) pośrednictwo w wynajmie kwater prywatnych w Iławie, oraz domków letniskowych na terenie Iławy, h) prowadzenie i obsługa punktu sprzedaży wydawnictw turystycznych promujących Iławę oraz pamiątek z Iławy, i) udział w targach turystycznych (min. 2 imprezy krajowe w roku) samodzielnie bądź wspólnie z innymi podmiotami z branży turystycznej na własnej wyodrębnionej powierzchni wystawienniczej, j) prowadzenie sprzedaży biletów na imprezy kulturalne i sportowe organizowane m.in. przez Iławskie Centrum Kultury i Iławskie Centrum Sportu, Turystyki i Rekreacji, k) przyjmowanie uczniów ze szkół o profilu turystycznym w celu odbycia praktyki zawodowej, pomoc w zebraniu materiałów do prac licencjackich, magisterskich z zakresu turystyki itp. l) inicjowanie i stymulowanie aktywności społecznej podnoszącej atrakcyjność turystyczną Iławy (produkcję pamiątek, promocja sztuki ludowej), m) przygotowywanie i wydawanie we własnym zakresie materiałów promocyjnych niezbędnych do sprawnego funkcjonowania Biura (it)(folderów, map, ulotek, broszur, gadżetów itp.), n) dbanie o estetyczny wystrój wnętrza w Biurze Informacji Turystycznej. 2) Prowadzenie i udostępnianie bazy turystycznej miasta Iławy oraz udzielanie informacji poprzez: a) gromadzenie i aktualizowanie a następnie udzielanie wszechstronnej informacji turystycznej o regionie, udzielanie informacji również telefonicznie lub listownie (informacje m.in. o noclegach w hotelach, pensjonatach i kwaterach prywatnych, o punktach gastronomicznych, o szlakach i ścieżkach turystycznych, imprezach kulturalnych i sportowych, wypożyczalniach sprzętu turystycznego, żegludze pasażerskiej, wszelkich możliwościach wypoczynku w Iławie itp.) b) budowanie oraz systematyczne aktualizowanie bazy danych z pełnym pakietem informacji dla ruchu turystycznego, c) aktualizacja danych w Internecie przy współpracy z osobami aktualizującymi stronę internetową Iławy, d) prowadzenie, udostępnianie oraz wydruk bazy noclegowej i gastronomicznej w języku polskim, niemieckim i angielskim, e) prowadzenie całokształtu dokumentacji związanej z rejestrowaniem turystów korzystających z noclegów w pokojach gościnnych i domkach letniskowych, w których wynajmie -it- mogłaby pośredniczyć, f) dystrybucję informacji i ich udostępnianie na terenie całego kraju, g) monitorowanie potrzeb turystów i przygotowywanie rocznego sprawozdania, h) dbanie o estetykę tablic informacyjnych, wystawy sklepowej oraz stałej ekspozycji stoiska targowego. Systematyczne uaktualnianie informacji na tablicach. i) wypełnianie w imieniu Burmistrza Miasta Iławy zadań wynikających z ustawy o usługach tury-stycznych (Dz.U.01.55.578) oraz stosownych rozporządzeń wykonawczych, dotyczących prowadzenia ewidencji pól biwakowych (art. 38 ust. 2 ustawy) oraz obiektów innych niż obiekty hotelarskie w rozumieniu art. 38 ust. 3 ustawy, j) dbanie o właściwe oznakowanie położenia (it) w Iławie w szczególności w miejscach takich jak: dworzec PKP i PKS, 3) Nawiązywanie i utrzymywanie współpracy: a) prowadzenie korespondencji z turystami i klientami (it): udzielanie informacji turystycznych i danych gromadzonych w (it), udzielanie odpowiedzi na zapytania, b) wysyłanie informacji do krajowych i zagranicznych wydawnictw, c) współpraca z lokalnymi gestorami bazy turystycznej, miejscowymi firmami tworzącymi produkt turystyczny, podmiotami zajmującymi się sprzedażą wydawnictw o Iławie i pamiątek promujących Iławę, animatorami imprez, pomoc w rozpowszechnianiu informacji o impre-zach, rozsyłanie materiałów informacyjnych przychodzących na adres (it) od firm proponujących gestorom i firmom turystycznym współpracę wydawniczą, wyposażenie, reklamy itp. d) nawiązywanie i utrzymywanie kontaktów z wydawcami i redaktorami pism turystycznych, e) utrzymywanie kontaktów z Centrami Informacji Turystycznej na terenie całej Polski, Punktami Zagranicznych Informacji Turystycznych oraz wymiana aktualnych materiałów promocyjnych, informacji o regionie, aktualizacja danych teleadresowych o centrach, (przynajmniej raz w roku) f) Współpraca z Wydziałem Promocji i Współpracy z Zagranicą Urzędu Miasta Iławy w zakresie: - organizowania wyjazdów na targi, wystawy, giełdy turystyczne zarówno krajowe jak i zagraniczne z ofertą turystyczną i inwestycyjną miasta, - przygotowania wydawnictw informacyjno-promocyjnych, - przekazywania danych niezbędnych m.in. do ankiet i wniosków o środki pomocowe, - przygotowywania gadżetów i pamiątek, - konsultowanie wydawanych przez (it) materiałów promocyjnych o Iławie z Wydziałem Promocji i Współpracy z Zagranicą, - realizacja harmonogramu działań (it) (zgodnie z załącznikiem nr 1 do projektu umowy). Wszelkie zmiany po wcześniejszym uzgodnieniu z Wydziałem Promocji i Współpracy z Za-granicą. g) współudział w działalności wydawniczej miasta 3. W lokalu Biura Informacji Turystycznej nie może być prowadzona inna działalność niezwiązana z promocją Iławy. 4. W cenę oferty należy wliczyć koszty wszystkich mediów tj.. ogrzewanie, elektryczność, telefon itd. 5. Wykonawca zobowiązany będzie zatrudnić pracowników w liczbie i wymiarze czasu pracy zapewniającej prawidłową realizację zadania nie mniej niż dwa etaty kalkulacyjne. 6. Wspólny Słownik Zamówień: a)Zadanie główne Kod CPV 63513000-8 Usługi informacji turystyczne

II.1.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): Oryginalny kod CPV: 63.51.30.00 - Usługi informacji turystycznej Kod CPV wg słownika 2008: 63.51.30.00 - Usługi informacji turystycznej .

II.1.5) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: Nie.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: data zakończenia: 31.01.2009.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WARUNKI DOTYCZĄCE ZAMÓWIENIA

• Informacja na temat wadium: Zamawiający nie przewiduje pobierania wadium.

III.2) WARUNKI UDZIAŁU

• Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków: 1. Zgodnie z art. 22 Ustawy, o udzielenie Zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy wymogi art. 22 ust.1 a) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, b) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponują osobami zdolnymi do wykonania Zamówienia, c) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie Zamówienia, d) nie podlegają wykluczeniu z Postępowania, zgodnie z art. 24 Ustawy na potwierdzenie ww. warunków wykonawca zobowiązany będzie przedstawić dokumenty, o których mowa w pkt.6 ppkt.1),2),3),4),5),6),7),8),9),10),11) niniejszego ogłoszenia 2.W zakresie warunku posiadania uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień ocena spełnienia warunku nastąpi na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę aktualny odpisu z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, potwierdzające dopuszczenie do obrotu prawnego w zakresie objętym przedmiotem zamówienia oraz zawierającego nazwisko osoby (osób) uprawnionych do reprezentowania firmy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert 3. W zakresie warunku posiadania niezbędnej wiedzy i doświadczenia oraz potencjału technicznego, a także dysponowania osobami zdolnymi do wykonania Zamówienia: a) Wykonawca musi wykazać, że w okresie ostatnich 3 lat, (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, to w tym okresie) posiada doświadczenie w prowadzeniu informacji turystycznej przez okres co najmniej 1 roku (prowadził lub prowadzi nadal) oraz w pozyskiwaniu środków z Unii Europejskiej - wykonawca musi wykazać, że uzyskał środki z Unii Europejskiej w wysokości minimum 30.000 euro (bez udziału własnego) lub zrealizował projekt którego wartość ogółem wynosiła min. 40.000 Euro. Ocena spełnienia warunków szczegółowych nastąpi na podstawie wypełnionego przez Wykonawcę wzoru nr 3 do SIWZ, o którym mowa w § VII ust. 1 pkt.8). W przypadku występowania Wykonawcy zatrudniającego podwykonawcę warunek musi być spełniony przez głównego wykonawcę. Za podwykonawstwo będzie się uznawało: umowę zlecenia, umowę o dzieło itd.), Do wykazu należy dołączyć dokumenty potwierdzające, że usługi te zostały wykonane należycie. b) Wykonawca musi posiadać do dyspozycji niezbędny potencjał kadrowy w tym celu Wykonawca przedstawi Wykaz osób i podmiotów, które będą wykonywać zamówienie lub będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia zgodnie z wzorem nr 4 do SIWZ, o którym mowa w § VII. pkt.9) SIWZ 4. Wykonawca zobowiązany będzie zatrudnić pracowników w liczbie i wymiarze czasu pracy zapewniającej prawidłową realizację zadania nie mniej niż dwa etaty kalkulacyjne 5. Zamawiający dokona oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu poprzez zastosowanie kryterium spełnia-nie spełnia tj. zgodnie z zasadą czy dokumenty zostały załączone do oferty i czy spełniają określone w tabeli wymagania. Brak któregokolwiek z ww. oświadczeń, dokumentów i załączników lub złożenie ich w niewłaściwej formie będzie skutkował wykluczeniem Wykonawcy na mocy art.24 ust.2 pkt.3 ustawy (z zastrzeżeniem art.26 ust.3 ustawy)
• Informacja o oświadczeniach i dokumentach, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu: 6. Wykonawca musi załączyć: 1) Wypełniony formularz ofertowy (wg wzoru nr 1), 2) Podpisane oświadczenie wykonawcy, że nie podlega wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ustawy prawo zamówień publicznych i spełnia warunki określone w art. 22 Ustawy Prawo Zamówień Publicznych (wg wzoru 2), 3) Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, potwierdzające dopuszczenie do obrotu prawnego w zakresie objętym przedmiotem zamówienia oraz zawierającego nazwisko osoby (osób) uprawnionych do reprezentowania firmy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. W przypadku składania oferty przez wykonawców występujących wspólnie ww. dokument musi być złożony przez każdego wykonawcę. 4) Kserokopię aktualnej informacji z Krajowego Rejestru Karnego albo równoważnego zaświadczenia organu sądowego lub administracyjnego kraju pochodzenia osoby w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 ustawy wystawionych nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. W przypadku składania oferty przez wykonawców występujących wspólnie ww. dokument musi być złożony przez każdego wykonawcę, 5) Kserokopię aktualnej informacji z Krajowego Rejestru Karnego albo równoważnego zaświadczenia organu sądowego lub administracyjnego kraju pochodzenia osoby w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt. 9 ustawy wystawionych nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. W przypadku składania oferty przez wykonawców występujących wspólnie ww. dokument musi być złożony przez każdego wykonawcę. 6) Kserokopię zaświadczenia z właściwego Urzędu Skarbowego, potwierdzające, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, opłat, lub zaświadczeń, że uzyskał zgodę na zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji organu podatkowego, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. W przypadku składania oferty przez wykonawców występujących wspólnie ww. dokument musi być złożony przez każdego wykonawcę. 7) Kserokopię zaświadczenia z właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych potwierdzające, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem , opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne, lub zaświadczeń, że uzyskał zgodę na zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. W przypadku składania oferty przez wykonawców występujących wspólnie ww. dokument musi być złożony przez każdego wykonawcę 8) Wykaz wykonanych usług w okresie ostatnich 3 lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie odpowiadających swoim rodzajem i wartością usługom stanowiącym przedmiot zamówienia, z podaniem ich wartości oraz daty i miejsca wykonania (Do wykazu należy dołączyć dokumenty potwierdzające, że usługi te zostały wykonane należycie wystawione przez podmiot zlecający wykonanie zamówienia) - zgodnie z wzorem Nr 3. 9) Wykaz osób i podmiotów, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia niezbędnych do wykonania zamówienia - zgodnie z wzorem nr 4. 10) Zaakceptowany wzór umowy (każda strona umowy powinna być parafowana) 11) Pełnomocnictwo do reprezentowania o ile ofertę składa pełnomocnik

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: najniższa cena.

IV.2.2) Wykorzystana będzie aukcja elektroniczna: Nie.

IV.3) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.3.1) Adres strony internetowej, na której dostępna jest specyfikacja istotnych warunków zamówienia: https://ilawa-um.bip-wm.pl/public/

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Urząd Miasta Iławy, ul. Niepodległości 13, 14-200 Iława, pok. 217.

IV.3.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 22.02.2008 godzina 10:30, miejsce: Urząd Miasta Iławy, ul. Niepodległości 13, 14-200 Iława, pok. 217.

IV.3.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).