Iława: Prowadzenie biura informacji turystycznej w budynku Ratusza Miejskiego w Iławie. Postępowanie znak: OO-341/8/08
Numer ogłoszenia: 47986 - 2008; data zamieszczenia: 10.03.2008
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: Tak, numer ogłoszenia w BZP: 31056 - 2008.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Gmina Miejska Iława, ul. Niepodległości, 14-200 Iława, woj. warmińsko-mazurskie, tel. (089) 6490159, 6490101, fax (089) 649 26 31.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OPIS

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Prowadzenie biura informacji turystycznej w budynku Ratusza Miejskiego w Iławie. Postępowanie znak: OO-341/8/08.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia jest planowanie i prowadzenie całorocznej Informacji Turystycznej w budynku i pomieszczeniu Ratusza Miejskiego w Iławie wg wymagań Polskiej Organizacji Turystycznej. 2. Wymagany zakres: 1) Planowanie i prowadzenie całorocznej Informacji Turystycznej (it) ze zwiększoną aktywnością w okresie sezonu turystycznego poprzez: a) dostosowanie godzin pracy do natężenia ruchu turystycznego, a po godzinach pracy po zamknięciu (it) należy umieszczać w widocznym miejscu podstawowe informacje dotyczące noclegów, plan miasta, mapę regionu i w miarę możliwości materiały informacyjne, b) w okresie od 01.05 do 07.05 oraz od 01 czerwca do 15 września praca w (it) powinna odbywać się również w soboty i niedziele, c) obsługa turystów zagranicznych w języku angielskim i niemieckim, d) kompleksowa, sprawna, uprzejma obsługa klientów przybywających do (it), dzwoniących czy przesyłających listowne prośby i zapytania, e) prowadzenie rezerwacji noclegów w hotelach, pensjonatach, kwaterach i ośrodkach na terenie Iławy, f) pomoc w przygotowywaniu programów zwiedzania dla zorganizowanych grup turystycznych, g) pośrednictwo w wynajmie kwater prywatnych w Iławie, oraz domków letniskowych na terenie Iławy, h) prowadzenie i obsługa punktu sprzedaży wydawnictw turystycznych promujących Iławę oraz pamiątek z Iławy, i) udział w targach turystycznych (min. 2 imprezy krajowe w roku) samodzielnie bądź wspólnie z innymi podmiotami z branży turystycznej na własnej wyodrębnionej powierzchni wystawienniczej, j) prowadzenie sprzedaży biletów na imprezy kulturalne i sportowe organizowane m.in. przez Iławskie Centrum Kultury i Iławskie Centrum Sportu, Turystyki i Rekreacji, k) przyjmowanie uczniów ze szkół o profilu turystycznym w celu odbycia praktyki zawodowej, pomoc w zebraniu materiałów do prac licencjackich, magisterskich z zakresu turystyki itp. l) inicjowanie i stymulowanie aktywności społecznej podnoszącej atrakcyjność turystyczną Iławy (produkcję pamiątek, promocja sztuki ludowej), m) przygotowywanie i wydawanie we własnym zakresie materiałów promocyjnych niezbędnych do sprawnego funkcjonowania Biura (it) (folderów, map, ulotek, broszur, gadżetów itp.), n) dbanie o estetyczny wystrój wnętrza w Biurze Informacji Turystycznej. 2) Prowadzenie i udostępnianie bazy turystycznej miasta Iławy oraz udzielanie informacji poprzez: a) gromadzenie i aktualizowanie a następnie udzielanie wszechstronnej informacji turystycznej o regionie, udzielanie informacji również telefonicznie lub listownie (informacje m.in. o noclegach w hotelach, pensjonatach i kwaterach prywatnych, o punktach gastronomicznych, o szlakach i ścieżkach turystycznych, imprezach kulturalnych i sportowych, wypożyczalniach sprzętu turystycznego, żegludze pasażerskiej, wszelkich możliwościach wypoczynku w Iławie itp.) b) budowanie oraz systematyczne aktualizowanie bazy danych z pełnym pakietem informacji dla ruchu turystycznego, c) aktualizacja danych w Internecie przy współpracy z osobami aktualizującymi stronę internetową Iławy, d) prowadzenie, udostępnianie oraz wydruk bazy noclegowej i gastronomicznej w języku polskim, niemieckim i angielskim, e) prowadzenie całokształtu dokumentacji związanej z rejestrowaniem turystów korzystających z noclegów w pokojach gościnnych i domkach letniskowych, w których wynajmie (it) mogłaby pośredniczyć, f) dystrybucję informacji i ich udostępnianie na terenie całego kraju, g) monitorowanie potrzeb turystów i przygotowywanie rocznego sprawozdania, h) dbanie o estetykę tablic informacyjnych, wystawy sklepowej oraz stałej ekspozycji stoiska targowego. Systematyczne uaktualnianie informacji na tablicach. i) wypełnianie w imieniu Burmistrza Miasta Iławy zadań wynikających z ustawy o usługach turystycznych (Dz.U.01.55.578) oraz stosownych rozporządzeń wykonawczych, dotyczących prowadzenia ewidencji pól biwakowych (art. 38 ust. 2 ustawy) oraz obiektów innych niż obiekty hotelarskie w rozumieniu art. 38 ust. 3 ustawy, j) dbanie o właściwe oznakowanie położenia (it) w Iławie w szczególności w miejscach takich jak: dworzec PKP i PKS, 3) Nawiązywanie i utrzymywanie współpracy: a) prowadzenie korespondencji z turystami i klientami (it): udzielanie informacji turystycznych i danych gromadzonych w (it), udzielanie odpowiedzi na zapytania, b) wysyłanie informacji do krajowych i zagranicznych wydawnictw, c) współpraca z lokalnymi gestorami bazy turystycznej, miejscowymi firmami tworzącymi produkt turystyczny, podmiotami zajmującymi się sprzedażą wydawnictw o Iławie i pamiątek promujących Iławę, animatorami imprez, pomoc w rozpowszechnianiu informacji o imprezach, rozsyłanie materiałów informacyjnych przychodzących na adres (it) od firm proponujących gestorom i firmom turystycznym współpracę wydawniczą, wyposażenie, reklamy itp. d) nawiązywanie i utrzymywanie kontaktów z wydawcami i redaktorami pism turystycznych, e) utrzymywanie kontaktów z Centrami Informacji Turystycznej na terenie całej Polski, Punktami Zagranicznych Informacji Turystycznych oraz wymiana aktualnych materiałów promocyjnych, informacji o regionie, aktualizacja danych teleadresowych o centrach, (przynajmniej raz w roku) f) Współpraca z Wydziałem Promocji i Współpracy z Zagranicą Urzędu Miasta Iławy w zakresie: - organizowania wyjazdów na targi, wystawy, giełdy turystyczne zarówno krajowe jak i zagraniczne z ofertą turystyczną i inwestycyjną miasta, - przygotowania wydawnictw informacyjno-promocyjnych, - przekazywania danych niezbędnych m.in. do ankiet i wniosków o środki pomocowe, - przygotowywania gadżetów i pamiątek, - konsultowanie wydawanych przez (it) materiałów promocyjnych o Iławie z Wydziałem Promocji i Współpracy z Zagranicą, - realizacja harmonogramu działań (it) (zgodnie z załącznikiem nr 1 do projektu umowy). Wszelkie zmiany po wcześniejszym uzgodnieniu z Wydziałem Promocji i Współpracy z Zagranicą. g) współudział w działalności wydawniczej miasta 3. W lokalu Biura Informacji Turystycznej nie może być prowadzona inna działalność niezwiązana z promocją Iławy. 4. W cenę oferty należy wliczyć koszty wszystkich mediów tj.. ogrzewanie, elektryczność, telefon itd. 5. Wykonawca zobowiązany będzie zatrudnić pracowników w liczbie i wymiarze czasu pracy zapewniającej prawidłową realizację zadania nie mniej niż dwa etaty kalkulacyjne. 6. Wspólny Słownik Zamówień Kod CPV 63513000-8 Usługi informacji turystycznej

II.1.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): Oryginalny kod CPV: 63.51.30.00 - Usługi informacji turystycznej Kod CPV wg słownika 2008: 63.51.30.00 - Usługi informacji turystycznej .

II.1.5) Całkowita końcowa wartość zamówienia (bez VAT) obejmująca wszystkie zamówienia i części: 91803,26 PLN.

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: przetarg nieograniczony

IV.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

SEKCJA V: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

V.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 04.03.2008.

V.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 1.

V.3) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Lokalną Organizację Turystyczną Pojezierza Iławskiego i Dorzecza Drwęcy, ul. Chodkiewicza 5, 14-200 Iława, kraj/woj. warmińsko-mazurskie.

V.4) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O NIE PODLEGAJĄCYCH ODRZUCENIU OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ (bez VAT)

• Cena wybranej oferty: 91.803,26
• Oferta z najniższą ceną: 91.803,26 / oferta z najwyższą ceną: 91.803,26
• Waluta: PLN.