Warszawa: Przygotowanie koncepcji, wykonanie, obsługa i logistyka konferencji prasowej w ramach realizacji projektu nr POIS.05.04.00-00-267.09 pn.Złap Równowagę, Odkryj Naturę współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko
Numer ogłoszenia: 340200 - 2012; data zamieszczenia: 10.09.2012
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Generalna Dyrekcja Ochrony Środowiska , ul. Wawelska 52/54, 00-922 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 22 5792107, faks 22 5792112.

• Adres strony internetowej zamawiającego: www.gdos.gov.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja rządowa centralna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Przygotowanie koncepcji, wykonanie, obsługa i logistyka konferencji prasowej w ramach realizacji projektu nr POIS.05.04.00-00-267.09 pn.Złap Równowagę, Odkryj Naturę współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie koncepcji, wykonanie, obsługa i logistyka konferencji prasowej w ramach realizacji projektu pn: Złap Równowagę, Odkryj Naturę. Zakres zadań Wykonawcy obejmuje: 1) przygotowanie koncepcji i scenariusza konferencji prasowej w tym niestandardowego działania towarzyszącego mającego na celu przyciągnięcie uwagi mediów i grupy docelowej w tym: a) zaprojektowanie i wykonanie wszystkich elementów niezbędnych do realizacji przedmiotu zamówienia oraz ewentualną modyfikację projektów przekazanych przez Zamawiającego, o których mowa w Załączniku nr 2 do OPZ, w celu realizacji przedmiotu zamówienia, b) przygotowanie, wydruk i dystrybucję zaproszeń na konferencję prasową dla dziennikarzy (baza mediów ogólnopolskich i regionalnych Wykonawcy), c) przygotowanie materiałów prasowych dla dziennikarzy (we współpracy z Zamawiającym) i agendy konferencji oraz innych niezbędnych elementów w tym. np. imiennych tabliczek na stół tzw. koziołków, oznaczenia miejsca konferencji itp. zgodnie w wytycznymi w zakresie informacji i promocji POIiŚ, naklejek na jabłka itp., d) przygotowanie i opracowanie multimedialnej prezentacji na konferencję nt. działań realizowanych w projekcie i ich efektów zawierającej m.in.: teledysk do piosenki O lesie o długości 4:20 sek., dwa 30 sek. spoty zrealizowane w ramach kampanii pn. Natura 2000. Poczuj to!; interaktywną mapę z zaznaczonymi obszarami, na których odbywały się obozy ekologiczne w 2011 r. oraz fotokody ze ścieżkami z obozów, film o długości od 2 do 2:30 sek. z obozów (opcjonalnie); e) wydruk w pełnym kolorze w formacie A0 10 zdjęć i ekspozycja na stoisku Zamawiającego, f) wydruk bannera do wielkości maksymalnej 7,0 m (szerokość) x 2,40 m oraz eskpozycja na rusztowaniu przed BUW, g) zapewnienie osoby do koordynacji/prowadzenia konferencji prasowej; 2) zapewnienie obsługi technicznej, logistycznej i organizacyjnej na potrzeby realizacji konferencji i wydarzenia powiązanego z konferencją w tym: a) obsługi niezbędnej do realizacji konferencji i niestandardowego działania towarzyszącego, w tym do m.in. obsługi recepcji, powitania uczestników, dystrybucji materiałów, złożenia/rozłożenia niezbędnych elementów oraz zapewnienie sprzątnięcia, oraz co najmniej dwóch hostów/hostess do obsługi niestandardowego działania towarzyszącego, b) zapewnienie sali z odpowiednią infrastrukturą dla ok. 50 osób (dostęp do komputera/ faksów/ Internetu/telefonów, rzutnik, 2 mikrofony bezprzewodowe, ekran do wyświetlania, nagłośnienie) na potrzeby organizacji konferencji z miejscami siedzącymi, oraz zapewnienie miejsc parkingowych dla uczestników konferencji, c) zapewnienie co najmniej 4 monitorów (min. 42 cale) z nagłośnieniem i/lub infokiosku na okres od 1 do 11 października 2012 r., d) zapewnienie cateringu w osobnej sali dla gości konferencji prasowej zgodnie z wymaganiami określonymi w załączniku nr 3 do OPZ; e) zapewnienie powierzchni i obsługi do realizacji niestandardowego wydarzenia towarzyszącego z konferencji prasowej, f) zapewnienie transportu (w tym załadunku i rozładunku) do i z miejsca organizacji konferencji prasowej i niestandardowego działania towarzyszącego, g) bieżące ustalenia z administratorem budynku/terenu w celu realizacji konferencji i niestandardowego wydarzenia towarzyszącego, h) zakup i dystrybucja jabłek podczas realizacji niestandardowego wydarzenia towarzyszącego; 3) obsługę PR konferencji i wydarzenia (przed, w trakcie i po), w tym: a) obsługę fotograficzną (co najmniej 50 zdjęć), w tym: budynek, tablice informacyjne, sale konferencyjne, prelegentów, uczestników dyskusji, ogólny przebieg konferencji i wydarzenia, b) przygotowanie mini reportażu z konferencji prasowej i powiązanego wydarzenia (do 5 minut, z wypowiedziami uczestników konferencji spójnego z innymi materiałami Zamawiającego http://www.poczujnature.pl/multimedia/filmy/natura-2000-na-uczelniach-reportaz-na-zakonczenie-ii-edycji-kampanii-natura-2000-poczuj-to/ lub http://www.poczujnature.pl/multimedia/filmy/natura-2000-na-dniach-kariery-aiesec-w-warszawie/), c) opracowanie i emisja co najmniej 2 artykułów w prasie w tym jednego w gazecie studenckiej (format 1 strona, full color), drugiego w ogólnopolskim dzienniku opiniotwórczym o charakterze społeczno-gospodarczym lub w ogólnopolskiej bezpłatnej gazecie codziennej (pół strony, full color) w tytułach i terminach uzgodnionych z Zamawiającym, d) emisję materiałów reklamowych zgodnie z ofertą Wykonawcy; 4) raportowanie z przeprowadzonego działania; 5) monitoring mediów po konferencji prasowej; 6) bieżąca współpraca z Zamawiającym w celu określenia warunków realizacji zadań..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 92.00.00.00 - Usługi rekreacyjne, kulturalne i sportowe .

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Zakończenie: 15.10.2012.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium: Zamawiający nie żąda od Wykonawców wniesienia wadium

III.2) ZALICZKI

• Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia: nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.

• III.3.2) Wiedza i doświadczenie

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający uzna za spełniony warunek posiadania wiedzy i doświadczenia gdy Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie) wykonał, tj. zrealizował, zakończył, także w przypadku świadczeń wykonywanych okresowo lub ciągłych realizuje, co najmniej dwa eventy zewnętrzne lub imprezy plenerowe o charakterze masowym o wartości minimum 40 000 PLN brutto każda lub dwa eventy zewnętrzne lub imprezy plenerowe o charakterze społecznym dla co najmniej 5 tysięcy osób łącznie.Wykonawca zobowiązany jest przedstawić dokumenty potwierdzające, że usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie.

• III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający uzna za spełniony warunek dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia w przypadku, gdy Wykonawca wykaże, że podczas realizacji niniejszego zamówienia Wykonawca będzie dysponował, co najmniej 2 osobami niezbędnymi do wykonywania zamówienia, mającymi pełnić następujące funkcję w realizacji zamówienia: Koordynator ds. eventów: a) wykształcenie wyższe b) minimum 5 lat doświadczenia zawodowego na stanowiskach kierowniczych związanych z przygotowaniem i realizacją kampanii, w tym kampanii społecznych oraz minimum 2 lata doświadczenia w przygotowaniu bądź realizacji co najmniej 2 eventów zewnętrznych lub imprez plenerowych o charakterze masowym. Proszę podać 2 najistotniejsze projekty, w jakich brała udział dana osoba (pracodawca, okres, klient, zakres obowiązków). Specjalista ds. kontaktów z mediami a) wykształcenie wyższe b) minimum 3 lata doświadczenia zawodowego w kontaktach z mediami (prasa, radio, TV) oraz 2 letnie doświadczenie w organizacji 4 konferencji prasowych. Proszę podać 4 najistotniejsze projekty, w jakich brała udział każda z danych osób (pracodawca, okres, klient, zakres obowiązków).

• III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie

• III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne: nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: cena oraz dodatkowe kryteria i ich znaczenie:

• 1 - Cena - 60
• 2 - Koncepcja kreatywna - 20
• 3 - Dodatkowe działania PR - 20

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna: nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy: tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zamawiający przewiduje możliwość dokonania istotnych zmian postanowień Umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, w następujących przypadkach: 1) gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację zamówienia; 2) gdy konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wprowadzonych w umowach pomiędzy Zamawiającym, a inną niż Wykonawca stroną, w tym instytucjami nadzorującymi wdrażanie Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko, w ramach którego realizowane jest zamówienie lub będzie następstwem zmian wytycznych dotyczących Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko lub wytycznych i zaleceń Instytucji Zarządzającej lub Instytucji Pośredniczącej I i II stopnia, w szczególności w zakresie sprawozdawczości; 3) gdy wynikną rozbieżności lub niejasności w rozumieniu pojęć użytych w umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej zapisów przez Strony; 4) gdy nastąpi konieczność dostosowania realizacji zadań do zdarzeń losowych uniemożliwiających realizację umowy w tym. m.in. zmiana terminu lub miejsca realizacji Zadania. Zakres i sposób dostosowania realizacji zadań musi zostać ustalona w porozumieniu z Zamawiającym i nie może prowadzić do zmiany wynagrodzenia określonych w § 4 ust. 1 umowy. z zastrzeżeniem, że cel Zamówienia zostanie osiągnięty.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.gdos.gov.pl
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Generalna Dyrekcja Ochrony Środowiska Departament Informacji o Środowisku Wydział ds. Projektów ul. Stawki 2 IX piętro (częśc I) w godz. od 11 do 13.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 18.09.2012 godzina 10:00, miejsce: Generalna Dyrekcja Ochrony Środowiska ul. Wawelska 52/54 00-922 Warszawa Kancelaria pok. 486.

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej: Projekt indywidualny POIS.05.04.00-00-267. 09 pn. Złap Równowagę, Odkryj Naturę,realizowany jest ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko (POIiŚ) 2007-2013, Priorytet V - Ochrona przyrody i kształtowanie postaw ekologicznych; Działanie 5.4 - Kształtowanie postaw społecznych sprzyjających ochronie środowiska, w tym różnorodności biologicznej. Beneficjentem projektu jest Generalny Dyrektor Ochrony Środowiska..

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: tak