Ogłoszenie nr 500027369-N-2018 z dnia 06-02-2018 r.

Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie: Zorganizowanie i przeprowadzenie dwóch 5-dniowych wyjazdów edukacyjnych

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:

obowiązkowe

Ogłoszenie dotyczy:

zamówienia publicznego

Zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

tak
Nazwa projektu lub programu
"Rodzina w Centrum" realizowanego i współfinansowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko - Pomorskiego na lata 2014-2020, w ramach osi priorytetowej 9 Solidarne społeczeństwo Działania 9.3 Rozwój usług zdrowotnych i społecznych, Poddziałania 9.3.2 Rozwój usług społecznych."

Zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:

tak
Numer ogłoszenia: 628497-N-2017

Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych:

nie

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:

Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie, Krajowy numer identyfikacyjny 9253951700000, ul. ul. Pocztowa 7, 89500 Tuchola, woj. kujawsko-pomorskie, państwo Polska, tel. 52 559 20 18, e-mail pcpr@tuchola.pl, faks 52 559 20 18.
Adres strony internetowej (url): www.pcprtuchola.pl

I.2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:

Jednostki organizacyjne administracji samorządowej

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:

Zorganizowanie i przeprowadzenie dwóch 5-dniowych wyjazdów edukacyjnych

Usługi

SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (dotyczy części 1 i części 2 zamówienia) Zorganizowanie i przeprowadzenie dwóch 5-dniowych wyjazdów edukacyjnych. I. Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest wykonanie kompleksowej usługi zorganizowania i przeprowadzenia jednego 5 - dniowego wyjazdu edukacyjnego z elementami integracyjnymi wraz z usługą hotelarską i gastronomiczną oraz przygotowaniem materiałów szkoleniowych. II. Cel wyjazdu edukacyjnego: Celem wyjazdu edukacyjnego jest wzmocnienie więzi uczuciowej pomiędzy członkami rodzin, trenowanie umiejętności społecznych i kompetencji opiekuńczych a także obserwacja rzeczywistych relacji panujących pomiędzy rodzicami i dziećmi, promowanie właściwego modelu życia rodziny oraz podnoszenie świadomości na temat problemów społecznych. III. Ramowe założenia wyjazdu edukacyjnego. Wykonawca zobowiązuje się do zorganizowania wyjazdu edukacyjnego z elementami integracyjnymi. Wyjazd powinien zawierać następujące założenia: Min. 30 godz. podczas całego wyjazdu edukacyjnego przeznaczone zostanie na zajęcia merytoryczne/ edukacyjne, w tym minimum 18 godzin konsultacji ze specjalistami, m.in. pedagoga, psychologa, terapeuty; Podczas wyjazdu edukacyjnego zorganizowane zostaną zajęcia dla dzieci pod kierunkiem wychowawców; Podczas zajęć dla rodziców i starszych dzieci, najmłodsi uczestnicy wyjazdu będą mieli zorganizowane zajęcia kompensacyjne pod okiem wychowawcy; Zapewnione zostaną usługi specjalistów - pedagoga, psychologa, terapeuty, wychowawcy; W trakcie wyjazdu zostanie przeprowadzony trening umiejętności wychowawczych dla rodziców oraz trening umiejętności społecznych w formie warsztatów, szkoleń w wymiarze 12 godzin. IV. Termin wyjazdu edukacyjnego: Zamówienie powinno być zrealizowane w terminach (5 kolejnych dni ze wskazanych okresach): I wyjazd: 12-18.02.2018, II wyjazd: 19-25.02.2018 Szczegółowy harmonogram ze wskazaniem konkretnych dat wyjazdu Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty. V. Miejsce docelowe: Warszawa. VI. Ilość uczestników wyjazdu edukacyjnego: 40 osób; przewidywania liczba dzieci: 28. VII. Grupa docelowa: Uczestnikami wyjazdu są rodziny zastępcze lub rodziny przeżywające trudności w pełnieniu funkcji opiekuńczo -wychowawczych wraz z dziećmi w różnym wieku. Czas trwania wyjazdu edukacyjnego (w tym dojazd i powrót) 5 dni /jeden wyjazd edukacyjny. VIII. Wykonawca zobowiązuje się do: przygotowania szczegółowego harmonogramu wyjazdu (harmonogram zostanie sporządzony po wyborze wykonawcy; nie jest wymagane sporządzanie szczegółowego harmonogramu w momencie składania oferty); realizacji programu; zapewnienia posiłków dla uczestników; zapewnienia zakwaterowania dla uczestników; zapewnienia rodzinom dostępu do bezpłatnej opieki lekarskiej i pielęgniarskiej, w tym transport do placówek opieki zdrowotnej, jeżeli taki okaże się konieczny; ubezpieczenia wszystkich uczestników wyjazdu od następstw nieszczęśliwych wypadków; zapewnienie kierownika wypoczynku sprawującego nadzór nad organizacją wyjazdu i realizacją programów merytorycznych; zapewnienia materiałów dydaktycznych; organizacja czasu wolnego uczestnikom w formie uzgodnionej z Zamawiającym; zapewnienia transportu; sporządzenia fotodokumentacji; zapewnienie miejsc do prowadzenia zajęć grupowych; przekazania wszystkich niezbędnych dokumentów dotyczących realizacji działań określonych i wymaganych przez Zamawiającego; Dostępu do opieki medycznej. Przez dostęp do opieki medycznej rozumie się zapewnienie przez Wykonawcę w każdym zgłoszonym przez uczestnika wyjazdu przypadku, usług medycznych adekwatnych do zgłaszanych przez uczestnika potrzeb, w tym zapewnienie transportu do placówki świadczącej usługi medyczne. Dostęp powinien być bezpłatny dla uczestników wyjazdu. IX. Zadanie Zamawiającego: Zamawiający zobowiązuje się do: rekrutacji uczestników wyjazdu edukacyjnego; dostarczenia Wykonawcy imiennej listy uczestników wyjazdu niezwłocznie po zebraniu uczestników wyjazdu (najpóźniej na trzy dni przed jego rozpoczęciem). X. Personel/kadra merytoryczna: Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia podczas wyjazdu edukacyjnego : 1 Psychologa - wykształcenie wyższe psychologiczne, minimum 3 - letnie doświadczenie w pracy z rodziną, doświadczenie w prowadzeniu szkoleń, warsztatów oraz wiedza z zakresu tematyki szkoleń, warsztatów. 1 Pedagoga - wykształcenie wyższe pedagogiczne, minimum 3 - letnie doświadczenie w pracy z rodziną, doświadczenie w prowadzeniu szkoleń, warsztatów oraz wiedza z zakresu tematyki szkoleń, warsztatów. 1 Terapeutę - kwalifikacje nadające tytuł i uprawnienia do prowadzenia terapii. Wychowawców do opieki nad dziećmi w czasie wyjazdu, spełniających wymagania określone w ustawie z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2016 r., poz. 1943 oraz Rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z dnia 30 marcia 2016 r. w sprawie wypoczynku dzieci i młodzieży. 1 osobę posiadającą uprawienia kierownika wypoczynku, spełniających wymagania określone w ustawie z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2016 r., poz. 1943 oraz Rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z dnia 30 marcia 2016 r. w sprawie wypoczynku dzieci i młodzieży. XI. Harmonogram wyjazdu edukacyjnego: Wyjazd edukacyjny trwający 5 dni (w tym dojazd i powrót). Szczegółowy program tematyczny uwzględniający ramowe założenia wyjazdu edukacyjnego Wykonawca zamieszcza w załączniku nr 2 do SIWZ. W harmonogramie należy też wskazać dodatkowe zajęcia dla dzieci i rodziców w czasie wolnym. XII. Minimalna liczba godzin zajęć merytorycznych podczas wyjazdu: 30 godzin zajęć merytorycznych, w tym: 12 godzin warsztatów i 18 godzin konsultacji. XIII. Metody dydaktyczne: szkolenie, zajęcia warsztatowe, konsultacje indywidualne i grupowe, trening umiejętności - ćwiczenia indywidualne i grupowe. XIV. Zajęcia edukacyjne/warsztaty: Wykonawca podczas wyjazdu edukacyjnego zobowiązuje się do przeprowadzenia zajęć dydaktycznych w wymiarze 30 godz., przy czym 1 godzina szkolenia = 60 minut, zgodnie z harmonogramem i tematyką zajęć: Warsztat nr 1 dla rodziców (w pierwszym dniu pobytu) wymiar czasu 2 godziny, prowadzone przez pedagoga na temat: "Sposoby spędzania czasu wolnego z dzieckiem". Warsztat nr 2 dla rodziców(w drugim dniu pobytu), wymiar czasu 3 godziny, prowadzone przez pedagoga na temat: "Umiejętności związane z polubownym rozstrzyganiem sporów wewnątrzrodzinnych oraz społecznych". Warsztat nr 3 dla rodziców (w czwartym dniu pobytu), wymiar czasu 2 godziny, prowadzone przez psychologa na temat: "Radzenie sobie z trudnymi zachowaniami dzieci". Warsztat nr 4 dla dzieci (w drugim dniu pobytu) wymiar czasu 3 godziny, prowadzone przez pedagoga na temat: "Umiejętności związane z polubownym rozstrzyganiem sporów wewnątrzrodzinnych oraz rówieśniczych". Warsztat nr 5 dla dzieci (w czwartym dniu pobytu) wymiar czasu 2 godziny, prowadzone przez pedagoga na temat: "Sposoby radzenia sobie z rozładowaniem negatywnych napięć emocjonalnych". XV. Konsultacje ze specjalistami: Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia podczas wyjazdu możliwości skorzystania z konsultacji indywidualnych z : Psychologiem wykształcenie wyższe psychologiczne, minimum 3 - letnie doświadczenie w pracy z rodziną - minimum 6 godzin. Pedagogiem wykształcenie wyższe pedagogiczne, minimum 3 - letnie doświadczenie w pracy z rodziną - minimum 6 godzin. Terapeutą - kwalifikacje nadające tytuł i uprawnienia do prowadzenia terapii rodziną - minimum 6 godzin. XVI. Zajęcia animacyjne dla dzieci: Zadaniem wychowawców będzie organizacja zajęć edukacyjno-integracyjno-wychowawczych mających na celu wzmocnienie spójności rodzin, rozwijanie zainteresowań dzieci, budowanie więzi pomiędzy uczestnikami wyjazdów oraz organizacja czasu wolnego młodszym dzieciom podczas udziału rodziców i starszego rodzeństwa w indywidualnych konsultacjach oraz grupowych formach szkoleniowych. Wychowawcy zobowiązani będą do: monitorowania przebiegu prowadzonych zajęć oraz sporządzania raportów zgodnie ze wzorem. Wychowawcy powinni wykonywać swoje zadania zgodnie z potrzebami uczestników. XVII. Organizacja czasu wolnego: Wykonawca zapewni uczestnikom wyjazdu możliwość bezpłatnego, nieograniczonego korzystania z atrakcji i wyposażanie miejsca zakwaterowania uczestników. Organizacja czasu wolnego (liczba i rodzaje zajęć) stanowią kryteria oceny oferty, zgodnie z rozdziałem XIII, ust. 4, pkt. 2). XVIII. Materiały dydaktyczne: 1. Wykonawca zobowiązany jest do: zapewnienia dla każdego uczestnika wyjazdu kompletu materiałów dydaktycznych, trwale oznakowanych logo przekazanym przez Zamawiającego oraz informacją o oficjalnej stronie internetowej Programu Regionalnego RPO WKP 2014-2020. Wersje papierowe materiałów muszą być opatrzone: tytułem i datą szkolenia, nazwą projektu i organizatora. 2. Komplet materiałów dydaktycznych będzie zawierał: Harmonogram szkolenia/warsztatu; Materiał szkoleniowy w wersji papierowej (opracowanie i wydruk materiałów szkoleniowych), o treści adekwatnej do tematyki zajęć merytorycznych/szkoleń. Treści będą stanowiły praktyczne wskazówki, porady i przykłady zastosowania metod i technik oraz przykłady konstruktywnych rozwiązań w zakresie tematyki zajęć merytorycznych/szkolenia/warsztatu. Materiały w formie drukowanej, kolorowej, muszą posiadać okładkę i być połączone ze sobą (np. bindowane, zszyte, oprawione itp.) min. 10 kartek w formacie A4 bądź innym uzgodnionym z Zamawiającym. Notatnik (format A4, min. 60 kartek) - raz na cały wyjazd. Długopis metalowy automatyczny, ze stali nierdzewnej, z chromowanymi wykończeniami - raz na cały wyjazd. Torba na dokumenty z kieszenią główną i dodatkową kieszenią na przedzie, zapinanymi na zamek oraz mocnym uchwytem do noszenia, wykonana z poliestru - raz na cały wyjazd. Pomoce dydaktyczne rozwijające i wzmacniające kompetencje rodziny/rodziców/dzieci np. poradniki, gry edukacyjne planszowe, plansze/karty motywujące z elementami graficznymi (dla rodziców i dzieci) karty, puzzle itp., działają motywująco, pozwalające na integrację członków rodzin oraz wykształcenie umiejętności w rodzinie np. planowania budżetu, umiejętność wspólnego spędzania czasu wolnego, prawidłowych relacji rodzice - dzieci. Każda z rodzin uczestniczących w wyjeździe powinna otrzymać jeden komplet materiałów dydaktycznych. Propozycję materiałów dydaktycznych Wykonawca zobowiązany jest umieść w programie wyjazdów. 3. Każda dokonana modyfikacja/uzupełnienie materiałów szkoleniowych wymaga akceptacji Zamawiającego. Wykonawca przekaże Zamawiającemu nowy egzemplarz materiałów lub treść uzupełnienia. 4. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za zgodność merytoryczną oraz aktualność przekazywanych danych/informacji w materiałach dydaktycznych. 5. Wszystkie materiały dydaktyczne wymagają ostatecznej akceptacji Zamawiającego przed ich wykonaniem (terminy przesłania i oczekiwania na akceptacje/modyfikacje do ustalenia między Zamawiającym i Wykonawcą). 6. Odbiór materiałów dydaktycznych musi być potwierdzony przez uczestnika własnoręcznym podpisem. 7. Koszty opracowania, transportu i powielenia materiałów ponosi Wykonawca. 8. Jeden komplet materiałów dydaktycznych zostanie przekazany Zamawiającemu. XIX. Dokumentacja fotograficzna: Wykonawca zobowiązuje się prowadzić fotograficzną dokumentację przebiegu działań realizowanych w ramach projektu aparatem cyfrowym (min. 8 mln pikseli) - minimum 50 zdjęć dobrej jakości z realizacji danej części zamówienia, przekazywane w wersji elektronicznej Zamawiającemu. Materiał fotograficzny Wykonawca przekaże Zamawiającemu niezwłocznie po zakończeniu działania drogą elektroniczna oraz na nośniku CD/DVD w przeciągu 3 dni po zakończeniu działania. XX. Środek transportu: Przewóz powinien być przeprowadzony zgodnie z ustawą z dnia 06.09.2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2016, poz. 1907 z późn. zm.) oraz innymi aktami prawa regulującymi przewóz osób. Przewóz powinien obejmować: wyjazd z Tucholi (dworzec autobusowy) do miejsca docelowego wyjazdu, podróż powrotną oraz wszystkie przejazdy związane z realizacją programu. Przewóz, o którym mowa wyżej powinien odbywać się jednym środkiem transportu spełniającym wymagania określone w zamówieniu. Wykonawca zapewnia transport uczestników środkiem transportu (autokarem) sprawnym technicznie, posiadający ważne badania techniczne, ważne ubezpieczenie OC. Autokar winien posiadać sprawną klimatyzację, miejsca siedzące dla wszystkich uczestników wyjazdu, półki bagażowe z nawiewami i oświetleniem, przestrzeń bagażową, umożliwiającym przewóz wózków dziecięcych. Wykonawca w razie awarii pojazdu zapewnia pojazd zastępczy na własny koszt, spełniający wymagania określone wyżej. XXI. Zakwaterowanie uczestników: 1. Zakwaterowanie musi odbyć się w jednym ośrodku dla wszystkich uczestników wyjazdu, z uwzględnieniem podziału na rodziny. Wymagane jest osobne zakwaterowanie każdej z rodzin. Dopuszcza się rozdzielenie członków rodziny za ich zgodą w sytuacji kiedy liczebność rodziny nie pozwala na zakwaterowanie jej w jednym pokoju. 2. Zakwaterowanie musi odbyć się w hotelu minimum dwugwiazdkowy lub w domu wycieczkowym I kategorii zgodnie z Rozporządzeniem ministra gospodarki pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów. 3. Wyposażenie i standard obiektu powinien zapewniać uczestnikom dobre warunki pobytu. Organizator zapewni bezpieczne i higieniczne warunki wypoczynku, w szczególności wypoczynek w obiekcie lub na terenie spełniającym wymagania ochrony przeciwpożarowej, ochrony środowiska oraz warunki higieniczno - sanitarne, określone w przepisach o ochronie przeciwpożarowej, ochronie środowiska i Państwowej Inspekcji Sanitarnej. 4. Miejsce zakwaterowania powinno posiadać zaplecze szkoleniowe i zaplecze restauracyjne, zapewniające wyżywienie oraz sale dydaktyczne wyposażone w: pełne zaplecze sanitarne dopasowane do liczby uczestników; bazę żywieniową (restauracja/stołówka oferująca żywienie w pełnym zakresie); posiłki powinny być podawane w innej sali niż sala wykładowa (nie może to być korytarz); bezpłatne szatnie, toalety; obiekt musi dysponować infrastrukturą (np. winda, podjazdy) dostosowaną do potrzeb osób niepełnosprawnych; Wykonawca jest zobowiązany załączyć do oferty foldery lub ulotki informacyjne zawierające nazwę oraz adres zakwaterowania uczestników wyjazdu przedstawiające miejsce wykonania usługi (pokoje, salę wykładową, restaurację). XXII. Sale dydaktyczne: Sale dydaktyczne, klimatyzowane, z oknami zapewniającymi światło dzienne i wietrzenie, z możliwością indywidualnej aranżacji, wyposażone, w: miejsca siedzące dla wszystkich uczestników szkoleń; bezpłatny dostęp do bezprzewodowego Internetu; flipchart, papier do flipcharta, komplet markerów; tablica suchościeralna z kompletem pisaków; sprzęt do prezentacji (ekran, rzutnik multimedialny); laptop; nagłośnienie; mikrofon. XXIII. Usługa gastronomiczna dla wszystkich uczestników podczas wyjazdu edukacyjnego: 1. Wykonawca zapewni rodzinom minimum 4 posiłki dziennie (śniadanie, obiad, podwieczorek, kolacja) - zgodnie z normami żywieniowymi zalecanymi przez Instytut Żywności i Żywienia, zasadami higieny i racjonalnego żywienia, z wyjątkiem dnia, w którym organizowana będzie wycieczka, oraz dnia przyjazdu i wyjazdu. 2. W dzień przyjazdu wykonawca zapewni rodzinom minimum trzy posiłki (obiad, podwieczorek, kolacja). 3. W dzień powrotu wykonawca zapewni rodzin minimum dwa posiłki (śniadanie, obiad). 4. Wykonawca zapewni wysoką jakość wyżywienia, które musi być zdrowe, świeże, sycące i smaczne. 5. Zasada urozmaicania powinna dotyczyć wszystkich posiłków. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia potraw i napojów, zgodnie z zaproponowanym i zaakceptowanym przez Zamawiającego menu oraz zobowiązany jest do zapewnienia zaplecza technicznego i obsługi potrzebnej do sprawnego przeprowadzenia usługi gastronomicznej, z uwzględnieniem wszelkich prac porządkowych. XXIV. Sprawozdanie: 1. Listy obecności osób uczestniczących w wyjeździe - w wersji papierowej. 2. Listę potwierdzającą odbiór przez uczestników materiałów dydaktycznych - w wersji papierowej. 3. Pisemny raport podsumowujący wyjazd edukacyjny zawierający dokumentację fotograficzną. 4. Pisemnego sprawozdania z realizacji konsultacji indywidualnych (należy sporządzić odrębne sprawozdania dla każdego typu konsultacji wskazanego w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia), sporządzonego przez odpowiednich specjalistów, zawierającego minimum informacje o liczbie godzin konsultacji, liczbie osób korzystających z konsultacji. 5. Pisemnego sprawozdania z realizacji warsztatów dydaktycznych dla rodziców i dzieci (dla każdego warsztatu odrębnie), zawierającego minimum informacje o liczbie godzin warsztatu, liczbie uczestników, ramowym programie, problemów występujących w czasie warsztatu. 6. Pisemnego sprawozdania z przeprowadzonych zajęć wychowawców (łącznie dla całego wyjazdu), zawierające minimum liczbę godzin zajęć, metody prowadzenia zajęć, liczbę uczestników. XXV. Ubezpieczenie: Wykonawca zapewni ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków, dla wszystkich uczestników wyjazdu edukacyjnego. XXVI. Wykonawca - wymagania ogólne: Wymagana jest należyta staranność przy realizacji zamówienia oraz zorientowanie na osiągnięcie celu. Dokładne ustalenia i decyzje dotyczące realizacji zamówienia (takie jak szczegółowy harmonogram itp.) uzgadniane będą pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą. Wykonawcy określą telefony kontaktowe i adresy e-mail w celu dokonywania innych ustaleń niezbędnych dla sprawnego i terminowego wykonania zamówienia.

tak

II.5) Główny Kod CPV: 63511000-4

Dodatkowe kody CPV: 55100000-1, 55300000-3, 60172000-4, 80500000-9

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

Przetarg nieograniczony

III.2) Ogłoszenie dotyczy zakończenia dynamicznego systemu zakupów

nie

III.3) Informacje dodatkowe:

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.9) UZASADNIENIE UDZIELENIA ZAMÓWIENIA W TRYBIE NEGOCJACJI BEZ OGŁOSZENIA, ZAMÓWIENIA Z WOLNEJ RĘKI ALBO ZAPYTANIA O CENĘ

IV.9.1) Podstawa prawna

Postępowanie prowadzone jest w trybie na podstawie art. ustawy Pzp.

Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.