Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Przygotowanie, organizacja i obsługa III Międzynarodowej Konferencji naukowo – technicznej „Infrastruktura Krytyczna Miast” w dniach 4-6.10.2023 r.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Sądeckie Wodociągi spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 490797830

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Wincentego Pola 22

1.5.2.) Miejscowość: Nowy Sącz

1.5.3.) Kod pocztowy: 33-300

1.5.4.) Województwo: małopolskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL218 - Nowosądecki

1.5.7.) Numer telefonu: 184438643

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: biuro@swns.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.swns.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Przygotowanie, organizacja i obsługa III Międzynarodowej Konferencji naukowo – technicznej „Infrastruktura Krytyczna Miast” w dniach 4-6.10.2023 r.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-6ddcd432-df5b-11ed-b70f-ae2d9e28ec7b

2.5.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00185479

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2023-04-20

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://swns.logintrade.net/zapytania_email,125784,30b480f04bd3cc5f8718d6798a462752.html

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://swns.logintrade.net/zapytania_email,125784,30b480f04bd3cc5f8718d6798a462752.html

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. Komunikacja między Zamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy dostępnej pod adresem: https://swns.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html (na stronie www.swns.pl - zakładka Zamówienia publiczne/Postępowania przetargowe i pod oznaczeniem oraz nazwą postępowania).
2. Korzystanie z Platformy przez wykonawcę jest bezpłatne. Podgląd i pobieranie publicznej treści dokumentacji Postępowania nie
wymaga posiadania konta na Platformie ani logowania do Platformy.
3. Instrukcje korzystania z Platformy dotyczące w szczególności rejestracji wykonawcy, wymagań technicznych, zadawania pytań do Postępowania oraz udziału w Postępowaniu dostępne są pod adresem: https://swns.logintrade.net/rejestracja/instrukcje.html. Wykonawca winien zapoznać się z instrukcjami dostępnymi w zakładce pn.: „Instrukcje użytkowników” z poziomu Platformy i śledzić ich ewentualne aktualizacje.
W przypadku wątpliwości związanych z zasadami korzystania z Platformy oraz problemów technicznych dotyczących pracy Platformy można się kontaktować z serwisem dostępnym codziennie od poniedziałku do piątku (z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy) w godzinach od 8:00 do 16:00 pod numerem telefonu: +48 71 7873534 lub pod adresem email: helpdesk@logintrade.net.
4. Wymagania techniczne jakim musi odpowiadać sprzęt komputerowych wykonawcy, aby móc korzystać z Platformy:
- Dopuszczalne przeglądarki internetowe: Edge, Google Chrome, Mozilla, Firefox, Opera;
- Pozostałe wymagania techniczne: dostęp do sieci internet, obsługa przez przeglądarkę protokołu XMLHttpRequest - ajax, włączona obsługa JavaScript, zalecana szybkość łącza internetowego powyżej 500 KB/s, zainstalowany Acrobat Reader, zainstalowane środowisko uruchomieniowe Java - Java SE Runtime Environment 6 Update 24 lub nowszy;
- Dopuszczalne formaty przesyłanych danych: Oświadczenia lub dokumenty przekazywane za pośrednictwem środka komunikacji elektronicznej przesyła się w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie §2 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w Postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz.U. z 2020 r. poz. 2452).
- Zamawiający rekomenduje na format danych przesyłanych plików: .pdf.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o danych, Dz. U. UE L119 z dnia 4 maja 2016 r., str. 1) informujemy, iż:
1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest spółka „Sądeckie Wodociągi sp. z o.o.” z siedzibą w Nowym Sączu, ul. Wincentego Pola 22, NIP: 734-24-24-787, REGON: 490797830 („Administrator”).
2) Administrator wyznaczył Inspektora Danych Osobowych, z którym można się kontaktować pod adresem e-mail: adres iod@swns.pl lub drogą pisemną pod adres siedziby Spółki.
3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu przeprowadzenia Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego NZ.26.1.50.23 i w przypadku wyboru Pani/Pana oferty realizacji umowy zawartej w wyniku przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2022.1710), w związku z art. 6 ust.1 lit. c RODO, a także celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora oraz realizacji umowy, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO.
4) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres:
a) przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego – przez ten okres;
b) 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019r. Prawo zamówień publicznych, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
c) realizacji umowy zawartej w wyniku przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych – przez ten okres;
d) po zakończeniu realizacji umowy przez okres, w którym administrator będzie realizował cele wynikające z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora, które są związane przedmiotowo z umową lub obowiązkami wynikającymi z przepisów prawa powszechnie obowiązującego takich jak: przepisy podatkowe, ubezpieczeń majątkowych, dochodzenie odszkodowań i likwidacji szkód, ochrony praw autorskich, ubezpieczeń społecznych, o zasobie archiwalnym.
5) Pani/Pana dane osobowe mogą zostać przekazane następującym podmiotom:
a) odbiorcom danych będą podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych;
b) dostawcom systemów informatycznych, z którymi współpracuje Administrator, w celu utrzymania ciągłości oraz poprawności działania systemów;
c) podmiotom prowadzącym działalność pocztową lub kurierską w celu dostarczenia korespondencji;
d) upoważnionym z mocy prawa podmiotom na udokumentowany wniosek.

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): c.d. pkt. 3.15.
6) Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych, związanym z udziałem w Postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Prawo zamówień publicznych.
7) W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO.
8) Posiada Pani/Pan:
− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych *;
−na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO **;
−prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.
9) Nie przysługuje Pani/Panu:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
10) Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego w zakresie ochrony danych osobowych tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w zakresie ochrony danych osobowych, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych, w tym przepisy RODO.
11) Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, niemniej jest również warunkiem uczestnictwa Pani/Pana w procesie udzielenia zamówienia publicznego oraz wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy z dnia 11 września 2019r. Prawo zamówień publicznych. Konsekwencją niepodania danych osobowych będzie brak możliwości udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.
12) Jednocześnie Zamawiający przypomina o ciążącym na Pani/Panu obowiązku informacyjnym wynikającym z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazane zostaną Zamawiającemu w związku z prowadzonym postępowaniem i które Zamawiający pośrednio pozyska od wykonawcy biorącego udział w postępowaniu, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z włączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO.
* Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Prawo zamówień publicznych oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.
** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego. Zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego Postępowania.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: NZ.26.1.50.23

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.5.) Wartość zamówienia: 201010,74 PLN

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług polegających na przygotowaniu, organizacji i obsługi hotelowo - gastronomicznej III Międzynarodowej Konferencji naukowo – technicznej „Infrastruktura Krytyczna Miast” organizowanej przez Zamawiającego w dniach 4-6.10.2023 r., w tym zapewnienie:
1. sal wyposażonych w sprzęt multimedialny, w których odbywać się będzie Konferencja:
a. głównej sali konferencyjnej dla maksymalnie 130 uczestników,
b. mniejszej sali konferencyjnej dla 30 uczestników, w której odbywać się będą warsztaty techniczne.
2. usług gastronomicznych i artystycznych dla uczestników Konferencji w trakcie trwania:
a. kolacji biesiadnej dla maksymalnie 130 uczestników Konferencji w dniu 4.10.2023 r.,
b. kolacji uroczystej dla maksymalnie 130 uczestników Konferencji w dniu 5.10.2023 r.,
3. oprócz kolacji wyżej wymienionych w pkt. 2. lit. a i b, wyżywienia formie:
a. śniadania w dniach 5-6.10.2023 r.
b. obiadu w dniach 4-6.10.2023 r.
dla maksymalnie 130 uczestników Konferencji.
4. usług hotelarskich – noclegów w pokojach jedno i dwuosobowych dla maksymalnie 130 uczestników Konferencji.
5. miejsc parkingowych dla samochodów uczestników Konferencji w liczbie nie mniejszej niż 85.
6. pracowników zapewniających prawidłową obsługę Konferencji.
7. przestrzeni wystawienniczej z dostępem do energii elektrycznej i Internetu.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, opis wymagań Zamawiającego w zakresie realizacji i odbioru określają:
- opis przedmiotu zamówienia – załącznik nr 1 do SWZ,
- projektowane postanowienia umowy – załącznik nr 6 do SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2023-10-04 do 2023-10-06

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował kryterium najniższej ceny.
2. Ocenie będą podlegać wyłącznie oferty niepodlegające odrzuceniu.
3. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z najniższą ceną brutto.
4. W sytuacji, gdy Zamawiający nie będzie mógł dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, wezwie on Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych zawierających nową cenę. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen
wyższych niż zaoferowane w uprzednio złożonych przez nich ofertach.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Wg kolejności

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.7.) Kolejność kryterium: 1

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki udziału w postępowaniu dotyczące:
1. zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie stawia warunku w ww. zakresie.
2. uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej: Zamawiający nie stawia warunku w ww. zakresie.
3. sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający nie stawia warunku w ww. zakresie.
4. zdolności technicznej lub zawodowej: Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech (3) lat przed upływem terminu składania ofert - a jeżeli okres działalności jest krótszy – w tym okresie należycie wykonał co najmniej dwie (2) usługi których przedmiotem była organizacja i obsługa konferencji lub innego wydarzenia o podobnym charakterze (np. seminarium, warsztaty, kongres, gala) dla co najmniej 100 uczestników (w każdym wydarzeniu).
UWAGA: W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia warunek określony w pkt 4 musi być spełniony w całości przez co najmniej jednego z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie (jeden lub każdy z podmiotów musi posiadać samodzielnie wymagane doświadczenie). W przypadku, gdy Wykonawca powołuje się na doświadczenie nabyte w ramach zamówienia zrealizowanego przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum), Zamawiający nie dopuszcza by Wykonawca wykazywał doświadczenie grupy wykonawców,
której był członkiem, jeżeli faktycznie i konkretnie nie wykonywał danego zakresu czynności. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zwrócenia się do Wykonawcy o udzielenie wyjaśnień w zakresie faktycznie i konkretnie zrealizowanego zakresu czynności oraz przedstawienia stosownych dowodów np. umowy konsorcjum, z której wynika zakres obowiązków, czy wystawionych przez wykonawcę faktur. Odnośnie do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia mogą oni polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są
wymagane.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Zgodnie z art. 274 ust. 1 ustawy Pzp, Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, aktualnych na dzień złożenia, następujących podmiotowych środków dowodowych: oświadczenie wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu z art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do SWZ.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Zgodnie z art. 274 ust. 1 ustawy Pzp, Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta została
najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, aktualnych na dzień złożenia, następujących podmiotowych środków dowodowych: wykazu usług wykonanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie wraz z podaniem ich przedmiotu - uwzględniającego wymagania określone w pkt 5.6.4. SWZ, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, zgodnego z wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do SWZ, oraz załączeniem dowodów określających, czy usługi te zostały wykonane należycie. Dowodami potwierdzającymi czy usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie są:
a. referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane,
b. Oświadczenie Wykonawcy – jeżeli z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać dokumentów, o których mowa w pkt powyżej. Jeśli Wykonawca składa oświadczenie, zobowiązany jest podać przyczyny braku możliwości uzyskania dokumentów, o którym mowa powyżej (przedstawić pisemne uzasadnienie).

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

Zamawiający nie żąda przedmiotowych środków dowodowych.

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

1. Ofertę stanowi wypełniony Formularz Oferty zgodny w treści z załącznikiem nr 2 do SWZ wraz z Kalkulacją szczegółową zgodną ze wzorem stanowiącym załącznik nr 7 do SWZ.
2. Do oferty Wykonawca zobowiązany jest dołączyć:
a. Aktualne na dzień składania oferty oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp , według wzoru stanowiącego załącznik 3a/załącznika 3b do SWZ.
Oświadczenie składają odrębnie:
- Wykonawca/każdy spośród Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku oświadczenie potwierdza brak podstaw wykluczenia Wykonawcy, spełnianie warunków udziału w Postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w Postępowaniu;
- podmiot trzeci, na którego potencjał powołuje się Wykonawca celem potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu. W takim przypadku oświadczenie potwierdza brak podstaw wykluczenia podmiotu, spełnianie warunków udziału w Postępowaniu w zakresie, w jakim podmiot udostępnia swoje zasoby Wykonawcy.
b. Pełnomocnictwo, lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy, w przypadku, gdy ofertę lub załączone do niej oświadczenia lub dokumenty podpisuje pełnomocnik.
c. Pełnomocnictwo do reprezentowania wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, ewentualnie umowa o współdziałaniu, z której będzie wynikać przedmiotowe pełnomocnictwo.
d. Dowód potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie będzie dysponował niezbędnymi zasobami innych podmiotów.
e. Uzasadnienie tajemnicy przedsiębiorstwa, jeżeli Wykonawca zastrzega określone informacje składane wraz z ofertą jako tajemnica przedsiębiorstwa, stosownie do zapisów zawartych w punkcie 13.7 SWZ.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

Zamawiający dopuszcza możliwość składania oferty przez dwóch lub więcej Wykonawców, w ramach oferty wspólnej w rozumieniu art. 58 ustawy Pzp (spółki cywilne, konsorcja), pod warunkiem, że taka oferta spełniać będzie następujące wymagania:
1. Wykonawcy występujący wspólnie są zobowiązani do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w Postępowaniu albo do reprezentowania ich w Postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie przedmiotowego zamówienia publicznego - nie dotyczy spółki cywilnej, o ile upoważnienie/pełnomocnictwo do występowania w imieniu spółki cywilnej
wynika z dołączonej do oferty umowy spółki cywilnej bądź wszyscy wspólnicy podpiszą ofertę.
2. Wszelka korespondencja prowadzona będzie przez Zamawiającego wyłącznie z pełnomocnikiem, którego adres należy wpisać w Formularzu Oferty.
3. Pełnomocnictwo lub inny dokument (np. umowa konsorcjum, spółki cywilnej) z którego wynika takie pełnomocnictwo należy złożyć razem z ofertą.
4. Każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie składa oświadczenie zgodne z treścią załącznika nr 3a do SWZ, potwierdzające, że każdy z Wykonawców ubiegających się wspólnie o zamówienie nie podlega wykluczeniu z Postępowania na podstawie art. 108 ust. 1, art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp i art. 7 ust. 1 pkt 1)-3) ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego oraz spełnia warunki udziału w Postępowaniu określone w SWZ, w zakresie, w którym każdy z nich spełnia warunki udziału w Postępowaniu.
5. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W takiej sytuacji wykonawcy są zobowiązani dołączyć do oferty oświadczenie zgodne z treścią pkt 12 załącznika nr 2 do SWZ – Formularz Oferty, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Tak

7.2.) Informacje na temat zaliczek:

1. Na podstawie art. 442 ust. 1 ustawy Pzp, Zamawiający dopuszcza udzielenie zaliczki na poczet wykonania zamówienia do 30% ceny całkowitej brutto podanej w ofercie. Zaliczka zostanie wypłacona w terminie 21 dni na podstawie faktury zaliczkowej.
2. W przypadku kiedy zaliczka będzie większa niż 20% ceny całkowitej brutto podanej w ofercie, warunkiem udzielenia przez Zamawiającego zaliczki będzie wniesienie przez Wykonawcę jej zabezpieczenia.
3. Zabezpieczenie zaliczki ustala się w wysokości wartości udzielonej zaliczki (100%).
4. Zabezpieczenie zaliczki może być wnoszone w jednej lub kilku następujących formach:
1) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo – kredytowej, z tym że zobowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem pieniężnym;
2) gwarancjach bankowych;
3) gwarancjach ubezpieczeniowych;
4) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2022r. poz. 2080 ze zm.);
5) w wekslach z poręczeniem wekslowym banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej;
6) przez ustanowienie zastawu na papierach wartościowych emitowanych przez Skarb Państwa lub jednostkę samorządu terytorialnego;
7) przez ustanowienie zastawu rejestrowego na zasadach określonych w ustawie z dnia 6 grudnia 1996r o zastawie rejestrowym i rejestrze zastawów (Dz. U. z 2018r poz. 2017).
5. Zwrot zabezpieczenia zaliczki nastąpi po upływie 30 dni po planowanej realizacji przedmiotu umowy.

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1. Zgodnie z art. 455 ustawy Pzp Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień Umowy w stosunku do treści oferty w przypadku:
a. zmiany wysokości wynagrodzenia, w przypadku ustawowej zmiany stawki podatku od towarów i usług. W takim przypadku nie ulegają zmianie ceny jednostkowe netto a jedynie wartość wynagrodzenia zostanie wyliczona na podstawie zmienionych przepisów. Wynagrodzenie podlega automatycznej waloryzacji odpowiednio o kwotę podatku VAT wynikającą ze stawki tego podatku obowiązującą w chwili powstania obowiązku podatkowego,
b. wystąpienia siły wyższej – rozumianej jako wystąpienie zdarzenia nadzwyczajnego, zewnętrznego, niemożliwego do przewidzenia i zapobieżenia, którego nie dało się uniknąć nawet przy zachowaniu najwyższej staranności, a które uniemożliwia Wykonawcy wykonanie jego zobowiązania w całości lub części. W razie wystąpienia siły wyższej Strony
Umowy zobowiązane są dołożyć wszelkich starań w celu ograniczenia do minimum opóźnienia w wykonywaniu swoich zobowiązań umownych, powstałego na skutek działania siły wyższej,
c. wystąpienia sytuacji epidemiologicznej (w tym związanej z Covid19) lub konfliktu zbrojnego (np. działania wojenne w Ukrainie), lub innymi okolicznościami, co do których zostaną wystosowane oficjalne komunikaty przez organy administracji publicznej lub inne uprawnione podmioty, w tym zarządzenia, rozporządzenia, decyzje, alerty, komunikaty itp., w związku z
którymi wystąpi zagrożenie zdrowia i życia uczestników Konferencji – w tym zakresie Zamawiający przewiduje zmianę zakresu przedmiotu zamówienia, w tym obejmującego konieczność limitu uczestników oraz terminu realizacji, włącznie z możliwością przeprowadzenia Konferencji w formie online,
d. innego niż ww. zdarzenie, w związku z którym niezbędna będzie zmiana lokalizacji i/lub terminu Konferencji np. nagła awaria w hotelu lub wystąpienie znaczących utrudnień komunikacyjnych; w przypadku zmiany miejsca organizacji Konferencji Wykonawca zapewni jej organizację w hotelu o standardzie nie gorszym niż zaproponowany w Ofercie;
e. zmiany Wykonawcy do której doszło w wyniku sukcesji w ramach której nowy wykonawca przejął prawa i obowiązki dotychczasowego wykonawcy w następstwie przejęcia, połączenia, podziału, przekształcenia, upadłości, restrukturyzacji, dziedziczenia lub nabycia dotychczasowego wykonawcy lub jego przedsiębiorstwa, o ile nowy wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu, nie zachodzą wobec niego podstawy wykluczenia oraz nie pociąga to za sobą innych istotnych zmian umowy, a także nie ma na celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy,
f. zmian treści o charakterze informacyjno-instrukcyjnym, niezbędnych dla sprawnej realizacji przedmiotu zamówienia, w szczególności zmian dotyczących Wykonawcy lub Zamawiającego, zmiany osób upoważnionych do kontaktów, zmiany osób odpowiedzialnych za potwierdzenie prawidłowej realizacji zamówienia wraz z numerami telefonu, faksu, adresu poczty elektronicznej, adresów korespondencyjnych,
g. zmiany prowadzące do likwidacji oczywistych omyłek pisarskich lub rachunkowych w treści Umowy.
2. Wszelkie zmiany Umowy wymagają zachowania formy pisemnej zastrzeżonej pod rygorem nieważności.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2023-04-28 11:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Ofertę należy złożyć, pod rygorem nieważności, za pośrednictwem platformy zakupowej dostępnej pod adresem https://swns.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html w formie elektronicznej lub postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2023-04-28 11:15

8.4.) Termin związania ofertą: do 2023-05-26

8.5.) Zamawiający przewiduje wybór najkorzystniejszej oferty z możliwością negocjacji: Tak

8.6.) Maksymalna liczba wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do negocjacji: 3

8.7) Kryteria oceny ofert, które zamawiający zamierza stosować w celu ograniczenia liczby wykonawców:

W celu ograniczenia liczby Wykonawców zapraszanych do negocjacji Zamawiający zastosuje kryterium ceny, tj. zaprosi do negocjacji nie więcej niż 3 Wykonawców, którzy zaoferowali najniższą cenę brutto.

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

Zastrzeżenia do terminu wykonania zamówienia: Konferencja zostanie zorganizowana w dniach 4-6 października 2023 roku.
Szczegółowe terminy oraz harmonogram, w tym planowany ramowy przebieg Konferencji i planowane aktywności został szczegółowo określony w załączniku nr 1 do SWZ - OPZ.