Katowice: Wyżywienie uczestników XXII letniej szkoły języka, literatury i kultury polskiej oraz XXI warsztatów polonistycznych w Cieszynie
Numer ogłoszenia: 249544 - 2012; data zamieszczenia: 13.07.2012
OGŁOSZENIE O ZAMIARZE ZAWARCIA UMOWY - Usługi

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Uniwersytet Śląski w Katowicach Dział Zamówień Publicznych, ul. Bankowa 12, 40-007 Katowice, woj. śląskie, tel. 32 3592048, faks 32 3592048 , strona internetowa www.us.edu.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Uczelnia publiczna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Wyżywienie uczestników XXII letniej szkoły języka, literatury i kultury polskiej oraz XXI warsztatów polonistycznych w Cieszynie.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: I. Opis przedmiotu zamówienia : 1. całodzienne wyżywienie (trzy posiłki: śniadania: godz. 8.00-9.00, obiady: godz. 13.00-14.15, kolacje: godz. 19.00-20.00) dla maksymalnie 200 osób; a) śniadanie w formie szwedzkiego stołu, np. jogurt, płatki śniadaniowe, soki, wędliny, sery, warzywa, jajka, parówki, owoce, ryby, kawa, herbata; b) obiad dwudaniowy (zupa w wazie, drugie danie porcjowane), napoje; c) kolacja ciepła lub zimna; 2. posiłki wydawane w 1 turze; 3. zagwarantowanie odpowiedniej ilości naczyń, nakrycia stołów, serwetek. 4. zapewnienie obsługi kelnerskiej. 5. zagwarantowanie dla osób o innych preferencjach kulinarnych (np. wegetarianie, bezglutenowcy) ciepłego posiłku o gramaturze równoważnej posiłkowi tradycyjnemu - w pierwszych dniach szkoły zostanie podana ilość (zwykle ok. 20). 6. zagwarantowanie różnorodności posiłków oraz dużej ilości warzyw i owoców w posiłkach. II Zakres zamówienia (dla jednej osoby na dzień): 1. obiad zawierający: co najmniej 150g mięsa, co najmniej 150g dodatków w postaci surówek, warzyw oraz co najmniej 150g ziemniaków (lub zastępników). 2. kolacja co najmniej 200g urozmaiconego posiłku. 3. dostarczone produkty żywnościowe powinny być świeże, produkty przetworzone takie jak kawa, herbata itp. powinny posiadać datę przydatności do spożycia wygasającą nie wcześniej niż na 3 miesiące po terminie podania w wykonaniu świadczonych przez Wykonawcę usług, 4. potrawy gotowane winny być przyrządzone w ten sposób, aby w czasie podawania nie musiały być odgrzewane. 5. zapewnienie wysokiej jakości posiłków, które muszą być świeże, urozmaicone i estetycznie podane. III Okres realizacji usługi: 26 lipca 2012r. - 25 sierpnia 2012r. IV Harmonogram realizacji usługi: 1. 26 lipca (obiad) do 29 lipca (śniadanie) zapewnienie wyżywienia dla około 20 osób (dokładną ilość podamy kilka dni przed przyjazdem) 2. 29 lipca obiad wyjątkowo od 13.00 do 16.00 (studenci będą przyjeżdżać o różnych godzinach); kolacja już w zwykłych godzinach. 3. zapewnienie wyżywienia dla mniejszej liczby osób w dni wycieczkowe (5.08., 11.08., 19.08.) - (o ilości osób pozostających na miejscu organizatorzy kursu informować będą z dwudniowym wyprzedzeniem); 4. organizacja bankietu inauguracyjnego w dniu 30 lipca 2012 roku w godzinach dopołudniowych na maksymalnie 200 osób w ramach obiadu oraz bankietu w dniu 12 sierpnia 2012 roku w godzinach dopołudniowych na maksymalnie 200 osób w ramach obiadu; V Dodatkowe informacje: 1. dostarczenie w ostatnich dniach danego tygodnia menu na kolejny cały tydzień; 2. drobne przesunięcia godzin posiłków uzgadniane na bieżąco w trakcie trwania kursu; 3. 29 lipca - w dniu przyjazdu uczestników letniej szkoły uzgodnimy ilość posiłków; 4. Zamawiajacy nie dopuszcza cateringu; 5. Zamawiający zastrzega, że liczba osób będzie ulegała zmianie w czasie trwania kursu - informacje o wszelkich zmianach zamawiający będzie podawał na bieżąco w systemie ustalonym przed rozpoczęciem kursu z wykonawcą..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 55.30.00.00 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków .

II.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy.

SEKCJA III: PROCEDURA

Tryb udzielenia zamówienia: Zamówienie z wolnej ręki

• 1. Podstawa prawna

  Postępowanie wszczęte zostało na podstawie art. 5 ust. 1a ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych.

• 2. Uzasadnienie wyboru trybu

  UZASADNIENIE ZASTOSOWANIE TRYBU ZAMÓWIENIA Z WOLNEJ RĘKI (art. 5 ust. 1a pkt 1) Letnia szkoła języka, literatury i kultury polskiej oraz warsztaty polonistyczne odbywają się w dniach 29.07.-25.08.2012 r. na terenie kampusu Uniwersytetu Śląskiego w Cieszynie. W obu kursach, wraz z kadrą pedagogiczną, bierze udział maks. 200 osób. Wszyscy studenci i wykładowcy przez cały okres trwania letniej szkoły zakwaterowani są w akademiku Uniwersytetu Śląskiego w Cieszynie. W czasie kursu codziennie odbywa się minimum 10 godzin zajęć lekcyjnych, dlatego aby zrealizować zaplanowany program przerwy między poszczególnymi zajęciami muszą być wyjątkowo krótkie, tzn. mogą trwać najwyżej 1 godz. i wymagają sprawnej organizacji, poprzez zorganizowanie posiłków w tzn. 1 turze dla całej 200-osobowej grupy. Dlatego bezwzględnie zasadne i celowe jest żywienie uczestników jak najbliżej miejsca ich zakwaterowania i nauki (sale wykładowe znajdują się w budynku UŚ w Cieszynie), gdyż tylko taki sposób organizacji usługi umożliwi sprawną realizację programu, do której zobowiązują Zamawiającego prestiż i renoma letniej szkoły i warsztatów prowadzonych w Uniwersytecie Śląskim. Zamawiający nie może sobie pozwolić na obniżenie rangi tej imprezy, szczególnie ze względu na zobowiązania wobec partnerów zagranicznych, z którymi wiążą Zamawiającego umowy bilateralne, zobowiązania wobec studentów, którzy zajęcia w letniej szkole zaliczają na swoich zagranicznych uczelniach. Zaliczenie zajęć na warsztatach konieczne jest do uzyskania zezwoleń do uczenia języka polskiego w różnych krajach poza Polską - w obu przypadkach do uzyskania tychże zezwoleń wymagana jest odpowiednia liczba godzin. Wobec powyższego korzystanie z usług wykonawcy oddalonego od kampusu, poprzez znaczne wydłużenie przerw na posiłki, uniemożliwiłoby realizację całego programu. Jednocześnie w promieniu 2-3 km od kampusu (tj. 30-40 minut marszu) brak innego lokalu, który może jednorazowo wyżywić 200 osób. A organizacja wyżywienia w dalszej odległości od kampusu podniosłaby koszty usługi, w związku z koniecznością zapewnienia transportu uczestników do/ze stołówki. Ze względu na to, że przedmiot zamówienia obejmuje wyżywienie całodzienne, a także ze względów na renomę letniej szkoły nie jest też możliwe świadczenie tej usługi na zasadach cateringu. Organizacja całodziennego wyżywienia na zasadzie cateringu z jednej strony mogła by bowiem skutkować obniżeniem jakości posiłków, a także mogłaby skutkować podniesieniem kosztów usługi , wynikającym z konieczności dowozu posiłków (transport, opakowania itp.). Z rozmów telefonicznych i osobistych z właścicielami punktów gastronomicznych w Cieszynie wynika natomiast, iż nawet gdyby dysponowali odpowiednim pomieszczeniem, żaden z nich kategorycznie nie podejmie się żywienia regularnie przez miesiąc tak dużej grupy. Uważają oni, że jest to dla nich nieopłacalne, bowiem zarezerwowawszy lokal dla grupy i tym samym zamknąwszy go właściwie na cały miesiąc, ryzykują utratę klientów na pozostałą część roku. W związku z powyższym, z uwagi na specyfikę prowadzonych zajęć, ograniczenia czasowe, możliwości finansowe Zamawiającego i całość realizowanej usługi, wyżywienie uczestników musi odbywać się w miejscu ich zakwaterowanie, tj. kampus w Cieszynie. Pomieszczenia stołówki na terenie kampusu w Cieszynie, przy ul. Bielskiej 66 najmuje obecnie Firma Serenissima Polska Sp. z o.o. na podstawie umowy ramowej o współpracy zawartej w dniu 20.07.2012r. oraz na podstawie umowy najmu lokalu z dnia 08.09.2010r. W związku z obowiązującą umową najmu stołówki nie ma możliwości udzielenia danego zamówienia w innym trybie niż zamówienie z wolnej ręki, a ewentualne przeprowadzenie postępowania w innym trybie jest nieuzasadnione, gdyż finalnie usługa i tak musi być świadczona przez najemcę lokalu. Jednocześnie zgodnie z zapisami §17 ust. 6 obowiązującej umowy o współpracy z dnia 20.07.2012r. zawartej przez Zamawiającego z firmą Serenissima Polska Sp. z o.o., Najemca zobowiązany jest do stosowania preferencyjnych stawek żywieniowych dla studentów i pracowników Uczelni, znacząco niższych od stawek oferowanych w obrocie konsumenckim pozostałym konsumentom. Zgodnie z ofertą wstępną firmy Serenissima Polska Sp. z o.o. koszt całodziennego wyżywienia dla 1 osoby w ramach przedmiotowej usługi nie przekroczy w kwoty 28,00 zł brutto. Jednocześnie bez żadnych dodatkowych kosztów Wykonawca spełni inne wymagania Zamawiającego, takie jak: - możliwość rozbijania niektórych posiłków w wyjątkowych sytuacjach (przyjazd i wyjazd uczestników, wycieczki) na dłuższy czas, czasem nawet kilka godzin, zamiana posiłków dla części osób na suchy prowiant, - wydawanie posiłków wegeteriańskich, wegańskich, bezglutenowych, - wykonywanie odpowiednich posiłków w związku z obwarowaniami religijnymi, - dostarczanie bezustannej odpowiedniej ilości napojów, zwiększonej w czasie upałów, - zapewnienie w dowolnej ilości mleka i chrupek oraz płatków śniadaniowych, itp., - dodawanie do posiłków owoców i warzyw wymaganych przez uczestników. Zaoferowana kwota umożliwia zrealizowanie przedmiotowej usługi w ramach środków, które Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Biorąc powyższe pod uwagę firma Serenissima Polska Sp. z o. jest jedyną firmą mogącą spełnić wymagania Zamawiającego związane z organizacją wyżywienia dla uczestników letniej szkoły języka, literatury i kultury polskiej oraz warsztatów polonistycznych. Przeprowadzenie zatem przedmiotowego postępowania w innym trybie niż zamówienie z wolnej ręki jest w tej sytuacji nieuzasadnione i mogłoby skutkować naruszeniem zasad celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków, poprzez nieuzasadnione zwiększenie kosztów prowadzenia postępowania, jak i wydłużenie procedury udzielenia zamówienia.

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

NAZWA I ADRES WYKONAWCY KTÓREMU ZAMAWIAJĄCY ZAMIERZA UDZIELIĆ ZAMÓWIENIA

• Serenissima Polska Sp. z o.o., Al. Politechniki 3a, 90-924 Łódź, kraj/woj. łódzkie.