rodzaj: WYROK
data dokumentu: 2013-06-26
rok: 2013
data dokumentu: 2013-06-26
rok: 2013
Powiązane tematy:
sygnatury akt.:
KIO 1393/13
KIO 1393/13
po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 26 czerwca 2013 r. w Warszawie odwołania
wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w dniu 10 czerwca 2013 r. przez
wykonawcę Komputronik S.A. , 60 – 003 Poznań, ul. Wołczyńska 37 w postępowaniu
prowadzonym przez Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa Wielkopolski
Oddział Regionalny z siedzibą w Poznaniu, 60 – 479 Poznań, ul. Strzeszyńska 36,
przy udziale wykonawcy ProData Sp. z o.o., 60 – 406 Poznań, ul. Dąbrowskiego 233
zgłaszającego przystąpienie do postępowania odwoławczego po stronie zamawiającego,
wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w dniu 10 czerwca 2013 r. przez
wykonawcę Komputronik S.A. , 60 – 003 Poznań, ul. Wołczyńska 37 w postępowaniu
prowadzonym przez Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa Wielkopolski
Oddział Regionalny z siedzibą w Poznaniu, 60 – 479 Poznań, ul. Strzeszyńska 36,
przy udziale wykonawcy ProData Sp. z o.o., 60 – 406 Poznań, ul. Dąbrowskiego 233
zgłaszającego przystąpienie do postępowania odwoławczego po stronie zamawiającego,
orzeka:
1.
oddala odwołanie;
2. kosztami postępowania obciąża wykonawcę Komputronik S.A. , 60 – 003 Poznań, ul.
Wołczyńska 37 i:
2.1. zalicza w poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę 7 500 zł 00 gr (słownie:
siedem tysięcy pięćset złotych zero groszy) uiszczoną przez wykonawcę
Komputronik S.A. , 60 – 003 Poznań, ul. Wołczyńska 37 tytułem wpisu od
odwołania,
2.2 zasądza od wykonawcy Komputronik S.A. , 60 – 003 Poznań, ul. Wołczyńska 37
na rzecz zamawiającego Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa
Wielkopolski Oddział Regionalny z siedzibą w Poznaniu, 60 – 479 Poznań, ul.
Strzeszyńska 36 kwotę 60 zł 00 gr (słownie: sześćdziesiąt złotych zero groszy)
stanowiącą koszty postępowania odwoławczego poniesione z tytułu dojazdu na
rozprawę.
Stosownie do art. 198a i 198b ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień
publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) na niniejszy wyrok - w terminie 7 dni
od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby
Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Poznaniu.
Przewodniczący: …………………………………
Sygn. akt: KIO 1393/13
U z a s a d n i e n i e
Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa Wielkopolski Oddział Regionalny z
siedzibą w Poznaniu, 60 – 479 Poznań, ul. Strzeszyńska (dalej: „zamawiający”) - prowadzi w
trybie zapytania o cenę, na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo
zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) – zwanej dalej "ustawą"
lub "Pzp" – postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na dostawę materiałów
eksploatacyjnych do urządzeń drukująco – kopiujących na potrzeby zamawiającego.
Zamawiający określił, że w ramach zadania nr 3 wymaga dostawy materiałów
eksploatacyjnych do urządzeń drukująco – kopiujących Lexmark, Canon, HP i Sharp.
Szacunkowa wartość zamówienia jest niższa od kwot wskazanych w przepisach
wykonawczych wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp.
W dniu 4 czerwca 2013 r., zamawiający w formie elektronicznej (za pomocą e-maila)
przekazał wykonawcy Komputronik S.A. , 60 – 003 Poznań, ul. Wołczyńska 37 (dalej:
„odwołujący” lub „Komputronik”) – zawiadomienie o wyniku postępowania. W powyższym
zakresie za najkorzystniejszą uznano ofertę wykonawcy Prodata Sp. z o.o., ul.
Dąbrowskiego 233, 60-406 Poznań (dalej: „przystępujący” lub „Prodata”). Pismem,
przywołanym powyżej, zamawiający poinformował również o odrzuceniu oferty odwołującego
na zadaniu nr 3, w oparciu o art. 89 ust. 1 pkt. 8 Pzp. W uzasadnieniu faktycznym
zamawiający podnosił, że odwołujący złożył wraz z ofertą wadliwe pełnomocnictwo. Zatem
na mocy art. 26 ust. 3 Pzp został wezwany do jego uzupełnienia. Pełnomocnictwo zostało
złożone przez wykonawcę po upływie terminu wyznaczonego na uzupełnienie dokumentów.
10 czerwca 2013 r. odwołujący wniósł odwołanie zarzucając zamawiającemu, w
ramach zadania nr 3, naruszenie:
1. przepisu art. 7 ust. 1 i 3 Pzp, poprzez przeprowadzenie postępowania w sposób nie
zapewniający równego traktowania wykonawców oraz zachowania uczciwej
konkurencji oraz wybór oferty najkorzystniejszej niezgodnie z przepisami ustawy,
2. przepisu art. 26 ust. 3 Pzp, poprzez określenie nierealnego do spełnienia w stanie
faktycznym sprawy terminu wykonania wezwania z dnia 28 maja 2013 roku
przypadającego na dzień 31 maja 2013 roku, nie uwzględniającego możliwości braku
odbioru wezwania przesłanego w wybranej przez zamawiającego formie oraz braku
realizacji tegoż wezwania, bez uwzględnienia faktu, że wykonanie wezwania
obejmowało dostarczenie pełnomocnictwa w formie pisemnej,
3. przepisu art. 27 ust. 1, 2 i 3 Pzp, poprzez niezastosowanie formy przekazywania
oświadczeń i dokumentów określonej w siwz w postępowaniu, jak również
nieskutecznego doręczenia wezwania w dniu 28 maja 2013 roku, w tym podjęcia
dalszych czynności pomimo braku doręczenia wezwania oraz brak podjęcia
chociażby próby doręczenia wezwania w innej formie niż elektroniczna wobec braku
potwierdzenia jego doręczenia w tej formie,
4. przepisu art. 89 ust. 1 pkt 8 Pzp, poprzez odrzucenie oferty odwołującego się
pomimo, że prawidłowe pełnomocnictwo zostało doręczone zamawiającemu w
pierwszym realnym terminie, a więc nie istniały podstawy do odrzucenia oferty
odwołującego się,
które to naruszenia miały wpływ na podjęcie przez zamawiającego bezprawnej czynności w
postaci odrzucenia oferty odwołującego na podstawie przepisu art. 89 ust. 1 pkt 8 Pzp.
Odwołujący wnosił o uwzględnienie odwołania i nakazanie zamawiającemu w ramach
zadania nr 3:
• unieważnienia czynności polegającej na wyborze oferty najkorzystniejszej;
• unieważnienia czynności polegającej na odrzuceniu oferty odwołującego;
• powtórzenia czynności polegających na ocenie ofert oraz wyborze oferty
najkorzystniejszej.
W treści uzasadnienia odwołujący podnosił, że wezwaniem z dnia 28 maja 2013 r.
przesłanym w formie elektronicznej na adres K………..J……….@komputronik.pl,
doręczonym skutecznie dopiero w dniu 3 czerwca 2013 r. zamawiający wezwał
odwołującego do uzupełnienia pełnomocnictwa, które zostało podpisane niezgodnie z
reprezentacją odwołującego. Odwołujący nie potwierdził w dniach 28-31 maja 2013 r. faktu
otrzymania wiadomości e-mail, zawierającej wezwanie do uzupełnienia dokumentów. W
treści wiadomości e-mail znajdowało się żądanie zamawiającego do potwierdzenia odbioru
wiadomości. Wskazywał, że zamawiający w żaden inny sposób nie przekazał, nie przesłał,
ani nie poinformował odwołującego o skierowaniu do niego wezwania.
Odwołujący wyjaśniał, że w dniu 3 czerwca 2013 roku (o godzinie 9:15) po odebraniu
wiadomości e-mail ww. pracownik odwołującego rozmawiał telefonicznie z Panią T………
M…………. - pracownikiem zamawiającego wyznaczonym do kontaktów z wykonawcami w
postępowaniu na temat wezwania oraz doręczenia uzupełnionego pełnomocnictwa.
Pełnomocnictwo zostało doręczone do siedziby zamawiającego w tym samym dniu o
godzinie 11:25.
Odwołujący wskazywał, że w postępowaniu informacja o dokonanym rozstrzygnięciu,
w tym i o odrzuceniu oferty odwołującego datowana jest na 4 czerwca 2013 roku. Natomiast
wezwanie do przedstawienia prawidłowego pełnomocnictwa datowane na dzień 28 maja
2013 roku odebrane zostało poprzez odczytanie maila dopiero 3 czerwca 2013 roku rano i
bezpośrednio po tym przedstawiciel odwołującego, który podpisał ofertę Pan K……….
J……… skontaktował się z pracownikiem zamawiającego telefonicznie - Panią T……….
M…………. po godzinie 9 tej rano wskazując, że uzupełni niezwłocznie dokument. Dokument
został zawieziony i doręczony osobiście przez przedstawiciela Komputronik o godzinie
11:25, czego zamawiający nie kwestionował. Odwołujący wskazywał, że z analizy skrzynki
mailowej Pana K……….. J……. wynika, że wezwanie zostało wysłane do niego mailem w
dniu 28 maja 2013 roku po godzinie 13-tej, a nie przebywał on już w biurze będąc na urlopie
w związku z tzw. długi weekendem i wezwanie owo nie mogło zostać przekazane do
odpowiednich służb odwołującego, ani odebrane. Zgodnie z pouczeniem zawartym w treści
wezwania odwołujący nie potwierdził jego otrzymania do dnia upływu oznaczonego w
wezwaniu terminu, gdyż go nie odczytał. Wezwanie nie zostało przesłane na adres Spółki,
ani mailem, ani listem poleconym oraz w inny sposób doręczone, wobec czego nie nastąpiło
jego skuteczne doręczenie. Zamawiający wobec braku potwierdzenia odbioru wezwania w
żadnej formie nie skierował wezwania ponownie do odwołującego. Data wskazana w
wezwaniu jako ostateczny termin uzupełnienia dokumentów to piątek 31 maja 2013 roku,
który w roku 2013 był dniem następnym po dniu ustawowo wolnym od pracy jakim jest
święto Bożego Ciała i był to dzień w trakcie tzw. długiego weekendu. Komputronik nie
potwierdził, ani w dniu 28 maja 2013 roku, ani w dniu 29 maja 2013 roku odebrania
wezwania wysłanego wyłącznie do niego, nie zrobił tego również w dniu 31 maja 2013 roku.
Gdyby nawet wezwanie zostało doręczone przed upływem oznaczonego w nim terminu, to i
tak w piątek w dniu 31 maja 2013 roku, żadna z osób uprawnionych do składania
oświadczeń woli w imieniu Komputronik nie była dostępna w pracy z powodu zaplanowanych
wcześniej urlopów. Co istotne w sprawie termin określony w wezwaniu przypadał w trakcie
tzw. długiego weekendu podczas którego w wielu podmiotach gospodarczych normalną
praktyką jest wykorzystywanie zaplanowanych urlopów przez kadry takich podmiotów. Jest
to związane z tym, że ta praktyka jest powszechna i umożliwia pracodawcy realizację praw
pracowniczych w dniach w których w większości również kontrahenci nie pracują z tych
samych przyczyn.
W ocenie Komputronik zasadne więc jest stwierdzenie, że wyznaczenie terminu
przypadającego w takim czasie, który nie jest konieczny dla zamawiającego i przypada na
dni w których co do zasady niezwykle trudne jest uzupełnienie braków może utrudniać udział
wykonawcy w postępowaniu. Odwołujący podkreślał, że z kalendarium podejmowanych
przez Zamawiającego czynności w Postępowaniu wynika, że termin oznaczony w wezwaniu
- 31 maja 2013 roku nie był dniem poprzedzającym rozstrzygniecie w postępowaniu, bowiem
po weekendzie tj. w dniu 3 czerwca 2013 roku zamawiający nie dokonał rozstrzygnięcia w
postępowaniu, ani żadnych innych czynności, natomiast odwołujący uzupełnił brak składając
prawidłowe pełnomocnictwo w siedzibie zamawiającego, bezpośrednio po potwierdzeniu
otrzymania wezwania. W opinii odwołującego można więc było z powodzeniem wyznaczyć
termin uwzględniający plany urlopowe w większości polskich firm obejmujące tzw. długi
weekend oraz potwierdzić doręczenie wezwania, czego zamawiający do dnia 3 czerwca
2013 roku w ogóle nie uczynił. Wyznaczenie wiec terminu na dzień 31 maja 2013 roku oraz
przesłanie wezwania jedynie w formie mailowej bez uzyskania potwierdzenia doręczenia
oraz poprzestanie na tym sposobie komunikacji zdaniem Komputronik stanowi naruszenie
przepisów art. 7 , 26 ust. 3 Pzp mające istotny wpływ na wynik postępowania, bowiem
odwołujący złożył najtańszą ofertę w postępowaniu oraz doręczył w pierwszym możliwym
dniu prawidłowe pełnomocnictwo.
Odwołujący podnosił, że dokumenty uzupełniane przez wykonawców na wezwanie
zamawiającego powinny być składane na piśmie, a nie przesyłane e-mailem (jako zwykły
skan) czy faksem. Dopuszczenie przez zamawiającego w specyfikacji istotnych warunków
zamówienia możliwości korzystania z faksu czy e-maila nie dotyczy uzupełniania
dokumentów, które co do zasady powinny być uzupełniane w formie pisemnej, a wniesione
w inny sposób, nie powinny być brane pod uwagę. Formę, w jakiej dokumenty powinny być
uzupełnianie, reguluje rozporządzenie, które w § 6 ust. 1 jednoznacznie wskazuje, iż
dokumenty i oświadczenia w nim wymienione należy składać w oryginale lub kopii
poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. Dokument przesłany zwykłym
e-mailem czy faksem nie zachowuje tej formy. W niniejszej sprawie termin wyznaczony
przez zamawiającego - w tzw. długi weekend nie uwzględnia konieczności uzupełnienia
dokumentu w określonej żądanej i wynikającej z przepisów formie. Odwołujący wskazywał,
że nawet gdyby udało się uzyskać Członkom Zarządu, którzy przebywali w tygodniu w
którym wystosowano wezwanie poza siedzibą firmy na urlopach dostęp do urządzeń
elektronicznych w czasie tzw. długiego weekendu, to jednak forma złożenia dokumentu
pełnomocnictwa przesądza o tym, że termin ten obligował wykonawcę do działania
osobiście, a nie za pomocą środków elektronicznej komunikacji. Konieczna bowiem okazała
się osobista obecność Zarządu, Prokurenta w siedzibie firmy lub dostarczenie oryginału do
siedziby firmy lub zamawiającego w czasie, gdy nawet przesyłki kurierskie nie były
doręczane. Zasadą jest również, co zamawiający musiałby uwzględnić, że nie jest możliwe
potwierdzenie za zgodność z oryginałem dokumentu, co do którego osobie potwierdzającej
nie przedstawiono oryginału. Potwierdzenie takie polega bowiem na tym, że na podstawie
oryginału po sprawdzeniu zgodności kopii można potwierdzi zgodność kopii z oryginałem.
Przesłany skan nie daje do tego podstaw.
Odwołujący podkreślał, że w dacie wydawania przez zamawiającego rozstrzygnięcia,
dysponował on prawidłowym pełnomocnictwem potwierdzającym za ważne czynności
dokonane przez pełnomocnika, który podpisał ofertę w postępowaniu. Pełnomocnictwo to
zostało uzupełnione w godzinach porannych w dniu 3 czerwca 2013 roku, tj. w następny
dzień roboczy po dniu którym upłynął termin z wezwania, (które zostało odebrane w tymże
dniu po upływie terminu określonego w wezwaniu zakreślonego dla wykonawcy).
10 czerwca 2013 r. odwołujący przekazał zamawiającemu kopię niniejszego
odwołania. W tej samej dacie zamawiający w formie elektronicznej przesłał kopię ww.
odwołania wykonawcom uczestniczącym w postępowaniu o udzielenie zamówienia wraz z
wezwaniem do przystąpienia do postępowania odwoławczego.
12 czerwca 2013 r. w formie pisemnej zgłoszenie do postępowania odwoławczego po
stronie zamawiającego złożył wykonawca Prodata. Izba ustaliła na posiedzeniu Izby, że
strony otrzymały kopię ww. zgłoszenia.
20 czerwca 2013 r. zamawiający odpowiedział w formie pisemnej na odwołanie
wskazując w treści odpowiedzi, że uznaje odwołanie za całkowicie bezpodstawne i zarazem
wnosił o jego oddalenie w całości i obciążenie odwołującego kosztami postępowania oraz
przyznanie zamawiającemu od odwołującego kosztów zastępstwa procesowego według
norm przepisanych oraz kosztów związanych z dojazdem pełnomocnika zamawiającego na
rozprawę.
Uwzględniając
dokumentację
postępowania
o
udzielenie
zamówienia
przedstawioną przez zamawiającego, pisma, dowody oraz stanowiska i oświadczenia
stron a także przystępującego złożone na rozprawie, Izba ustaliła, co następuje.
Okoliczności faktyczne sprawy, w szczególności związane z treścią ofert złożonych w
postępowaniu oraz treścią pism zamawiającego kierowanych do odwołującego zostały
prawidłowo przytoczone w odwołaniu, co zostało zreferowane powyżej.
Ponadto Izba ustaliła, że:
W specyfikacji w rozdziale VI ust. 3 pkt c zamawiający wskazał, że jeżeli oferta nie
została podpisana przez osobę/y upoważnioną/e do tej czynności dokumentem rejestrowym,
do oferty należy załączyć oryginał pełnomocnictwa do podpisania oferty lub jego kopię
potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez wykonawcę lub notarialnie.
Oferta Komputronik została podpisana przez Pana K…………. J……… i zawierała
pełnomocnictwo z dnia 21 maja 2013 r. udzielone Panu K………… J……….. podpisane
przez Członka Zarządu-Dyrektora Finansowego – K………. N……….. W aktualnym odpisie z
rejestru przedsiębiorców, który został załączony do oferty podano, że do składania
oświadczeń woli i podpisywania w imieniu spółki upoważniony jest prezes zarządu
samodzielnie lub dwóch członków zarządu działających łącznie lub jeden członek zarządu
działający łącznie z prokurentem.
W siwz w Rozdziale VII pkt 1 siwz zamawiający wskazał dopuszczalne formy
kontaktu z wykonawcami zgodne z art. 27 Pzp. Ponadto w formularzu ofertowym w ofercie
Komputronik
w
zakresie
e-mail
podano
następujące
dane:
„e-mail:
k………..j………@komputronik.com”. W ofercie nie wskazano jakiegokolwiek innego adresu
e-mail do kontaktu z wykonawcą. Wraz z odpowiedzią na odwołanie zamawiający
przedstawił potwierdzenie (z dnia 28 maja 2013 r. godz. 13.08) dostarczenia wiadomości do
adresata – K……… J………..
W treści wezwania skierowanego przez zmawiającego do odwołującego w dniu 28
maja 2013 r. na podstawie art. 26 ust. 3 Pzp zamawiający wskazał, że brakujące dokumenty
należy złożyć w siedzibie Wielkopolskiego Oddziału Rejonowego w Poznaniu przy ul.
Strzeszyńskiej 36 w nieprzekraczalnym terminie do dnia 31 maja 2013 r. Niezłożenie w/w
dokumentów w wyznaczonym terminie skutkować będzie odrzuceniem oferty wykonawcy z
postępowania.
Z ustaleń Izby dokonanych w oparciu o dokumentację postępowania wynika, że
zamawiający powyższe wezwanie w dniu 29 maja 2013 r. przesłał do Komputronik również
pocztą (przesyłka priorytetowa), które zostało dostarczone odwołującemu w dniu 31 maja
2013 r. o godz. 8.35.
W dokumentacji postępowania znajduje się również kopia pełnomocnictwa dla Pana
K……… J……… z dnia 21 maja 2013 r. podpisana przez Prokurenta Panią E………
B…………, opatrzoną datą wpływu do zamawiającego w dniu 3 czerwca 2013 r.
W poczet materiału dowodowego Izba włączyła złożone przez odwołującego w toku
rozprawy
1. zaświadczenia o zatrudnieniu osób tj.:
• K……….. J……… – w dniach 28-31 maja 2013 r. przebywał na urlopie;
• M…….. W……… - w dniu 31 maja 2013 r. przebywał na urlopie;
• E………. B……….. - w dniu 31 maja 2013 r. przebywała na urlopie;
• R…………. O.……… - w dniu 31 maja 2013 r. przebywała na urlopie;
2. Oświadczenie Pana K………. N……….. z dnia 20 czerwca 2013 r. w którym wskazał, że w
dniu 31 maja 2013 r. w siedzibie firmy Komputronik pozostawał jedynie on jako jedyny
reprezentant firmy. W tym czasie w siedzibie firmy nie przebywały osoby wchodzące w skład
zarządu lub upoważnione do reprezentowania, więc z oczywistych względów nie mogły
uzupełnić braku formalnego polegającego na potwierdzeniu pełnomocnictwa
Izba zważyła, co następuje.
Na wstępie Krajowa Izba Odwoławcza stwierdza, że Odwołujący legitymuje się
uprawnieniem do korzystania ze środków ochrony prawnej, o którym stanowi art. 179 ust. 1
Pzp.
Izba stwierdza, że nie znalazła podstaw do odrzucenia odwołania w związku z tym, iż
nie została wypełniona żadna z przesłanek negatywnych, uniemożliwiających merytoryczne
rozpoznanie odwołania, wynikających z art. 189 ust. 2 Pzp.
Izba potwierdziła skuteczność przystąpienia do postępowania odwoławczego po
stronie zamawiającego wykonawcy - Kancelaria Radców Prawnych K………. & G………. Sp.
p.
Odwołanie nie zasługuje na uwzględnienie.
Z ustaleń Izby wynika, że odwołujący złożył ofertę w niniejszym postępowaniu w
zakresie zadania nr 3. Niespornym jest, że oferta została podpisana przez Pana K………….
J……….. na podstawie pełnomocnictwa załączonego do oferty. Niniejsze pełnomocnictwo
zostało podpisane jedynie przez Członka Zarządu-Dyrektora Finansowego – K…………
N………., podczas gdy w aktualnym odpisie z rejestru przedsiębiorców, który został
załączony do oferty podano, że do składania oświadczeń woli i podpisywania w imieniu
spółki upoważniony jest prezes zarządu samodzielnie lub dwóch członków zarządu
działających łącznie lub jeden członek zarządu działający łącznie z prokurentem.
Tym samym za prawidłową należy uznać czynność zamawiającego, który w trybie art.
26 ust. 3 Pzp wystąpił do Komputronik o uzupełnienie pełnomocnictwa do podpisania oferty,
zakreślając odwołującemu 3-dniowy termin na uzupełnienie ww. dokumentu.
W okolicznościach omawianej sprawy Izba stanęła na stanowisku, że zamawiający
wyznaczając termin wykonania wezwania do 31 maja 2013 r. nie chybił wskazanym przez
odwołującego przepisom Pzp.
Na wstępie wskazać należy, że termin, który zamawiający może wyznaczyć dla
uzupełniania dokumentów i oświadczeń w trybie art. 26 ust. 3 Pzp, nie został przez
ustawodawcę doprecyzowany. Każdorazowo to zamawiający korzystając z instytucji
wezwania do uzupełnienia określa jego długość. Niewątpliwie jednak winien to być termin
umożliwiający wykonawcom realne uzupełnienie żądanych przez zamawiającego
dokumentów i oświadczeń. Biorąc pod uwagę powyższe podkreślić należy, że zamawiający
obowiązany jest również kierować się zasadą szybkości postępowania o udzielenie
zamówienia publicznego, zatem nie może dostosowywać terminów na uzupełnienie
dokumentów do potrzeb konkretnego wykonawcy, gdyż naruszałoby to zasadę równego
traktowania wykonawców – art. 7 ust. 1 Pzp.
W omawianej sprawie określony przez zamawiającego termin na uzupełnienie
pełnomocnictwa do podpisania oferty należy uznać za realny i zupełnie wystarczający do
dokonania opisanej czynności. Tym bardziej, że jak wynika z pełnomocnictwa złożonego w
dniu 3 czerwca 2013 r. zostało ono udzielone w dniu 21 maja 2013 r., tj. 7 dni przed dniem
wezwania (28 maja 2013 r.). Ponadto jak podnosił sam odwołujący w treści odwołania,
dostarczenie oryginału pełnomocnictwa do siedziby zamawiającego zajęło wykonawcy
Komputronik zaledwie 2 godziny od chwili odczytania wiadomości. Wobec powyższego nie
sposób uznać, że termin na uzupełnienie zakreślony treścią wezwania był terminem zbyt
krótkim z uwagi na fakt, że dzień 30 maja 2013 r. był dniem ustawowo wolnym od pracy.
Odnosząc się zaś do stanowiska odwołującego opierającego się tym, że termin
określony w wezwaniu przypadał w trakcie tzw. „długiego weekendu”, Izba uznała zgłoszoną
argumentacje za chybioną. Izba wskazuje, że podmioty takie jak Komputronik, działające na
rynku dostaw określonych materiałów, należy uznać za profesjonalistów. Tym samym
odwołujący jako uczestnik postępowania o udzielenie zamówienia winien był przewidzieć, że
również w trakcie trwania, jak to określono tzw. „długiego weekendu”, może wystąpić
konieczność uzupełnienia dokumentów lub udzielenia wyjaśnień w ramach omawianego
postępowania, a zatem nie na nikim innym, a właśnie na odwołującym spoczywał ciężar
zapewnienia niezakłóconej pracy w spółce, a także zorganizowanie pracy w ten sposób, aby
umożliwić wywiązanie się spółce z wszelkich obowiązków związanych z przedmiotowym
postępowaniem.
Za
niedopuszczalne
należy
uznać
obarczanie
zamawiającego
zaniedbaniami odwołującego, które są związane z organizacją pracy w spółce, która nie
zapewniła - w czasie przebywania Pana K……….. J………… oraz poszczególnych osób
uprawnionych do składania oświadczeń woli i zaciągania zobowiązań w imieniu spółki na
urlopach wypoczynkowych - przekazania informacji kierowanych ze strony zamawiającego
do Komputronik.
Również zarzut odwołującego skierowania do Komputronik jedynie w formie
elektronicznej
wezwania
na
adres k………..j………..@komputronik.pl
oraz
braku
potwierdzenia jego otrzymania należy uznać za nietrafny.
Przepis art. 27 ust. 1 i 2 Pzp stanowi, że w postępowaniach o udzielenie zamówienia
oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy
przekazują, zgodnie z wyborem zamawiającego, pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną.
Jeżeli zamawiający lub wykonawca przekazuje oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz
informacje faksem lub drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie
potwierdza fakt ich otrzymania.
Nie jest spornym, w ramach rozpoznania ww. zarzutu, że zamawiający dopuścił
sposób komunikowania się pomiędzy zamawiającym a wykonawcami w formie elektronicznej
za pomocą e-maila. Wobec tego dopuszczalnym było skierowanie do odwołującego
wezwania w formie elektronicznej. Przede wszystkim należy zwrócić uwagę, że to właśnie
odwołujący
w
treści
złożonej
oferty
na
str.
4
podał
adres
e-mail:
k………..j………..@komputronik.pl. Tym samym czynienie na obecnym etapie zarzutu
zamawiającemu, że skierował wezwanie na adres wskazany przez odwołującego w treści
oferty, a nie na adres spółki należy uznać za niedopuszczalne. Podkreślenia wymaga, że taki
zarzut mógłby właśnie postawić odwołujący w sytuacji odwrotnej, gdyby zamawiający
kierował jakiekolwiek pisma czy wezwania na adres nie wskazany w treści oferty.
Ponadto z ustaleń Izby dokonanych w oparciu o dokumentację postępowania wynika,
że zamawiający wezwanie do uzupełnienia pełnomocnictwa przesłał do Komputronik w dniu
29 maja 2013 r. również pocztą (przesyłka priorytetowa). Z dowodów przedłożonych przez
zamawiającego wynika, że ww. pismo zostało dostarczone odwołującemu w dniu 31 maja
2013 r. o godz. 8.35. Tym samym po otrzymaniu wezwania w formie pisemnej, jeszcze w
ostatnim dniu upływu terminu, odwołujący mógł uzupełnić wadliwe pełnomocnictwo do
podpisania oferty. Bez znaczenia w tej sprawie jest fakt, że w tym dniu osoby wchodzące w
skład statutowych organów Komputronik przebywały na urlopie, gdyż prawidłowe
pełnomocnictwo, które zostało złożone przez odwołującego po upływie terminu określonego
w wezwaniu, tj. w dniu 3 czerwca 2013 r. zostało opatrzone datą 21 maja 2013 r. Tym
samym zostało udzielone przed dniem 31 maja 2013 r. i nie wymagało potwierdzania
konieczności potwierdzania przez uprawnione osoby, a jedynie dostarczenia do siedziby
zamawiającego w określonym terminie, czemu odwołujący uchybił, ponieważ żądane
pełnomocnictwo zostało dostarczone dopiero w dniu 3 czerwca 2013 r., tj. w trzecim dniu po
upływie terminu zakreślonego treścią wezwania.
Podsumowując, Izba uznała za prawidłową czynność zamawiającego polegającą na
odrzuceniu oferty odwołującego w trybie art. 89 ust. 1 pkt 8 Pzp, ponieważ odwołujący w
wyznaczonym terminie nie uzupełnił pełnomocnictwa do podpisania oferty, złożonej przez
Komputronik. Izba nie dopatrzyła się naruszenia art. 7 ust. 1 pkt 1 i 3 Pzp, art. 26 ust. 3 Pzp
a także art. 27 ust. 1,2 i 3 Pzp.
Mając powyższe na uwadze Izba orzekła jak w sentencji.
O kosztach postępowania orzeczono na podstawie art. 192 ust. 9 i 10 ustawy,
stosownie do wyniku postępowania, oraz w oparciu o przepisy § 1 ust. 1 pkt. 1, § 3, § 5 ust.
3 pkt. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 15 marca 2010 r. w sprawie
wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania oraz rodzajów kosztów w postępowaniu
odwoławczym i sposobu ich rozliczania (Dz. U. Nr 41, poz. 238). Izba uwzględniła koszty
zamawiającego w zakresie wynagrodzenia pełnomocnika w kwocie 3.600 zł w oparciu o
przedłożoną na rozprawie kopię faktury VAT oraz koszty dojazdu na posiedzenie Izby w
kwocie 239 zł w oparciu o przedłożone na rozprawie bilety PKP.
Przewodniczący: ……………………………
1.
oddala odwołanie;
2. kosztami postępowania obciąża wykonawcę Komputronik S.A. , 60 – 003 Poznań, ul.
Wołczyńska 37 i:
2.1. zalicza w poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę 7 500 zł 00 gr (słownie:
siedem tysięcy pięćset złotych zero groszy) uiszczoną przez wykonawcę
Komputronik S.A. , 60 – 003 Poznań, ul. Wołczyńska 37 tytułem wpisu od
odwołania,
2.2 zasądza od wykonawcy Komputronik S.A. , 60 – 003 Poznań, ul. Wołczyńska 37
na rzecz zamawiającego Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa
Wielkopolski Oddział Regionalny z siedzibą w Poznaniu, 60 – 479 Poznań, ul.
Strzeszyńska 36 kwotę 60 zł 00 gr (słownie: sześćdziesiąt złotych zero groszy)
stanowiącą koszty postępowania odwoławczego poniesione z tytułu dojazdu na
rozprawę.
Stosownie do art. 198a i 198b ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień
publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) na niniejszy wyrok - w terminie 7 dni
od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby
Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Poznaniu.
Przewodniczący: …………………………………
Sygn. akt: KIO 1393/13
U z a s a d n i e n i e
Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa Wielkopolski Oddział Regionalny z
siedzibą w Poznaniu, 60 – 479 Poznań, ul. Strzeszyńska (dalej: „zamawiający”) - prowadzi w
trybie zapytania o cenę, na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo
zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) – zwanej dalej "ustawą"
lub "Pzp" – postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na dostawę materiałów
eksploatacyjnych do urządzeń drukująco – kopiujących na potrzeby zamawiającego.
Zamawiający określił, że w ramach zadania nr 3 wymaga dostawy materiałów
eksploatacyjnych do urządzeń drukująco – kopiujących Lexmark, Canon, HP i Sharp.
Szacunkowa wartość zamówienia jest niższa od kwot wskazanych w przepisach
wykonawczych wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp.
W dniu 4 czerwca 2013 r., zamawiający w formie elektronicznej (za pomocą e-maila)
przekazał wykonawcy Komputronik S.A. , 60 – 003 Poznań, ul. Wołczyńska 37 (dalej:
„odwołujący” lub „Komputronik”) – zawiadomienie o wyniku postępowania. W powyższym
zakresie za najkorzystniejszą uznano ofertę wykonawcy Prodata Sp. z o.o., ul.
Dąbrowskiego 233, 60-406 Poznań (dalej: „przystępujący” lub „Prodata”). Pismem,
przywołanym powyżej, zamawiający poinformował również o odrzuceniu oferty odwołującego
na zadaniu nr 3, w oparciu o art. 89 ust. 1 pkt. 8 Pzp. W uzasadnieniu faktycznym
zamawiający podnosił, że odwołujący złożył wraz z ofertą wadliwe pełnomocnictwo. Zatem
na mocy art. 26 ust. 3 Pzp został wezwany do jego uzupełnienia. Pełnomocnictwo zostało
złożone przez wykonawcę po upływie terminu wyznaczonego na uzupełnienie dokumentów.
10 czerwca 2013 r. odwołujący wniósł odwołanie zarzucając zamawiającemu, w
ramach zadania nr 3, naruszenie:
1. przepisu art. 7 ust. 1 i 3 Pzp, poprzez przeprowadzenie postępowania w sposób nie
zapewniający równego traktowania wykonawców oraz zachowania uczciwej
konkurencji oraz wybór oferty najkorzystniejszej niezgodnie z przepisami ustawy,
2. przepisu art. 26 ust. 3 Pzp, poprzez określenie nierealnego do spełnienia w stanie
faktycznym sprawy terminu wykonania wezwania z dnia 28 maja 2013 roku
przypadającego na dzień 31 maja 2013 roku, nie uwzględniającego możliwości braku
odbioru wezwania przesłanego w wybranej przez zamawiającego formie oraz braku
realizacji tegoż wezwania, bez uwzględnienia faktu, że wykonanie wezwania
obejmowało dostarczenie pełnomocnictwa w formie pisemnej,
3. przepisu art. 27 ust. 1, 2 i 3 Pzp, poprzez niezastosowanie formy przekazywania
oświadczeń i dokumentów określonej w siwz w postępowaniu, jak również
nieskutecznego doręczenia wezwania w dniu 28 maja 2013 roku, w tym podjęcia
dalszych czynności pomimo braku doręczenia wezwania oraz brak podjęcia
chociażby próby doręczenia wezwania w innej formie niż elektroniczna wobec braku
potwierdzenia jego doręczenia w tej formie,
4. przepisu art. 89 ust. 1 pkt 8 Pzp, poprzez odrzucenie oferty odwołującego się
pomimo, że prawidłowe pełnomocnictwo zostało doręczone zamawiającemu w
pierwszym realnym terminie, a więc nie istniały podstawy do odrzucenia oferty
odwołującego się,
które to naruszenia miały wpływ na podjęcie przez zamawiającego bezprawnej czynności w
postaci odrzucenia oferty odwołującego na podstawie przepisu art. 89 ust. 1 pkt 8 Pzp.
Odwołujący wnosił o uwzględnienie odwołania i nakazanie zamawiającemu w ramach
zadania nr 3:
• unieważnienia czynności polegającej na wyborze oferty najkorzystniejszej;
• unieważnienia czynności polegającej na odrzuceniu oferty odwołującego;
• powtórzenia czynności polegających na ocenie ofert oraz wyborze oferty
najkorzystniejszej.
W treści uzasadnienia odwołujący podnosił, że wezwaniem z dnia 28 maja 2013 r.
przesłanym w formie elektronicznej na adres K………..J……….@komputronik.pl,
doręczonym skutecznie dopiero w dniu 3 czerwca 2013 r. zamawiający wezwał
odwołującego do uzupełnienia pełnomocnictwa, które zostało podpisane niezgodnie z
reprezentacją odwołującego. Odwołujący nie potwierdził w dniach 28-31 maja 2013 r. faktu
otrzymania wiadomości e-mail, zawierającej wezwanie do uzupełnienia dokumentów. W
treści wiadomości e-mail znajdowało się żądanie zamawiającego do potwierdzenia odbioru
wiadomości. Wskazywał, że zamawiający w żaden inny sposób nie przekazał, nie przesłał,
ani nie poinformował odwołującego o skierowaniu do niego wezwania.
Odwołujący wyjaśniał, że w dniu 3 czerwca 2013 roku (o godzinie 9:15) po odebraniu
wiadomości e-mail ww. pracownik odwołującego rozmawiał telefonicznie z Panią T………
M…………. - pracownikiem zamawiającego wyznaczonym do kontaktów z wykonawcami w
postępowaniu na temat wezwania oraz doręczenia uzupełnionego pełnomocnictwa.
Pełnomocnictwo zostało doręczone do siedziby zamawiającego w tym samym dniu o
godzinie 11:25.
Odwołujący wskazywał, że w postępowaniu informacja o dokonanym rozstrzygnięciu,
w tym i o odrzuceniu oferty odwołującego datowana jest na 4 czerwca 2013 roku. Natomiast
wezwanie do przedstawienia prawidłowego pełnomocnictwa datowane na dzień 28 maja
2013 roku odebrane zostało poprzez odczytanie maila dopiero 3 czerwca 2013 roku rano i
bezpośrednio po tym przedstawiciel odwołującego, który podpisał ofertę Pan K……….
J……… skontaktował się z pracownikiem zamawiającego telefonicznie - Panią T……….
M…………. po godzinie 9 tej rano wskazując, że uzupełni niezwłocznie dokument. Dokument
został zawieziony i doręczony osobiście przez przedstawiciela Komputronik o godzinie
11:25, czego zamawiający nie kwestionował. Odwołujący wskazywał, że z analizy skrzynki
mailowej Pana K……….. J……. wynika, że wezwanie zostało wysłane do niego mailem w
dniu 28 maja 2013 roku po godzinie 13-tej, a nie przebywał on już w biurze będąc na urlopie
w związku z tzw. długi weekendem i wezwanie owo nie mogło zostać przekazane do
odpowiednich służb odwołującego, ani odebrane. Zgodnie z pouczeniem zawartym w treści
wezwania odwołujący nie potwierdził jego otrzymania do dnia upływu oznaczonego w
wezwaniu terminu, gdyż go nie odczytał. Wezwanie nie zostało przesłane na adres Spółki,
ani mailem, ani listem poleconym oraz w inny sposób doręczone, wobec czego nie nastąpiło
jego skuteczne doręczenie. Zamawiający wobec braku potwierdzenia odbioru wezwania w
żadnej formie nie skierował wezwania ponownie do odwołującego. Data wskazana w
wezwaniu jako ostateczny termin uzupełnienia dokumentów to piątek 31 maja 2013 roku,
który w roku 2013 był dniem następnym po dniu ustawowo wolnym od pracy jakim jest
święto Bożego Ciała i był to dzień w trakcie tzw. długiego weekendu. Komputronik nie
potwierdził, ani w dniu 28 maja 2013 roku, ani w dniu 29 maja 2013 roku odebrania
wezwania wysłanego wyłącznie do niego, nie zrobił tego również w dniu 31 maja 2013 roku.
Gdyby nawet wezwanie zostało doręczone przed upływem oznaczonego w nim terminu, to i
tak w piątek w dniu 31 maja 2013 roku, żadna z osób uprawnionych do składania
oświadczeń woli w imieniu Komputronik nie była dostępna w pracy z powodu zaplanowanych
wcześniej urlopów. Co istotne w sprawie termin określony w wezwaniu przypadał w trakcie
tzw. długiego weekendu podczas którego w wielu podmiotach gospodarczych normalną
praktyką jest wykorzystywanie zaplanowanych urlopów przez kadry takich podmiotów. Jest
to związane z tym, że ta praktyka jest powszechna i umożliwia pracodawcy realizację praw
pracowniczych w dniach w których w większości również kontrahenci nie pracują z tych
samych przyczyn.
W ocenie Komputronik zasadne więc jest stwierdzenie, że wyznaczenie terminu
przypadającego w takim czasie, który nie jest konieczny dla zamawiającego i przypada na
dni w których co do zasady niezwykle trudne jest uzupełnienie braków może utrudniać udział
wykonawcy w postępowaniu. Odwołujący podkreślał, że z kalendarium podejmowanych
przez Zamawiającego czynności w Postępowaniu wynika, że termin oznaczony w wezwaniu
- 31 maja 2013 roku nie był dniem poprzedzającym rozstrzygniecie w postępowaniu, bowiem
po weekendzie tj. w dniu 3 czerwca 2013 roku zamawiający nie dokonał rozstrzygnięcia w
postępowaniu, ani żadnych innych czynności, natomiast odwołujący uzupełnił brak składając
prawidłowe pełnomocnictwo w siedzibie zamawiającego, bezpośrednio po potwierdzeniu
otrzymania wezwania. W opinii odwołującego można więc było z powodzeniem wyznaczyć
termin uwzględniający plany urlopowe w większości polskich firm obejmujące tzw. długi
weekend oraz potwierdzić doręczenie wezwania, czego zamawiający do dnia 3 czerwca
2013 roku w ogóle nie uczynił. Wyznaczenie wiec terminu na dzień 31 maja 2013 roku oraz
przesłanie wezwania jedynie w formie mailowej bez uzyskania potwierdzenia doręczenia
oraz poprzestanie na tym sposobie komunikacji zdaniem Komputronik stanowi naruszenie
przepisów art. 7 , 26 ust. 3 Pzp mające istotny wpływ na wynik postępowania, bowiem
odwołujący złożył najtańszą ofertę w postępowaniu oraz doręczył w pierwszym możliwym
dniu prawidłowe pełnomocnictwo.
Odwołujący podnosił, że dokumenty uzupełniane przez wykonawców na wezwanie
zamawiającego powinny być składane na piśmie, a nie przesyłane e-mailem (jako zwykły
skan) czy faksem. Dopuszczenie przez zamawiającego w specyfikacji istotnych warunków
zamówienia możliwości korzystania z faksu czy e-maila nie dotyczy uzupełniania
dokumentów, które co do zasady powinny być uzupełniane w formie pisemnej, a wniesione
w inny sposób, nie powinny być brane pod uwagę. Formę, w jakiej dokumenty powinny być
uzupełnianie, reguluje rozporządzenie, które w § 6 ust. 1 jednoznacznie wskazuje, iż
dokumenty i oświadczenia w nim wymienione należy składać w oryginale lub kopii
poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. Dokument przesłany zwykłym
e-mailem czy faksem nie zachowuje tej formy. W niniejszej sprawie termin wyznaczony
przez zamawiającego - w tzw. długi weekend nie uwzględnia konieczności uzupełnienia
dokumentu w określonej żądanej i wynikającej z przepisów formie. Odwołujący wskazywał,
że nawet gdyby udało się uzyskać Członkom Zarządu, którzy przebywali w tygodniu w
którym wystosowano wezwanie poza siedzibą firmy na urlopach dostęp do urządzeń
elektronicznych w czasie tzw. długiego weekendu, to jednak forma złożenia dokumentu
pełnomocnictwa przesądza o tym, że termin ten obligował wykonawcę do działania
osobiście, a nie za pomocą środków elektronicznej komunikacji. Konieczna bowiem okazała
się osobista obecność Zarządu, Prokurenta w siedzibie firmy lub dostarczenie oryginału do
siedziby firmy lub zamawiającego w czasie, gdy nawet przesyłki kurierskie nie były
doręczane. Zasadą jest również, co zamawiający musiałby uwzględnić, że nie jest możliwe
potwierdzenie za zgodność z oryginałem dokumentu, co do którego osobie potwierdzającej
nie przedstawiono oryginału. Potwierdzenie takie polega bowiem na tym, że na podstawie
oryginału po sprawdzeniu zgodności kopii można potwierdzi zgodność kopii z oryginałem.
Przesłany skan nie daje do tego podstaw.
Odwołujący podkreślał, że w dacie wydawania przez zamawiającego rozstrzygnięcia,
dysponował on prawidłowym pełnomocnictwem potwierdzającym za ważne czynności
dokonane przez pełnomocnika, który podpisał ofertę w postępowaniu. Pełnomocnictwo to
zostało uzupełnione w godzinach porannych w dniu 3 czerwca 2013 roku, tj. w następny
dzień roboczy po dniu którym upłynął termin z wezwania, (które zostało odebrane w tymże
dniu po upływie terminu określonego w wezwaniu zakreślonego dla wykonawcy).
10 czerwca 2013 r. odwołujący przekazał zamawiającemu kopię niniejszego
odwołania. W tej samej dacie zamawiający w formie elektronicznej przesłał kopię ww.
odwołania wykonawcom uczestniczącym w postępowaniu o udzielenie zamówienia wraz z
wezwaniem do przystąpienia do postępowania odwoławczego.
12 czerwca 2013 r. w formie pisemnej zgłoszenie do postępowania odwoławczego po
stronie zamawiającego złożył wykonawca Prodata. Izba ustaliła na posiedzeniu Izby, że
strony otrzymały kopię ww. zgłoszenia.
20 czerwca 2013 r. zamawiający odpowiedział w formie pisemnej na odwołanie
wskazując w treści odpowiedzi, że uznaje odwołanie za całkowicie bezpodstawne i zarazem
wnosił o jego oddalenie w całości i obciążenie odwołującego kosztami postępowania oraz
przyznanie zamawiającemu od odwołującego kosztów zastępstwa procesowego według
norm przepisanych oraz kosztów związanych z dojazdem pełnomocnika zamawiającego na
rozprawę.
Uwzględniając
dokumentację
postępowania
o
udzielenie
zamówienia
przedstawioną przez zamawiającego, pisma, dowody oraz stanowiska i oświadczenia
stron a także przystępującego złożone na rozprawie, Izba ustaliła, co następuje.
Okoliczności faktyczne sprawy, w szczególności związane z treścią ofert złożonych w
postępowaniu oraz treścią pism zamawiającego kierowanych do odwołującego zostały
prawidłowo przytoczone w odwołaniu, co zostało zreferowane powyżej.
Ponadto Izba ustaliła, że:
W specyfikacji w rozdziale VI ust. 3 pkt c zamawiający wskazał, że jeżeli oferta nie
została podpisana przez osobę/y upoważnioną/e do tej czynności dokumentem rejestrowym,
do oferty należy załączyć oryginał pełnomocnictwa do podpisania oferty lub jego kopię
potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez wykonawcę lub notarialnie.
Oferta Komputronik została podpisana przez Pana K…………. J……… i zawierała
pełnomocnictwo z dnia 21 maja 2013 r. udzielone Panu K………… J……….. podpisane
przez Członka Zarządu-Dyrektora Finansowego – K………. N……….. W aktualnym odpisie z
rejestru przedsiębiorców, który został załączony do oferty podano, że do składania
oświadczeń woli i podpisywania w imieniu spółki upoważniony jest prezes zarządu
samodzielnie lub dwóch członków zarządu działających łącznie lub jeden członek zarządu
działający łącznie z prokurentem.
W siwz w Rozdziale VII pkt 1 siwz zamawiający wskazał dopuszczalne formy
kontaktu z wykonawcami zgodne z art. 27 Pzp. Ponadto w formularzu ofertowym w ofercie
Komputronik
w
zakresie
podano
następujące
dane:
„e-mail:
k………..j………@komputronik.com”. W ofercie nie wskazano jakiegokolwiek innego adresu
e-mail do kontaktu z wykonawcą. Wraz z odpowiedzią na odwołanie zamawiający
przedstawił potwierdzenie (z dnia 28 maja 2013 r. godz. 13.08) dostarczenia wiadomości do
adresata – K……… J………..
W treści wezwania skierowanego przez zmawiającego do odwołującego w dniu 28
maja 2013 r. na podstawie art. 26 ust. 3 Pzp zamawiający wskazał, że brakujące dokumenty
należy złożyć w siedzibie Wielkopolskiego Oddziału Rejonowego w Poznaniu przy ul.
Strzeszyńskiej 36 w nieprzekraczalnym terminie do dnia 31 maja 2013 r. Niezłożenie w/w
dokumentów w wyznaczonym terminie skutkować będzie odrzuceniem oferty wykonawcy z
postępowania.
Z ustaleń Izby dokonanych w oparciu o dokumentację postępowania wynika, że
zamawiający powyższe wezwanie w dniu 29 maja 2013 r. przesłał do Komputronik również
pocztą (przesyłka priorytetowa), które zostało dostarczone odwołującemu w dniu 31 maja
2013 r. o godz. 8.35.
W dokumentacji postępowania znajduje się również kopia pełnomocnictwa dla Pana
K……… J……… z dnia 21 maja 2013 r. podpisana przez Prokurenta Panią E………
B…………, opatrzoną datą wpływu do zamawiającego w dniu 3 czerwca 2013 r.
W poczet materiału dowodowego Izba włączyła złożone przez odwołującego w toku
rozprawy
1. zaświadczenia o zatrudnieniu osób tj.:
• K……….. J……… – w dniach 28-31 maja 2013 r. przebywał na urlopie;
• M…….. W……… - w dniu 31 maja 2013 r. przebywał na urlopie;
• E………. B……….. - w dniu 31 maja 2013 r. przebywała na urlopie;
• R…………. O.……… - w dniu 31 maja 2013 r. przebywała na urlopie;
2. Oświadczenie Pana K………. N……….. z dnia 20 czerwca 2013 r. w którym wskazał, że w
dniu 31 maja 2013 r. w siedzibie firmy Komputronik pozostawał jedynie on jako jedyny
reprezentant firmy. W tym czasie w siedzibie firmy nie przebywały osoby wchodzące w skład
zarządu lub upoważnione do reprezentowania, więc z oczywistych względów nie mogły
uzupełnić braku formalnego polegającego na potwierdzeniu pełnomocnictwa
Izba zważyła, co następuje.
Na wstępie Krajowa Izba Odwoławcza stwierdza, że Odwołujący legitymuje się
uprawnieniem do korzystania ze środków ochrony prawnej, o którym stanowi art. 179 ust. 1
Pzp.
Izba stwierdza, że nie znalazła podstaw do odrzucenia odwołania w związku z tym, iż
nie została wypełniona żadna z przesłanek negatywnych, uniemożliwiających merytoryczne
rozpoznanie odwołania, wynikających z art. 189 ust. 2 Pzp.
Izba potwierdziła skuteczność przystąpienia do postępowania odwoławczego po
stronie zamawiającego wykonawcy - Kancelaria Radców Prawnych K………. & G………. Sp.
p.
Odwołanie nie zasługuje na uwzględnienie.
Z ustaleń Izby wynika, że odwołujący złożył ofertę w niniejszym postępowaniu w
zakresie zadania nr 3. Niespornym jest, że oferta została podpisana przez Pana K………….
J……….. na podstawie pełnomocnictwa załączonego do oferty. Niniejsze pełnomocnictwo
zostało podpisane jedynie przez Członka Zarządu-Dyrektora Finansowego – K…………
N………., podczas gdy w aktualnym odpisie z rejestru przedsiębiorców, który został
załączony do oferty podano, że do składania oświadczeń woli i podpisywania w imieniu
spółki upoważniony jest prezes zarządu samodzielnie lub dwóch członków zarządu
działających łącznie lub jeden członek zarządu działający łącznie z prokurentem.
Tym samym za prawidłową należy uznać czynność zamawiającego, który w trybie art.
26 ust. 3 Pzp wystąpił do Komputronik o uzupełnienie pełnomocnictwa do podpisania oferty,
zakreślając odwołującemu 3-dniowy termin na uzupełnienie ww. dokumentu.
W okolicznościach omawianej sprawy Izba stanęła na stanowisku, że zamawiający
wyznaczając termin wykonania wezwania do 31 maja 2013 r. nie chybił wskazanym przez
odwołującego przepisom Pzp.
Na wstępie wskazać należy, że termin, który zamawiający może wyznaczyć dla
uzupełniania dokumentów i oświadczeń w trybie art. 26 ust. 3 Pzp, nie został przez
ustawodawcę doprecyzowany. Każdorazowo to zamawiający korzystając z instytucji
wezwania do uzupełnienia określa jego długość. Niewątpliwie jednak winien to być termin
umożliwiający wykonawcom realne uzupełnienie żądanych przez zamawiającego
dokumentów i oświadczeń. Biorąc pod uwagę powyższe podkreślić należy, że zamawiający
obowiązany jest również kierować się zasadą szybkości postępowania o udzielenie
zamówienia publicznego, zatem nie może dostosowywać terminów na uzupełnienie
dokumentów do potrzeb konkretnego wykonawcy, gdyż naruszałoby to zasadę równego
traktowania wykonawców – art. 7 ust. 1 Pzp.
W omawianej sprawie określony przez zamawiającego termin na uzupełnienie
pełnomocnictwa do podpisania oferty należy uznać za realny i zupełnie wystarczający do
dokonania opisanej czynności. Tym bardziej, że jak wynika z pełnomocnictwa złożonego w
dniu 3 czerwca 2013 r. zostało ono udzielone w dniu 21 maja 2013 r., tj. 7 dni przed dniem
wezwania (28 maja 2013 r.). Ponadto jak podnosił sam odwołujący w treści odwołania,
dostarczenie oryginału pełnomocnictwa do siedziby zamawiającego zajęło wykonawcy
Komputronik zaledwie 2 godziny od chwili odczytania wiadomości. Wobec powyższego nie
sposób uznać, że termin na uzupełnienie zakreślony treścią wezwania był terminem zbyt
krótkim z uwagi na fakt, że dzień 30 maja 2013 r. był dniem ustawowo wolnym od pracy.
Odnosząc się zaś do stanowiska odwołującego opierającego się tym, że termin
określony w wezwaniu przypadał w trakcie tzw. „długiego weekendu”, Izba uznała zgłoszoną
argumentacje za chybioną. Izba wskazuje, że podmioty takie jak Komputronik, działające na
rynku dostaw określonych materiałów, należy uznać za profesjonalistów. Tym samym
odwołujący jako uczestnik postępowania o udzielenie zamówienia winien był przewidzieć, że
również w trakcie trwania, jak to określono tzw. „długiego weekendu”, może wystąpić
konieczność uzupełnienia dokumentów lub udzielenia wyjaśnień w ramach omawianego
postępowania, a zatem nie na nikim innym, a właśnie na odwołującym spoczywał ciężar
zapewnienia niezakłóconej pracy w spółce, a także zorganizowanie pracy w ten sposób, aby
umożliwić wywiązanie się spółce z wszelkich obowiązków związanych z przedmiotowym
postępowaniem.
Za
niedopuszczalne
należy
uznać
obarczanie
zamawiającego
zaniedbaniami odwołującego, które są związane z organizacją pracy w spółce, która nie
zapewniła - w czasie przebywania Pana K……….. J………… oraz poszczególnych osób
uprawnionych do składania oświadczeń woli i zaciągania zobowiązań w imieniu spółki na
urlopach wypoczynkowych - przekazania informacji kierowanych ze strony zamawiającego
do Komputronik.
Również zarzut odwołującego skierowania do Komputronik jedynie w formie
elektronicznej
wezwania
na
adres k………..j………..@komputronik.pl
oraz
braku
potwierdzenia jego otrzymania należy uznać za nietrafny.
Przepis art. 27 ust. 1 i 2 Pzp stanowi, że w postępowaniach o udzielenie zamówienia
oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy
przekazują, zgodnie z wyborem zamawiającego, pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną.
Jeżeli zamawiający lub wykonawca przekazuje oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz
informacje faksem lub drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie
potwierdza fakt ich otrzymania.
Nie jest spornym, w ramach rozpoznania ww. zarzutu, że zamawiający dopuścił
sposób komunikowania się pomiędzy zamawiającym a wykonawcami w formie elektronicznej
za pomocą e-maila. Wobec tego dopuszczalnym było skierowanie do odwołującego
wezwania w formie elektronicznej. Przede wszystkim należy zwrócić uwagę, że to właśnie
odwołujący
w
treści
złożonej
oferty
na
str.
4
podał
adres
e-mail:
k………..j………..@komputronik.pl. Tym samym czynienie na obecnym etapie zarzutu
zamawiającemu, że skierował wezwanie na adres wskazany przez odwołującego w treści
oferty, a nie na adres spółki należy uznać za niedopuszczalne. Podkreślenia wymaga, że taki
zarzut mógłby właśnie postawić odwołujący w sytuacji odwrotnej, gdyby zamawiający
kierował jakiekolwiek pisma czy wezwania na adres nie wskazany w treści oferty.
Ponadto z ustaleń Izby dokonanych w oparciu o dokumentację postępowania wynika,
że zamawiający wezwanie do uzupełnienia pełnomocnictwa przesłał do Komputronik w dniu
29 maja 2013 r. również pocztą (przesyłka priorytetowa). Z dowodów przedłożonych przez
zamawiającego wynika, że ww. pismo zostało dostarczone odwołującemu w dniu 31 maja
2013 r. o godz. 8.35. Tym samym po otrzymaniu wezwania w formie pisemnej, jeszcze w
ostatnim dniu upływu terminu, odwołujący mógł uzupełnić wadliwe pełnomocnictwo do
podpisania oferty. Bez znaczenia w tej sprawie jest fakt, że w tym dniu osoby wchodzące w
skład statutowych organów Komputronik przebywały na urlopie, gdyż prawidłowe
pełnomocnictwo, które zostało złożone przez odwołującego po upływie terminu określonego
w wezwaniu, tj. w dniu 3 czerwca 2013 r. zostało opatrzone datą 21 maja 2013 r. Tym
samym zostało udzielone przed dniem 31 maja 2013 r. i nie wymagało potwierdzania
konieczności potwierdzania przez uprawnione osoby, a jedynie dostarczenia do siedziby
zamawiającego w określonym terminie, czemu odwołujący uchybił, ponieważ żądane
pełnomocnictwo zostało dostarczone dopiero w dniu 3 czerwca 2013 r., tj. w trzecim dniu po
upływie terminu zakreślonego treścią wezwania.
Podsumowując, Izba uznała za prawidłową czynność zamawiającego polegającą na
odrzuceniu oferty odwołującego w trybie art. 89 ust. 1 pkt 8 Pzp, ponieważ odwołujący w
wyznaczonym terminie nie uzupełnił pełnomocnictwa do podpisania oferty, złożonej przez
Komputronik. Izba nie dopatrzyła się naruszenia art. 7 ust. 1 pkt 1 i 3 Pzp, art. 26 ust. 3 Pzp
a także art. 27 ust. 1,2 i 3 Pzp.
Mając powyższe na uwadze Izba orzekła jak w sentencji.
O kosztach postępowania orzeczono na podstawie art. 192 ust. 9 i 10 ustawy,
stosownie do wyniku postępowania, oraz w oparciu o przepisy § 1 ust. 1 pkt. 1, § 3, § 5 ust.
3 pkt. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 15 marca 2010 r. w sprawie
wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania oraz rodzajów kosztów w postępowaniu
odwoławczym i sposobu ich rozliczania (Dz. U. Nr 41, poz. 238). Izba uwzględniła koszty
zamawiającego w zakresie wynagrodzenia pełnomocnika w kwocie 3.600 zł w oparciu o
przedłożoną na rozprawie kopię faktury VAT oraz koszty dojazdu na posiedzenie Izby w
kwocie 239 zł w oparciu o przedłożone na rozprawie bilety PKP.
Przewodniczący: ……………………………
Wcześniejsze orzeczenia:
- Sygn. akt KIO 263/15 z dnia 2015-12-23
- Sygn. akt KIO 245/15, KIO 305/15 z dnia 2015-03-04
- Sygn. akt KIO 270/15 z dnia 2015-03-03
- Sygn. akt KIO 273/15 z dnia 2015-02-27
- Sygn. akt KIO 267/15 z dnia 2015-02-27
